Документ, утверждённый Приказом Росархива от 13 февраля 2002 г. № 16, представляет собой нормативно‑методический фундамент деятельности всех государственных архивов РФ. Ниже приведён подробный обзор его содержания, структуры и практического значения.

Вводный раздел: общие положения и правовая база

Первый раздел Правил задаёт теоретическую и нормативную основу для работы архивов:

• Определение государственных архивов как основных хранителей и распорядителей Архивного фонда Российской Федерации.
• Подчёркивание роли архивов как части информационных ресурсов государства и необходимости обеспечения информационной безопасности.
• Ссылка на действующее законодательство РФ и субъектов Федерации, которым архивы должны подчиняться.
• Обоснование необходимости обновления нормативной базы в связи с социально‑политическими изменениями, развитием научно‑технического прогресса и устареванием положений правил 1983 г.

В этом разделе также изложена типология архивов (федеральные, субъектные, ведомственные, специализированные) и отмечено, что Правила не распространяются на муниципальные архивы, хотя могут быть ими рекомендованы.

Организация и фондирование документов

Второй раздел посвящён формированию архивных фондов и их учёту:

• Сохранение теоретических положений отечественного архивоведения о фондировании; подтверждение ранее проведённой работы по формированию фондов и коллекций.
• Запрет на перефондирование, за исключением случаев выявления грубых ошибок.
• Особенности фондирования документов современных организаций с учётом новых государственно‑правовых и socio‑экономических реалий.
• Различение форм собственности на документы (государственная, негосударственная, частная) и соответствующие требования к их учёту.

Важным нововведением является понятие «организация документов Архивного фонда РФ» вместо устаревшей идеологизированной классификации.

Организация работы архива

Третий раздел охватывает внутреннее управление архивом:

• Управление архивом: структура, функции руководства, планирование и отчётность.
• Организация трудовых процессов, работа с кадрами, повышение квалификации сотрудников.
• Выполнение платных работ и услуг – новые положения, регулирующие коммерческую деятельность архивов.
• Правовая защита информационных продуктов архивов (базы данных, электронные каталоги и т.д.).
• Применение информационных технологий: автоматизация учёта, создание электронных фондов, обеспечение доступа через сети.
• Профессиональная этика архивистов – впервые закреплённая в нормативном акте.

Все положения направлены на обеспечение эффективной, прозрачной и законной деятельности архивных учреждений.

Контроль за техническим и физико‑химическим состоянием документов

Четвёртый раздел уделяет значительное внимание сохранности архивных материалов:

• Систематический контроль технического состояния документов (температура, влажность, освещённость, биологические угрозы).
• Методы физико‑химической экспертизы и профилактические мероприятия.
• Порядок выдачи документов из хранилища и контроль за их сохранностью при использовании.
• Страховая оценка и страхование документов, порядок вывоза за рубеж.
• Выявление уникальных документов для включения в Государственный реестр уникальных документов.
• Передача страховых копий на специальное хранение, обеспечение сохранности в чрезвычайных ситуациях (пожар, наводнение, техногенные аварии).

Эти требования направлены на гарантирование «вечного» хранения Архивного фонда.

Учёт уникальных и рассекреченных документов

Пятый раздел детализирует порядок учёта особо значимых материалов:

• Учёт уникальных документов: критерии отнесения к категории «уникальных», ведение специальных реестров.
• Учёт рассекреченных документов: порядок дешифрования, внесение в учётные базы, обеспечение конфиденциальности на этапе обработки.
• Особенности учёта копий на правах подлинников, документов личного происхождения, по личному составу, принятых на временное хранение.
• Требования к ведению учётных баз данных: структурирование, обеспечение целостности и доступности информации.
• Хранение и учёт копий фонда пользования – правила создания и использования дубликатов для исследовательских целей.

Эти нормы позволяют архивам эффективно управлять самым ценным и чувствительным материалом фонда.

Комплектование и экспертиза ценности документов

Шестой раздел регулирует поступление новых материалов и их оценку:

• Правовые основы приема документов негосударственной собственности (в т;ч. на временное и депозитарное хранение).
• Прием документов от ликвидированных организаций – порядок оформления и проверки подлинности.
• Инициативное документирование: комплектование архива в процессе целенаправленного сбора материалов по определенным темам.
• Комплектование документами зарубежной архивной России – работа с материалами, вывезенными за границу.
• Взаимоотношения государственных архивов и негосударственных организаций: договоры, лицензии, совместные проекты.
• Экспертиза ценности документов: критерии отнесения к государственной или негосударственной части Архивного фонда РФ.

Эти положения обеспечивают законное и обоснованное пополнение фондов, учитывая разнообразие форм собственности и источников поступления.

Описание архивных документов и научно‑справочный аппарат

Седьмой раздел впервые вводит международный стандарт описания архивной документации (ISAD(G)):

• Принципы многоуровневого описания: от уровня фонда до уровня отдельного дела.
• Согласование с существующими отечественными методиками – требование не переделывать уже созданные описания, а совершенствовать их на базе новых технологий.
• Менее детальное изложение традиционных форм научно‑справочного аппарата (НСА), поскольку апробированные методики ранее изданных правил сохраняют своё действие.
• Перспективы использования компьютерных информационных технологий для создания электронных справочников, поисковых систем и интеграции с общероссийскими архивными порталами.

Таким образом, раздел сочетает международные стандарты с национальной практикой, обеспечивая совместимость и удобство поиска информации.

Рассекречивание, исполнение запросов и выдача справок

Восьмой раздел регулирует доступ пользователей к архивным материалам:

• Порядок обеспечения доступа пользователей к документам: правила работы читальных залов, предварительная запись, предоставление копий.
• Детальная регламентация копирования документов по запросам пользователей (форматы, ограничения по объёму, соблюдение авторских прав).
• Процедура рассекречивания архивных документов: этапы экспертизы, согласования с компетентными органами, оформление решений.
• Исполнение запросов, поступающих из‑за рубежа, и выдача архивных справок за границу – соблюдение международных соглашений и конвенций.
• Юридическое оформление информационных документов архива (справки, выписки, сертификаты) – требования к содержанию, оформлению и хранению.

Эти нормы гарантируют прозрачность и законность предоставления архивной информации, одновременно защищая интересы государства и прав третьих лиц.

Приложения и дополнительные материалы

К Правилам прилагаются типовые формы документации, необходимые в повседневной работе архивов:

• Акт страховой оценки архивных документов.
• Акт приема‑передачи страховых копий.
• Акт приема документов личного происхождения.
• Иные формы, ранее внедрённые в практику (журналы учёта, карточки учёта фондов и т.д.).

Некоторые формы, прочно вошедшие в практику (например, каталожная карточка), не включены в приложение, поскольку их использование продолжается без изменений.

«Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации» (2002) представляют собой комплексный нормативный акт, который:

• Обновляющий теоретические и методические основы архивного дела в соответствии с современными реалиями.
• Учитывающий разнообразие форм собственности на документы и необходимость их защиты.
• Внедряющий международные стандарты описания и использования информационных технологий.
• Обеспечивающий сохранность, доступность и законное использование Архивного фонда РФ как общенационального историко‑культурного достояния.

Соблюдение этих правил позволяет государственным архивам эффективно выполнять свои функции хранения, учёта, описания и предоставления архивной информации, способствуя развитию федерализма, правового государства и информационного общества в России.