Передача документов в государственный архив — это обязательная процедура для государственных органов, организаций, финансируемых из бюджета, а также для отдельных категорий коммерческих компаний и некоммерческих организаций. Ключевым документом, фиксирующим переход прав и ответственности за архивные фонды, является Акт приема-передачи документов (делов) в государственный архив.

Данная статья подробно разбирает правовую базу, состав акта, пошаговую процедуру оформления, типичные ошибки и актуальные требования на 2026 год.

Правовое регулирование: на чем стоит процедура

Основой для составления акта служит иерархия нормативных правовых актов. Незнание или игнорирование этих документов ведет к невозможности сдачи дела в архив и административной ответственности.

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 16, 17, 22) — базовый закон, определяющий обязанности формирующих документы организаций сдавать их в архивы.
• Приказ Росархива от № 174 «Об утверждении Инструкции по организации архивного дела в государственных архивах Российской Федерации» — регламентирует внутреннюю работу архива при приеме фондов.
• Приказ Росархива от № 236 «Об утверждении Типовых перечней документированной информации, подлежащей комплектованию в дела, с определенными сроками хранения» (для госорганов) — определяет, что именно сдается и при каких сроках.
• ГОСТ Р 7.0.100-2018 «Архивное дело. Формирование дел организаций. Общие требования» — стандартизирует оформление дел перед сдачей (нумерация, оплетка, инвентаризация).
• Приказ Минкультуры России от № 2604 (утв. Инструкцию по комплектованию, учету и хранению дел в государственных архивах) — детальная инструкция по приему.

Когда и кто составляет Акт?

Сроки сдачи (ст. 17 Закона № 125-ФЗ)

1. Государственные органы и бюджетные организации: ежегодно в I квартале года, следующего за годом окончания дела (обычно до 31 марта).
2. Организации иные (коммерческие, НКО): в сроки, установленные типовыми перечнями или внутренними нормативными актами, но не реже одного раза в год.
3. При ликвидации/реорганизации: в порядке ст. 22 Закона № 125-ФЗ — в установленные законом сроки (обычно до принятия решения о ликвидации или в ходе процедуры);

Стороны акта (Комиссии)

Акт подписывается уполномоченными представителями двух сторон:

• Передающая сторона (Ваша организация): Председатель и члены экспертной комиссии по отбору документов (утв. приказом руководителя организации). Обязательно наличие ответственного за архивное дело (архивариуса/делопроизводителя).
• Принимающая сторона (Государственный архив): Председатель и члены приемо-сдаточной комиссии архива (утв. приказом директора архива).

Структура и обязательные реквизиты Акта

Единой утвержденной формы (как КС-2 в строительстве) для архивного акта не существует. Однако Приказ Минкультуры № 2604 (Инструкция, п. 68-70) и ГОСТ Р 7.0.100-2018 устанавливают обязательный набор реквизитов. Отсутствие любого из них делает акт недействительным для архива.

Обязательные блоки акта:

Приложение № 1: Перечень сдаваемых дел — «Сердце» акта

Акт без приложения не имеет юридической силы. Приложение оформляется в виде таблицы. Требования к заполнению (по ГОСТ Р 7.0.100-2018 и Инструкции Минкультуры):

Обязательные колонки таблицы:

1. Порядковый номер (сквозная нумерация по акту).
2. Индекс дела (Индекс фонда / Индекс описи / Номер дела). Примечание: При первой сдаче фонда индексы фонда и описи присваиваются архивом, в акте ставятся прочерки или временные номера, архив заполняет их при приемке.
3. Заголовок дела (Точный, согласно корешку/титульному листу).
4. Даты дела (Начальная — конечная).
5. Количество листов (Пронумерованных страниц).
6. Срок хранения (Напр., «10 лет», «75 лет», «Постоянно»).
7. Категория ценности/доступа (Для госорганов: «Секретно», «Для служебного пользования», «Открытый» и т.д. — согласно закону о гостайне и ПДн).
8. Примечания (Наличие приложений, фото, носителей, дефектов бумаги, нарушений оформления).

Пошаговый алгоритм процедуры сдачи (2026 год)

Этап 1: Подготовительный (в организации), за 1-2 месяца до сдачи

• Приказ о создании экспертной комиссии по отбору документов.
• Формирование дел по номенклатуре/типовым перечням (ГОСТ Р 7.0.100).
• Инвентаризация дел (составление нутридельных указателей).
• Оплетка дел, сквозная нумерация листов, заполнение корешков.
• Составление проекта Перечня сдаваемых дел (Приложение к акту) в 2 экземплярах.
• Написание официального письма в архив с уведомлением о готовности к сдаче и предложением дат приемки.

Этап 2: Согласование с архивом

• Архив проверяет Перечень на соответствие Типовому перечню, полноту заголовков, сроков хранения.
• Архив назначает дату приемки и состав приемо-сдаточной комиссии.
• Электронный предварительный контроль: Многие архивы (ГАРФ, РГАНИ, областные госархивы) требуют предварительную загрузку метаданных (XML/CSV по стандарту СМЭВ/ЕАИС) в АИС архива для автоматической проверки.

Этап 3: Приемка и составление Акта (День Х)

1. Физическая передача дел (коробок/папок) представителям архива.
2. Вскрытие выборки дел комиссии: проверка количества дел, соответствия корешков перечню, состояния бумаги, наличия нумерации, правильности оплетки.
3. Выявление замечаний (если есть): составляется отдельный Акт об обнаруженных дефектах или вносится запись в Примечания основного Акта.
4. Подписание Акта приема-передачи в 2 экземплярах (один остается в архиве, второй — в организации).
5. Передача в архив Инвентарной книги фонда (если фонд не новый) или оснований для открытия нового фонда.

Этап 4: После сдачи (В организации)

• Снятие сданных дел с учета в организации (Журнал учета сданных дел, форма по ГОСТ Р 7.0.100).
• Хранение 2-го экземпляра Акта и Приложения в организации постоянно (это ваш главный документ, подтверждающий, что документы больше не у вас и вы не несете за них ответственности за сохранность).
• Уведомление заинтересованных структур (юридический департамент, бухгалтерия — для списания носителей с баланса, если дела были на материальных носителях).

Особенности передачи электронных документов (ЭД)

На 2026 год передача «рожденных цифровых» и оцифрованных документов регулируется Приказом Росархива № 102 и ФЗ-125 (ст. 16;1). Процедура кардинально отличаеться:

• Формат: Только открытые форматы (PDF/A-1b, XML, TIFF, JPEG 2000). Проприетарные форматы (docx, xlsx) не принимаются.
• Целостность: Обязательное хеширование (ГОСТ Р 34.11-2012 / Streebog) каждого файла и всего пакета. Хеш-суммы фиксируются в акте/манифесте.
• Электронная подпись (КЭП): Акт подписывается усовершенствованной КЭП обеих сторон через систему ЭДО (СБИС, Диадок, Контур, ГосЭДО) или портал архива.
• Манифест (package manifest): Вместо бумажного Приложения передается XML-манифест со структурой fonds/series/files, метаданными (Dublin Core / EAD) и хеш-суммами.
• Носитель: Передача через защищенные контуры связи (СМЭВ, ВПН) или на зашифрованных съемных носителях (с обязательным актом передачи носителя).

Реквизит в Акте для ЭД: «Передача осуществлена в электронном виде через систему [Название ЭДО/Портал] с использованием КЭП сертификатов №… Отпечатки сертификатов прилагаются».

Типичные ошибки, приводящие к отказу в приемке

1. Расхождения в заголовках: В перечне «Договор № 1», на корешке «Договор с ООО Ромашка».
2. Нарушение нумерации листов: Пропуски номеров, дубликаты, отсутствие нумерации на оборотах.
3. Несоответствие сроков хранения Типовому перечню: Постановлено «10 лет», а в перечне «75 лет» (или наоборот).
4. Отсутствие нутридельного указателя (инвентаря дела) в деле толще 15-20 листов.
5. Плохое состояние бумаги: Ржавчине закрепления (скобы не нержавейка), порванные листы, следы плесени, неархивные папки/петли.
6. Неполный состав комиссии: Подписал только архивариус, а председатель комиссии организации отсутствовал.
7. Сдача документов с истекшим сроком хранения без акта об уничтожении: Если срок вышло, их нужно уничтожать (Акт уничтожения), а не сдавать в архив (исключение — документы с пометкой «До уточнения» или исторической ценности).

Ответственность за нарушение процедуры

Согласно ст. 13.20 КоАП РФ (Нарушение законодательства об архивном деле):

• На должностных лиц: штраф от 2 000 до 5 000 руб.
• На юрлиц: штраф от 20 000 до 50 000 руб.

Повторное нарушение влечет более высокие штрафы (до 100 000 руб. для юрлиц). Кроме того, отсутствие подписанного Акта означает, что документы юридически остаются в вашей организации, и вы несете полную ответственность за их сохранность, утерю, порчу или неправомерный доступ.

Образец структуры Акта (Шаблон для адаптации)

АКТ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ (ДЕЛ)
В ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ _______________________________

г. ________________ «___» _____________ 202__ г.

Мы, нижеподписавшиеся:

ОТ ОРГАНИЗАЦИИ-ПЕРЕДАЮЩЕЙ СТОРОНЫ:
Председатель экспертной комиссии по отбору документов
____________________ /____________________/ ____________________
(Должность, ФИО, Подпись, Расшифровка)
Члены комиссии:
____________________ /____________________/ ____________________
____________________ /____________________/ ____________________
ОТ ГОСУДАРСТВЕННОГО АРХИВА _______________________________:
Председатель приемо-сдаточной комиссии
____________________ /____________________/ ____________________
Члены комиссии:
____________________ /____________________/ ____________________
____________________ /____________________/ ____________________

СОСТАВИЛИ НАСТОЯЩИЙ АКТ О НИЖЕСЛЕДУЮЩЕМ:

ОСНОВАНИЕ: Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ»,
Типовой перечень документированной информации, подлежащей комплектованию в дела,
утв. [Наименование органа/Приказ Росархива № ___ от ___],
Приказ [Наименование организации] № ___ от ___ «О сдаче дел в архив за ___ год».

ПЕРЕДАНО В АРХИХ ХРАНЕНИЕ:
Дела за ___________ год (период: с __.__.____ по __.__.____).
Всего дел: ______ (________________________________) шт.
Всего листов: ______ (________________________________) шт.

ПЕРЕЧЕНЬ СДАВАЕМЫХ ДЕЛ ПРИЛАГАЕТСЯ (Приложение № 1 на ____ листах),
ЯВЛЯЮЩЕЕСЯ НЕОТЪЕМЛЕМОЙ ЧАСТЬЮ НАСТОЯЩЕГО АКТА.

СОСТОЯНИЕ ДЕЛ: Дела скомплектованы, пронумерованы, оплетены, инвентаризированы
в соответствии с ГОСТ Р 7.0.100-2018. Состояние бумаги — хорошее / удовлетворительное.
Замечаний по оформлению нет / Замечания указаны в Приложении № 1 (колонка «Примечания»).

СРОКИ ХРАНЕНИЯ: Установлены в соответствии с Типовым перечнем (временные / постоянные).
Категории доступа определены согласно Закону РФ «О гостайне» и ФЗ-152.

Документы передаются в архив бесплатно / на возмездной основе (Договор № __ от __.__.__).

Настоящий Акт составлен в 2 (двух) экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу:
один — для организации-передающей, второй — для государственного архива.

ПОДПИСИ:

ОТ ОРГАНИЗАЦИИ-ПЕРЕДАЮЩЕЙ СТОРОНЫ: ОТ ГОСУДАРСТВЕННОГО АРХИВА:

Председатель комиссии Председатель комиссии
____________ /____________________/ ____________ /____________________/
М.П. М.П.

Члены комиссии: Члены комиссии:
____________ /____________________/ 1. ____________ /____________________/
____________ /____________________/ 2. ____________ /____________________/

Чек-лист перед поездкой в архив (Скачайте и распечатайте)

• [ ] Приказ о комиссии подписан руководителем и ознакомлен с росписью членами.
• [ ] Все дела оплетены архивной лентой/нитью (не скобы!), корешки заполнены полностью.
• [ ] Сквозная нумерация листов в каждом деле проверена (последний номер = кол-во листов в указателе).
• [ ] Нутридельные указатели (инвентаризации дел) положены в дела (последним листом или в карман корешка).
• [ ] Приложение № 1 (Перечень) распечатан в 2 экземплярах, пронумерован, прошит/скреплен, подписан председателем вашей комиссии, заверен печатью (МП).
• [ ] Акт основной распечатан в 2 экземплярах (или подготовлен в ЭДО для подписания КЭП).
• [ ] Есть официальное письмо в архив с уведомлением о сдаче (входящий номер архива получен).
• [ ] Инвентарная книга фонда (если фонд открыт ранее) передана архивариусу для внесения записей.
• [ ] Подготовлены коробки/контейнеры для транспортировки (маркировка: Наим. организации, Фонд, Опись, Номера дел).
• [ ] Наличие КЭП у председателя вашей комиссии (если сдача через ЭДО/порттал архива).

Акт приема-передачи в государственный архив — это не просто формальность, а единственный юридический документ, который снимает с вашей организации ответственность за сохранность переданных документов и подтверждает выполнение федерального закона. Качественная подготовка дел (комплектовка, оплетка, инвентаризация) по ГОСТ Р 7.0.100-2018 и точное заполнение Приложения к Акту — залог быстрой и беспроблемной приемки.

В 2026 году ключевым трендом остается переход на электронную сдачу (Приказ Росархива № 102). Даже если вы сдаете бумагу, подготовка метаданных в электронном виде для АИС архива станет обязательным требованием большинства крупных государственных архивов. Заранее согласовывайте формат обмена данными (XML-схему) с принимающим архивом, чтобы избежать возврата документов на доработку.

Данная статья носит информационный характер. Для решения конкретных вопросов по сдаче уникальных фондов, секретных документов или при ликвидации организации рекомендуется консультация с профильным архивом или юристом по архивному праву.