Оформление обложки — это один из самых важных этапов подготовки дел к передаче в государственный, муниципальный или ведомственный архив. Правильно оформленная обложка обеспечивает быструю идентификацию материала, упрощает работу архивных специалистов и гарантирует соответствие нормативным требованиям.
Нормативно‑правовая база
- ГОСТ 17914‑72 «Обложка дел, папок, файлов и их комплектов». Основной документ, регламентирующий расположение и содержание полей обложки.
- Приказ Главархива СССР от № 263 «Об основных правилах работы ведомственных архивов» (в России и Беларуси – его аналоги).
- Постановление Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от № 7 (с изменениями от ).
- Приказ ФССП России от № 682, приложение N 36 – образец обложки для дел, передаваемых в архив.
- КонсультантПлюс: приложение 11 к п. 3.6.18 – форма обложки для постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.
Кому предназначена обложка
Обложка оформляется для:
- дел постоянного хранения;
- дел временного (свыше 10 лет) хранения;
- дел по личному составу (служебные, кадровые);
- дел, подлежащих передаче в государственный, муниципальный или ведомственный архив.
Общие требования к оформлению
Согласно ГОСТ 17914‑72 и вышеуказанным приказам, обложка должна содержать следующие обязательные элементы:
- Наименование архива, в который передаётся дело (полное официальное название).
- Код архива (при наличии).
- Код организации‑производителя (при необходимости).
- Шифр дела (Ф., Оп., Д. и т.п.). При вертикальном способе хранения шифр размещается:
- на корешке обложки;
- в нижнем левом углу лицевой стороны обложки.
- Наименование (тема) дела – краткое, но ёмкое описание содержания.
- Период охвата (год‑год).
- Количество листов (по необходимости).
- Ответственное лицо (ФИО, должность).
- Дата формирования обложки (дд.мм.гггг).
- Подпись ответственного лица и печать организации (если требуется).
Позиционирование полей на обложке
| Элемент | Расположение |
|---|---|
| Наименование архива | Верхний центр лицевой стороны (полностью прописными буквами). |
| Код архива | Под наименованием архива, слева. |
| Шифр дела | Корешок (при вертикальном хранении) и нижний левый угол лицевой стороны. |
| Тема дела | Под шифром, центрировано. |
| Период охвата | Под темой, слева. |
| Количество листов | Под периодом, слева. |
| Ответственное лицо, подпись, печать | Нижний правый угол (подпись слева от печати). |
| Дата оформления | Нижний левый угол (рядом с шифром). |
Пример заполненной обложки (текстовый вариант)
Государственный архив Республики Беларусь Код архива: 01-01-01 Ф. 33 Оп. 1 Д. 135 Тема: Документы по проекту «Модернизация железных дорог» Период: 2010‑2020 гг. Листов: 1245 Ответственное лицо: Иванов И.И., главный специалист Дата оформления: Подпись: ______________________ Печать
Как создать обложку в электронных редакторах
Для большинства организаций удобнее использовать готовый шаблон в формате MS‑Word или PDF. Ниже – пошаговый алгоритм:
- Скачать шаблон (см. пункт 7).
- Открыть файл в Microsoft Word.
- Заполнить все выделенные поля (они обычно подсвечены желтым цветом).
- Проверить правильность шифра и расположения полей.
- Распечатать на плотном листе формата А4 (или А3, если требуется крупный шрифт).
- Прикрепить к делу в соответствии с выбранным способом хранения (вертикальный или горизонтальный).
Где скачать готовый шаблон
Официальные шаблоны доступны на порталах государственных архивов и в правовых системах «КонсультантПлюс», «Гарант»; Ниже – ссылки (в реальном использовании замените URL на актуальные):
- Шаблон обложки (DOCX)
- Шаблон обложки (PDF)
Часто задаваемые вопросы
Нужно ли указывать количество листов?
Да. Эта информация помогает архивисту оценить объём материала и планировать место хранения.
Что делать, если шифр меняется в процессе формирования дела?
В случае изменения шифра необходимо:
- Обновить шифр на корешке обложки;
- Внести изменения в нижний левый угол лицевой стороны;
- Подписать изменения и указать дату корректировки.
Можно ли использовать цветные обложки?
По ГОСТ 17914‑72 допускается использование только черного или темно-синего шрифта на светлом фоне. Цветные обложки могут быть отклонены архивом.
Оформление обложки дела – это не просто формальность, а важный элемент документооборота, который гарантирует:
- соответствие нормативным требованиям;
- быструю идентификацию и поиск материалов в архиве;
- правильную организацию хранения и последующего использования документов.
Следуя приведённому образцу и рекомендациям, вы сможете подготовить обложку, которая будет принята без замечаний и ускорит процесс передачи дел в архив.
Дата актуализации статьи: г.