Дата актуализации: г․
В статье рассматриваются вопросы оформления обложек дел‚ подготовленных к передаче в архив организации или в государственный архив‚ а также приводятся подробные примеры заполнения согласно Методическим рекомендациям по оформлению обложек дел (Минск: БелНИИДАД‚ 2024)․
Что такое обложка дела?
Обложка дела – это документ‚ который размещается в начале делового или личного дела и содержит сведения‚ позволяющие быстро идентифицировать материал‚ определить его статус‚ а также обеспечить правильную передачу в архив․ Обложка служит «визитной карточкой» дела и обязана соответствовать установленным нормативным требованиям․
Нормативно‑правовая база
- Приказ директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от № 2 «Об утверждении Методических рекомендаций по оформлению обложек дел»․
- Методические рекомендации‚ разработанные Э․ Н․ Давыдовой‚ Е․ П․ Дернович‚ Л․ М․ Цымбал (2024)․
- Универсальная десятичная классификация (УДК) -05․92(083․13)․
Общие требования к оформлению обложки дела
- Формат: лист А4‚ горизонтальная ориентация‚ печать в черно‑белом или цветном виде․
- Шрифт: Times New Roman‚ размер 12 пт‚ межстрочный интервал 1‚5․
- Язык: русский (для большинства организаций в РБ)․
- Структура: обложка делится на две части – реквизиты организации и реквизиты самого дела․
- Подписи и печати: обязательны подпись ответственного лица и печать организации (если она предусмотрена)․
Перечень реквизитов обложки дела
Ниже перечислены обязательные реквизиты‚ которые должны быть заполнены в соответствии с рекомендациями (см․ Приложение 1 методических рекомендаций)․
| № п/п | Наименование реквизита | Содержание / Пример заполнения |
|---|---|---|
| 1 | Наименование организации | ОБЩЕСТВЕННОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «БелТехИнвест» |
| 2 | ИНН / УНП | 191234567 |
| 3 | Код делопроизводства (КД) | 01‑02‑03‑04 |
| 4 | Номер дела | Д‑2024‑00123 |
| 5 | ||
| 6 | Наименование (тема) дела | |
| 7 | Срок хранения | 5 лет (по нормативу) |
| 8 | Ответственный (должность‚ ФИО) | Главный специалист отдела закупок Иванов И․И․ |
| 9 | Подпись ответственного | _________________/И․И․ Иванов/ |
| 10 | Печать организации | «Печать» (при наличии) |
Пошаговое заполнение обложки дела
- Подготовка шаблона․ Скачайте официальную форму (Приложение 1) с сайта Министерства юстиции или используйте готовый шаблон в электронном виде․
- Заполнение реквизитов организации․ Укажите полное официальное название‚ ИНН/УНП‚ адрес‚ контактный телефон․
- Указание кода делопроизводства․ Код формируется в соответствии с внутренним классификатором дел (КД)․ При отсутствии собственного кода – используйте «00‑00‑00‑00»․
- Заполнение сведений о деле․ Введите номер‚ дату заведения‚ полное наименование (тему) и срок хранения․ При передаче в архив указывайте «передача в архив» и дату передачи․
- Определение ответственного․ Укажите должность‚ ФИО и подпись лица‚ ответственного за дело․
- Печать․ При необходимости поставьте печать организации․
- Контроль качества․ Проверьте отсутствие орфографических ошибок‚ корректность дат и подписей․
- Фиксация в системе․ При электронном документообороте загрузите скан‑копию обложки в соответствующий модуль․
Примеры заполнения обложек
Обложка дела при заведении в делопроизводстве
См․ Приложение 2 методических рекомендаций․
Обложка дела‚ подготовленного к передаче в архив организации
См․ Приложение 3․ Ниже – упрощённый вариант:
Обложка дела Организация: ОАО «БелЭнергоСбыт» ИНН: 190123456 Код делопроизводства: 02‑05‑01‑07 Номер дела: Д‑2024‑04567 Дата заведения: Срок хранения: 10 лет Ответственный: Зам․ директора по экономике Петров П․П․ Подпись: ___________________/П․П․ Петров/ Печать: (при наличии)
Обложка личного дела (пример)
См․ Приложение 6 – форма личного дела․
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли использовать электронный шаблон? Да‚ при условии‚ что электронный документ подписан квалифицированной электронной подписью и сохраняет все обязательные реквизиты․
- Что делать‚ если в деле меняется название организации? Оформите новую обложку согласно Приложению 5 и приложите к делу копию приказа о переименовании․
- Какой срок хранения у дел‚ передаваемых в государственный архив? Срок определяется нормативными актами о хранении документов; обычно – от 5 до 50 лет‚ в зависимости от категории документа․
Практические рекомендации
- Всегда проверяйте актуальность версии методических рекомендаций (последняя – 2024 г․)․
- Используйте только официальные формы (PDF/Word)‚ чтобы избежать несоответствия полей․
- При передаче в архив обязательно указывайте дату передачи и подпись архивного специалиста․
- Храните образцы заполненных обложек в отдельном разделе «Шаблоны» для быстрого доступа новых сотрудников․
- Регулярно проводите внутренний аудит правильности оформления обложек (раз в квартал)․
Оформление обложки дела – важный элемент документооборота‚ который обеспечивает надёжную идентификацию‚ упрощает поиск и гарантирует соответствие требованиям архивного законодательства․ Следуя методическим рекомендациям Министерства юстиции Республики Беларусь и используя приведённые образцы‚ вы сможете избежать типичных ошибок и ускорить процесс передачи дел в архив․
Источник: Министерство юстиции Республики Беларусь‚ Департамент по архивам и делопроизводству․ «Методические рекомендации по оформлению обложек дел»‚ 2024․ Доступно по ссылке: https://archives․gov․by/wp-content/uploads/files/normdok/belniidad_mr_2-2․pdf