В работе с архивными учреждениями Республики Беларусь часто требуется оформить официальное заявление. В статье подробно рассматриваются:

• правовая база, регулирующая запросы в архив;
• структура типового заявления;
• пример заполненного заявления;
• пошаговый алгоритм подачи документа;
• советы по ускорению процесса.

Правовая основа обращения в архив

Запросы граждан и юридических лиц в архивы регулируются следующими нормативными актами:

1. Указ Президента Республики Беларусь от 26 апреля 2010 г. № 200 «Об организации и функционировании архивов»;
2. Постановление Совета Министров Республики Беларусь от  г. № 442 «Об утверждении Положения об административных процедурах в сфере архивного дела»;
3. Локальные регламенты государственных архивов (например, Национальный исторический архив, Государственный архив кинофотофонодокументов и др.).

Согласно этим документам, заявление является обязательным документом для получения архивных справок, выписок, копий и иных информационных материалов.

Кому и когда необходимо подавать заявление

Заявление подается:

• физическим лицом – в случае личного обращения;
• законным представителем (доверенным лицом) – при наличии нотариально заверенной доверенности;
• юридическим лицом – через уполномоченного сотрудника.

Обращение может быть направлено:

• в архивный отдел по месту жительства (или по месту нахождения интересующего документа);
• через электронный портал archives.by (если архив поддерживает онлайн‑запросы).

Структура типового заявления

Ниже перечислены обязательные реквизиты, которые должны присутствовать в заявлении:

Пример заполненного заявления

В Национальный исторический архив Республики Беларусь
От Иванова Сергея Петровича,
 ул. Советская, 12, кв. 45,
 г. Минск, 220030,
 тел.: +375 (29) -23‑45‑67,
 e‑mail: ivanov.sp@example.com

Тема: Заявление о предоставлении архивной справки и копий документов

Основание: Указ Президента Республики Беларусь от № 200
 «Об организации и функционировании архивов».

Прошу предоставить:
Архивную справку о наличии и состоянии документов, относящихся к
 делу № 123/45‑2020 (Фонд 12, опись 34‑56) – период 1917‑1925 гг.
Копии следующих документов:
 • Декрет о распределении земли от г.;
 • Список членов колхоза «Светлый путь» за 1922 г.;
 • Приказ о назначении председателя колхоза от г.

Цель использования: подготовка материалов для генеалогического исследования
 семьи (подтверждение права на наследство).

Приложения:
Копия паспорта гражданина Республики Беларусь.
Нотариально заверенная доверенность (если заявление подано доверенным лицом).
Квитанция об оплате государственной пошлины (если применимо).

Подпись ______________________ Дата «10» июля 2026 г.

Как правильно оформить заявление

1. Скачайте официальную форму. На сайтах большинства архивов (например, archive.gov.by) доступны готовые шаблоны в формате .docx или .pdf.
2. Заполните все обязательные реквизиты. Не оставляйте пустых полей – даже если информация «не известна», укажите «неизвестно».
3. Приложите копии удостоверяющих документов. Паспорт – обязательный документ; при доверенности – её оригинал (или заверенная копия).
4. Оплатите государственную пошлину. Размер пошлины зависит от типа запроса (справка – бесплатно, копии – от 5 до 30 бел. руб.). Квитанцию приложите к заявлению.
5. Подпишите заявление. Подпись должна быть разборчивой; если подаёте через электронную форму – используйте электронную подпись.
6. Отправьте заявление. Лично в архивный отдел, по почте (заказным письмом с описью вложения) или через электронный портал.

Сроки рассмотрения

Согласно пункту 18.25.1 административных процедур, архив обязан рассмотреть запрос в течение 30 календарных дней со дня получения полного пакета документов. При необходимости продления срока (например, из‑за поиска редких материалов) архив обязан уведомить заявителя.

Полезные советы

• Уточните точный фонд и опись. Чем конкретнее запрос, тем быстрее архив сможет найти нужные документы.
• Сохраняйте копии всех отправленных документов. Это поможет в случае потери оригиналов.
• Следите за статусом запроса. Многие архивы предоставляют онлайн‑отслеживание (введите номер заявки).
• При получении справки проверьте её подлинность. Подпись и печать архива должны совпадать с образцами, размещёнными на официальном сайте.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос 1: Можно ли получить архивные документы в электронном виде?

Да. При наличии сканера в архиве и согласия заявителя документы могут быть отсканированы и отправлены по e‑mail. В заявлении необходимо указать «запрос в электронном виде».

Вопрос 2: Нужно ли платить за архивную справку?

Справка, подтверждающая наличие/отсутствие документов, обычно предоставляется бесплатно. Плата взимается только за копии, выписки и услуги репродукции.

Вопрос 3: Как оформить доверенность для подачи заявления?

Доверенность должна быть нотариально заверена, содержать полные ФИО доверителя и доверенного лица, цель доверия (получение архивных документов) и срок действия.

Вопрос 4: Что делать, если архив не отвечает в установленный срок?

Согласно административному регламенту, в таком случае заявитель имеет право обратиться в управляющий орган архива (например, в Министерство культуры) с жалобой.

Оформление заявления в архив Республики Беларусь – процесс, требующий внимательности к деталям и соблюдения нормативных требований. Используя представленный образец и следуя пошаговой инструкции, вы сможете быстро получить необходимые архивные справки, выписки или копии документов.

Помните: правильное заполнение заявления и предоставление всех требуемых документов – залог успешного и своевременного получения информации из архива.

Дата публикации: 10 июля 2026 г.