Титульный лист — это «лицо» любого архивного описательного документа․ Для списка фондов архива (инвентаря фондов или обзора фондов) он несет не только идентификационную, но и правовую нагрузку, подтверждая официальный характер документа и его соответствие государственным стандартам․ Правильное оформление титульного листа гарантирует принятие документа в учет, удобство поиска в автоматизированных системах и сохранность архивной информации․

Нормативная база оформления

Основным документом, регламентирующим состав и оформление реквизитов титульного листа списка фондов, является ГОСТ Р 7․0․100–2018 «Архивное дело․ Описательные документы․ Общие требования к составу и оформлению»․

Также необходимо учитывать:

• Приказ Росархива от № 236 «Об утверждении типовых форм описательных документов архивов» (Приложение № 1 — Титульный лист инвентаря/списка фондов)․
• Отраслевые стандарты и методические рекомендации ведомственных архивов (если архив ведомственный)․
• Внутренние инструкции конкретного архива (утвержденные руководителем)․

Обязательные реквизиты титульного листа

Согласно ГОСТ Р 7․0․100–2018 и Приказу № 236, титульный лист должен содержать следующие блоки информации:

Шапка документа (верхняя часть)

1. Наименование вышестоящей организации (министерство, ведомство, администрация и т․д․)․
2. Полное официальное наименование архива (создателя списка фондов)․
3. Код архива (по Общероссийскому классификатору «Архивы» — ОК 015-94 / КЛАДР / код по Росархиву)․

Центральная часть — Вид и название документа

• Вид описательного документа: Список фондов (или «Инвентарь фондов», «Обзор фондов» — в зависимости от вида работы)․
• Название документа: обычно формулируется как «Список фондов [Наименование архива] на [дата/год]» или «Список фондов [Наименование архива] по состоянию на [число, месяц, год]»․

Учетные и датирующие реквизиты (нижняя часть)

1. Индекс (шифр) дела/документа: присваивается по нумерации описательных документов архива (например, ф․ 1, оп․ 0, д․ 1 или по внутренней системе архива)․
2. Год(ы) составления: период проведения работы (например, 2023–2024)․
3. Год(ы) документов в фондах: хронологические границы документов, отраженных в списке (например, 1920–2024)․
4. Количество томов: если список фондов состоит из нескольких томов, указывается общий номер тома и общее количество (например, «Том 1 из 3»)․
5. Количество страниц: общее число пронумерованных листов в данном томе․
6. Место составления: город/населенный пункт․
7. Год окончания составления: год подписания титульного листа․

Реквизиты ответственных лиц и утверждения

Это критически важный блок, придающий документу юридическую силу․ Он размещается в нижней части листа и включает:

Важно: Если список фондов согласовывается с вышестоящим архивом или Росархивом (для федеральных архивов), добавляется графa «Согласовал» с указанием должности и ФИО согласующего лица из вышестоящей организации․

Требования к техническому оформлению (ГОСТ Р 7․0․100–2018)

• Бумага: формат А4 (210 × 297 мм)․
• Поля: левое, не менее 30 мм (для переплета), правое, верхнее, нижнее, не менее 20 мм․
• Шрифт: Times New Roman (или аналогичный с засечками), кегль 14 пт (для основного текста), 16–18 пт (для заголовка «СПИСОК ФОНДОВ»)․
• Межстрочный интервал: 1,5․
• Выравнивание: наименование организации и архива — по центру; вид документа — по центру, заглавными буквами; реквизиты ответственных лиц, по левому краю с распределением по ширине (таблицей или табуляцией)․
• Нумерация: титульный лист учитывается в общем сквозном нумерации страниц описательного документа, но номер страницы на нем не ставится (нумерация начинается со следующего листа — обратного титульного или содержания)․

Обратный титульный лист (Лист 2)

На обратной стороне титульного листа (лист 2) размещается сведения о документе (по форме Приложения № 1 к Приказу № 236)․ Обязательные элементы:

1. УДК (Универсальная десятичная классификация) — индекс 94 (Архивное дело․ Архивы)․
2. ББК (Библиотечно-библиографическая классификация) — индекс 94․3․
3. Авторский знак (первые три буквы названия архива или фамилии составителя)․
4. Заголовок: СПИСОК ФОНДОВ [Наименование архива]․
5. Аннотация: краткая характеристика архива (дата основания, правовая форма, состав фондов, языки документов, условия доступа)․
6. Ключевые слова: архив, фонд, опись, документ, учет, хранение, использование․
7. Сведения о публикации/вводе в эксплуатацию: год, tiraж (если печатается), форма хранения (бумажный/электронный)․
8. ISBN / ISSN (если присваивается)․

Типичные ошибки при заполнении

• Несоответствие наименования архива уставному/статутному (сокращения не допускаются без утвержденных аббревиатур)․
• Отсутствие кода архива или использование устаревшего кода․
• Неверное название вида документа: пишут «Инвентарь фондов», а документ по содержанию является «Списком фондов» (сводным документом без описания дел)․
• Путаница в датах: год составления списка не совпадает с годом окончания работ; не указаны хронологические границы документов во фондах․
• Отсутствие печати (М․П․) на подписи руководителя или подписи без расшифровки․
• Нарушение полей (особенно левого), из-за чего текст попадает в зону переплета․

Пример структуры титульного листа (визуальная схема)

МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ КУЛЬТУРЫ
«ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ ГОРОДА Н»

Код архива: 1234567890

СПИСОК ФОНДОВ
ГОСУДАРСТВЕННОГО АРХИВА ГОРОДА Н
по состоянию на 1 января 2024 года

Индекс: ф․ 1, оп․ 0, д․ 1
Годы составления: 2023–2024
Годы документов в фондах: 1850–2024
Том 1 из 1
Количество страниц: 150
г․ Н
2024

Составил: Архивист I кат․ /Иванова А․А․/ Иванова Анна Александровна «15» декабря 2024 г․
Проверил: Нач․ отдела учета /Петров Б․Б․/ Петров Борис Борисович «16» декабря 2024 г․
УТВЕРЖДАЮ
Директор ФГБУК «ГА г․ Н»
/Сидоров В․В․/ Сидоров Василий Васильевич «20» декабря 2024 г․
 М․П․

Особенности электронного титульного листа

При ведении электронного архива и формировании списка фондов в ЭДО (электронном документообороте) или АИС «Архив»:

• Титульный лист формируется как отдельный электронный файл (PDF/A-1b или XML по схеме Росархива)․
• Подписи осуществляются усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) ответственных лиц․
• Реквизит «Место печати (М․П․)» в электронном виде не ставится, его заменяет атрибут подписи сертификата ключа проверки ЭП․
• Обязательно наличие метаданных (Dublin Core / РОСАРХИВ) для поиска в реестрах․

Титульный лист списка фондов — это не просто формальность, а ключевой элемент архивной идентификации․ Он обеспечивает:

• Признание документа официальным источником сведений о фондах архива․
• Возможность включения данных в государственные реестры (ЕГАРФ, реестры ведомственных архивов)․
• Защиту прав архива и пользователей на достоверную информацию о составе архивных фондов․

Рекомендация: Перед печатью или подписанием ЭП всегда сверяйте реквизиты с актуальным уставом архива, приказами о назначении руководителей и последними изменениями в ГОСТ Р 7․0․100–2018 и Приказе Росархива № 236․ Используйте шаблоны, утвержденные в вашем архиве, для исключения случайных ошибок․