Охранный режим – совокупность правовых‚ организационных и технических мер‚ направленных на обеспечение сохранности‚ целостности и конфиденциальности архивных документов‚ находящихся в государственной собственности․ Данный режим регулируется рядом нормативных актов‚ среди которых ключевыми являются Приказ Росархива № 77 от 31 июля 2023 г․ и Федеральный закон «Об архивных фондах»․
Правовая база
- Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивных фондах Российской Федерации»․
- Положение об Архивном фонде Российской Федерации (1994 г․) и Положение о Федеральной архивной службе России (1998 г․)․
- Приказ Росархива № 77 от 31 июля 2023 г․ «Об утверждении Правил организации хранения‚ комплектования‚ учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов»․
- Методические рекомендации Федерального архивного агентства (ФАА) по созданию и поддержанию противопожарного‚ температурно‑влажностного‚ светового и санитарно‑гигиенического режимов․
- Локальные акты (инструкции о пропускном и внутриобъектовом режимах)‚ утверждаемые руководством конкретного архива и согласованные с охранной организацией․
Основные принципы охранного режима
- Инженерно‑техническая укреплённость – здания и помещения архивов должны быть построены с учётом требований к защите от внешних воздействий (взлом‚ пожар‚ затопление‚ вибрация)․
- Контроль доступа – пропускной режим‚ система видеонаблюдения‚ электронные системы контроля входа/выхода персонала и посетителей․
- Техническое оснащение – сигнализация охраны‚ системы автоматического пожаротушения‚ вентиляция‚ система контроля микроклимата․
- Соблюдение микроклимата – поддержание температуры 18‑22 °C и относительной влажности 45‑55 % (для большинства бумажных документов)․
- Санитарно‑гигиенический режим – регулярная уборка‚ отсутствие пыли‚ контроль за уровнем освещённости (не более 150 лк для документов)․
- Документирование и учёт – ведение реестров доступа‚ журналов выдачи и возврата документов‚ а также протоколов проверок охранных систем․
Технические меры обеспечения охранного режима
Архивохранилище на нитрооснове
Согласно пункту 5․2 Правил‚ архивохранилище‚ построенное на нитрооснове‚ должно быть территориально отделено и изолировано от остальных помещений․ В нижней зоне такого хранилища обязательно наличие дополнительной вытяжки воздуха‚ что предотвращает скопление вредных газов и поддерживает стабильный микроклимат․
Системы сигнализации и видеонаблюдения
- Сигнализация охранного режима (датчики движения‚ открывания дверей‚ разбития стекла)․
- Видеокамеры с круглосуточным записыванием и хранением видеоматериалов не менее 30 дней․
- Интеграция сигнализации с центральным пунктом охраны (внутренний или привлечённый подрядчик)․
Противопожарные системы
В соответствии с пунктом 2․11․2․1 Правил‚ в архивных помещениях устанавливаются:
- Системы автоматического пожаротушения (газовые‚ порошковые‚ водяные спринклеры) с классификацией по типу хранимых материалов․
- Пожарные датчики дыма и температуры‚ соединённые с центральным пунктом управления․
- Пожарные двери и огнезащитные перегородки‚ соответствующие нормативам ГОСТ․
Вентиляция и контроль микроклимата
Для поддержания стабильного микроклимата в архивных помещениях применяются:
- Системы принудительной вентиляции с фильтрацией воздуха․
- Устройства контроля температуры и влажности с автоматическим регулированием․
- Дополнительные вытяжные каналы в нижних зонах (особенно в хранилищах на нитрооснове)․
Организационные меры
Пропускной режим
Каждому сотруднику и посетителю выдаётся индивидуальный пропуск‚ который фиксирует время входа и выхода․ Пропускные листы хранятся в электронных журналах‚ доступ к которым имеет только уполномоченный персонал․
Внутриобъектовый режим
Внутри архива действуют правила перемещения документов:
- Только уполномоченные сотрудники могут перемещать документы из хранилищ․
- Для каждой операции оформляется акт выдачи‑приёма‚ где указываются: номер документа‚ цель доступа‚ дата и подписи ответственных лиц․
- Запрещено использование личных мобильных устройств в зонах хранения без специального разрешения․
Ответственность персонала
Согласно пункту 5․3 Правил‚ охранный режим устанавливается локальным актом архива и согласуется с охранной организацией; За нарушение режима предусмотрена дисциплинарная и административная ответственность‚ вплоть до уголовного преследования в случае умышленного уничтожения или утраты документов․
Процедуры контроля и аудита
- Ежедневные проверки – контроль работы систем сигнализации‚ вентиляции и пожаротушения․
- Периодические инспекции (раз в квартал) – проверка соответствия фактического состояния помещения нормативным требованиям․
- Аудит доступа – анализ журналов пропусков и выдачи документов‚ выявление аномалий․
- Тестирование систем – проведение тренировочных тревог и проверка реакции охранного персонала․
Практические рекомендации для внедрения охранного режима
- Разработать локальный акт о пропускном и внутриобъектовом режимах‚ согласовать его с охранной компанией и утвердить руководителем архива․
- Провести техническую оценку здания – привлечь специалистов по инженерной защите для определения необходимости усиления конструкций․
- Установить современную систему видеонаблюдения с удалённым доступом и резервным хранением видеоданных․
- Обеспечить обучение персонала – регулярные инструктажи по правилам доступа‚ действиям в чрезвычайных ситуациях и работе с охранным оборудованием․
- Вести электронный журнал доступа и регулярно экспортировать данные для резервного копирования․
- Проводить профилактические работы по обслуживанию систем вентиляции‚ пожаротушения и сигнализации согласно рекомендациям производителей․
Охранный режим государственного архива – это комплексный механизм‚ который сочетает в себе правовые нормы‚ инженерно‑технические решения и строгие организационные процедуры․ Его цель – гарантировать‚ что исторически ценные документы сохранятся в неизменном виде для будущих поколений‚ а доступ к ним будет осуществляться только уполномоченными лицами․ Соблюдение всех требований‚ изложенных в Приказе Росархива № 77 / 2023 и сопутствующих нормативных актах‚ является обязательным условием эффективной работы любого государственного архива․
Дата последнего обновления статьи: