Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Опись дел (ОД) — это основной архивный справочный аппарат, который составляет организация для передачи дел в государственный архив или между структурными подразделениями. Это не просто формальный список, а юридически значимый документ, обеспечивающий сохранность, учет и быстрый поиск информации в архивном фонде. Ниже подробно разбираются правовые основы, структура, этапы составления и частые ошибки при подготовке описи.

Правовая основа и нормативная база

Деятельность по формированию и передаче архивных документов регулируется:

Федеральным законом от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ФЗ-125) — основной документ, определяющий порядок передачи дел в государственные архивы.
Приказом Росархива от № 99 (в ред. от ) «Об утверждении Инструкции по организации архивного дела в государственных архивах Российской Федерации» — регламентирует методику описания.
ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Архивное дело. Опись дел. Общие требования к составлению».
Отраслевыми методическими рекомендациями и инструкциями конкретных государственных архивов (ГА РФ, архивы субъектов РФ, муниципальные архивы).

Какие дела подлежат описи и передаче в архив

Не все документы организации передаются в государственный архив. Отбор производится на основе Номенклатуры дел, утвержденной экспертной комиссией организации с участием представителя архива.

Категории дел, подлежащих полному оформлению и составлению описи:

Дела постоянного хранения — историческая, научная, культурная ценность неограничена во времени.
Дела временного хранения свыше 10 лет — сроки хранения 10, 20, 30, 50, 75 лет и т.д.
Дела по личному составу (личные дела сотрудников, пенсионные дела, дела учета трудового стажа), независимо от срока хранения, подлежат обязательной описи.

Важно: Передача дел в архив производится только при полной архивной обработке. К полному оформлению относится: подшивка/переплет дела, сквозная нумерация листов, составление листа-заверителя (формы 031-У или 032-У) и, при необходимости, внутренней описи документов внутри дела.

Виды описей: Внутренняя и Передаточная (Комплектовательная)

Необходимо четко различать два типа описей, хотя их структура похожа:

Вид описи	Назначение	Кто составляет	Особенности
Внутренняя опись документов дела	Справочник для поиска документов внутри одного дела. Составляется на объемные дела (обычно свыше 150-200 листов), сформированные по разновидностям документов (приказы, отчеты, договора, письма).	Специалист организации-образователя дел (делопроизводитель, архивариус организации).	Остается в деле при передаче в архив. Оформляется на листах формата А4, нумеруется сквозно внутри дела.
Опись дел (Передаточная/Комплектовательная)	Основной документ для передачи комплекта дел (фонда или части фонда) в государственный архив. Является основой для приемки дел на хранение и их учета в архиве.	Архивариус организации-образователя (под контролем экспертной комиссии и архива-приемщика).	Составляется не менее чем в 3 экземплярах (один остается в организации-образователе до получения акта приемки, два — передаются в архив). Оформляется по строгим правилам (титульный лист, описательные статьи, указатели);

Структура описи дел (Передаточной)

Опись представляет собой сшитый или переплетенный блок документов формата А4. Обязательные структурные элементы:

Титульный лист (Обложка)

Выполняется по установленной форме (обычно согласно Приказу Росархива № 99 или типовым формам архива-приемщика). Содержит:

Полное наименование государственного архива-приемщика.
Наименование фонда (например: «Фонд № 1234. Управление образования г. Москвы»).
Номер описи в фонде (присваивается архивом-приемщиком или временный номер организации).
Хронологические границы описи (например: 2010–2020 гг.).
Количество дел в описи.
Дата составления описи.
Подписи ответственных лиц (руководитель организации, архивариус, члены экспертной комиссии) с расшифровкой и датами.
Гриф секретности (если есть дела с ограниченным доступом).

Описательная часть (Таблица описательных статей)

Ядро описи. Каждая строка, это одна единица хранения (одно дело). Стандартизированные элементы описания (по ГОСТ Р 7.0.97-2016 и Инструкции Росархива):

Порядковый номер дела в описи (арабскими цифрами, сквозная нумерация).
Индекс дела (шифр фонда, описи, дела — заполняется архивом-приемщиком при приемке, в описи организации ставится прочерк или временный номер).
Заголовок дела (Наименование) — самое важное элемент. Должен быть информативным, отражать тему, объект, проблему. Составляется по правилам: «Кто? Что сделал? За какой период?». Пример: «Журналы учета входящей и исходящей корреспонденции отдела кадров. 2018 г.»
Даты начала и окончания дела (день, месяц, год крайних документов в деле).
Срок хранения (в годах: «Постоянно», «10», «50», «75» и т.д.).
Объем дела (в листах, сквозная нумерация листов дела).
Примечания (наличие внутренней описи, гриф секретности, особенности состояния, приложения на носителях иного типа — фото, диски и т.д.).

Указатели (Справочно-поисковый аппарат описи)

Обязательны для описей фондов сложной структуры (свыше 50-100 дел). Основные виды:

Указатель наименований дел (систематический/предметный) — группирует дела по темам/вопросам с указанием номеров дел в описи.
Указатель имен собственных (организаций, предприятий, географических названий, фамилий физлиц — для дел по личному составу).
Хронологический указатель (распределение дел по годам).

Этапы составления описи дел

Этап 1: Подготовительный (Аудит и отбор)

Проверка наличия и актуальности Номенклатуры дел.
Формирование экспертной комиссии по отбору документов (приказ руководителя).
Проведение экспертизы сроков хранения и ценности документов (акты отбора к уничтожению или к постоянному/длительному хранению).
Сбор дел, подлежащих передаче, в одном месте.

Этап 2: Архивная обработка каждого дела (Предварительная)

Без этого этапа опись составить нельзя. Каждое дело должно быть:

Упорядочено внутри (по хронологии, темам, типам документов).
Подшито или переплечено.
Пронумеровано по листам (сквозно, карандашом или пером в правом верхнем углу).
Оснащено листом-заверителем (форма 031-у для дел постоянного/длительного хранения, 032-у — для временного до 10 лет).
Оснащено внутренней описью (если дело объемное и сложное по структуре).

Этап 3: Составление проекта описи

Нумерация дел в описи (обычно по хронологии внутри годов или по структурному принципу: структурные подразделения -> дела).
Заполнение таблицы описательных статей для каждого дела. Заголовки дел в описи должны в точности соответствовать заголовкам на обложках дел и листах-заверителях.
Проверка полноты реквизитов: даты, сроки, объемы.

Этап 4: Согласование и утверждение

Согласование проекта описи с архивом-приемщиком (направление копии/скана для предварительной экспертизы — настоятельно рекомендуется избежать возврата при приемке).
Утверждение описи приказом/распоряжением руководителя организации.
Подписание титульного листа и последней страницы таблицы ответственными лицами.

Этап 5: Изготовление экземпляров и передача

Печать/ксерокопирование 3 экземпляров (1 — в организации до акта приемки, 2 — в архив).
Сшивка/переплет экземпляров описи.
Оформление Акта приема-передачи дел на хранение (форма согласно Приказу Росархива № 99, Приложение № 6).
Физическая передача дел и 2-х экземпляров описи в архив.

Требования к заголовкам дел (Ключ к качественной описи)

Заголовок дела — это главная описательная статья. Ошибки здесь делают дело «невидимым» для исследователя.

Правила хорошего заголовка:

Конкретность: Не «Документы отдела», а «Приказы по основной деятельности отдела продаж».
Полнота: Указание вида документов (журналы, отчеты, дела, переписка), темы, объекта.
Единообразие: Внутри одной описи используйте единые типовые формулировки для однородных дел (например, всегда «Дело №… «О предоставлении отпусков..;» или «Журнал учета…»).
Исключение аббревиатур (кроме общепринятых: ГОСТ, РФ, МВД и т.д.), сленга, внутренних кодов без расшифровки.

Особенности для специфических документов

Методические рекомендации (в т.ч. раздела 2 Инструкции Росархива) предусматривают нюансы для:

Научных отчетов и НИОКР: обязательное указание шифра темы, рег. номера, руководителя, стадии работ.
Программ радио/ТВ, аудиовизуальных документов: название выпуска, дата эфира, длительность, носитель;
Электронных документов: описание файлов (формат, объем, хеш-сумма), среда хранения, программное обеспечение для чтения. Передача на материальных носителях или через АИС архива.
Дел по личному составу: строгая алфавитная или табельная последовательность дел в описи; в заголовке — ФИО, дата рождения, табельный номер, период работы.

Типичные ошибки и как их избежать

Ошибка	Последствие	Профилактика
Расхождение заголовка в описи и на обложке дела/листе-заверителя.	Отказ архива в приемке, возврат на доработку.	Проверка «по тройке»: Обложка дела = Лист-заверитель = Строка в описи.
Отсутствие внутренней описи в объемных делах (>150-200 л.).	Невозможность пользоваться делом без просмотра всех листов.	Составлять внутреннюю опись параллельно с нумерацией листов дела.
Неверное указание сроков хранения (не по номенклатуре).	Риск преждевременного уничтожения или бессрочного хранения мусора.	Сверять сроки только с утвержденной Номенклатурой дел.
Составление описи в 1-2 экземплярах.	Нарушение Инструкции Росархива (п. 3.12: не менее 3 экз.).	Запланировать печать 3-х экземпляров заранее.
Отсутствие указателей при большом количестве дел.	Сложность поиска, несоответствие стандартам ГОСТ/Приказа 99.	Формировать указатели автоматически из базы данных описи (Excel/1С/АИС).
Передача дел без предварительной согласовки с архивом.	Долгое ожидание приемки, выявление грубых ошибок на месте.	Направить проект описи (Excel/PDF) в архив за 1-2 месяца до планируемой сдачи.

Сроки передачи в государственный архив

Согласно ст. 22 ФЗ-125 и типовым номенклатурам:

Дела постоянного хранения — передаются по истечении срока хранения в организации (обычно через 5-10 лет после завершения дела, но не позднее установленных номенклатурой сроков).
Дела временного хранения свыше 10 лет — передаются в архивы субъектов РФ или муниципальные архивы по истечении срока хранения в организации.
Дела ликвидированных/реорганизованных организаций — передаются в течение 3 месяцев с момента ликвидации/реорганизации (ст. 20 ФЗ-125).

Внимание: Хранение дел в организации сверх установленных сроков без передачи в архив, нарушение законодательства, грозящее штрафами (КоАП РФ ст. 13.20).

Электронные описи и АИС «Архив»

Современная практика переходит к безбумажному документообороту. Составление описи в информационной системе (1С:Архив, АИС «Архив», Контур.Архив и др.) позволяет:

Автоматически формировать таблицу описи по данным карточек дел.
Генерировать указатели (систематический, именной) одним кликом.
Экспортировать опись в XML/PDF для обмена с архивом-приемщиком (формат СЭД/ЭДО).
Исключить ошибки расхождений реквизитов.

Тем не менее, бумажные экземпляры описи (3 шт.) с «живыми» подписями и печатями на данный момент остаются обязательным условием приемки дел в большинство государственных архивов (если иное не регламентировано соглашением об ЭДО).

Опись дел — это «паспорт» архивного фонда. Качество ее составления определяет судьбу документов на десятилетия вперед: будут ли они найдены исследователем, юристом или пенсионером, подтверждающим стаж, или навсегда потеряются в массиве неописанной бумаги. Строгое соблюдение требований ФЗ-125, Приказа Росархива № 99, ГОСТ Р 7.0.97-2016, предварительная согласовка с архивом-приемщиком и тщательная архивная обработка каждого дела — залог успешной сдачи отчетности и выполнения законных обязательств организации.

Дата актуальности информации: ноябрь 2026 г. Нормативная база может меняться, перед началом работ уточняйте требования в конкретном государственном архиве-приемщике.