Опись дел – это систематизированный перечень архивных дел (физических и электронных), который формируется в соответствии с нормативными документами и служит основой для их хранения, учёта и последующего использования. В муниципальных архивах описи дел являются ключевым элементом организации архивного фонда и обеспечивают прозрачность работы с документами.

Законодательная и нормативная база

• Федеральный закон от № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (с изменениями от ).
• Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах (утверждены Приказом ФАЭ от ).
• Методические рекомендации Федерального архивного агентства (Справочно‑информационный центр).

Классификация описей дел

В зависимости от срока хранения и характера материалов описи дел делятся на следующие категории:

1. Дела постоянного хранения – документы, которые подлежат хранению без ограничения срока (например, акты, решения органов местного самоуправления, договоры о недвижимости).
2. Дела долговременного (временного) хранения – документы, сохраняемые в течение определённого периода (обычно 10‑15 лет), после чего подлежат уничтожению или передаче в архив (например, кадровые документы, бухгалтерские отчёты).
3. Электронные документы – описи электронных файлов, которые формируются при передаче в архив и при выделении к уничтожению.

Структура и содержание описи дел

Опись дел должна включать следующую информацию (в соответствии с Приложением 6 к пункту 6 Правил):

Этапы составления описи дел

1. Подготовительный этап
   • Определение перечня дел в структурном подразделении.
   • Сбор исходных документов (бумажных и электронных).
   • Проверка наличия номенклатуры дел; при её отсутствии – создание номенклатуры на основе базового перечня 2019 г.
2. Комплектование и классификация
   • Назначение валовой (порядковой) нумерации каждому делу.
   • Определение срока хранения (постоянный/временный) согласно нормативным актам.
   • Разделение дел на физические и электронные группы.
3. Заполнение формы описи
   • Заполнение Приложения 6 (для дел постоянного и временного хранения).
   • Заполнение Приложения 8 – формы годового раздела описи дел постоянного хранения.
   • Создание электронной копии описи (PDF/XML) для загрузки в архивную информационную систему.
4. Экспертная проверка
   • Опись передаётся в экспертно‑проверочную комиссию Отдела архивов.
   • Комиссия проверяет соответствие формы, полноту сведений и законность сроков хранения.
   • После утверждения опись подписывается заведующим архивом.
5. Передача в архив
   • Физические документы передаются в архивные помещения.
   • Электронные документы загружаются в специализированную архивную систему (ЭДО).
   • В архив вносятся записи в реестр дел.
6. Уничтожение дел, не подлежащих хранению
   • Опись дел, выделенных к уничтожению, оформляется в соответствии с пунктом в) (см. выше).
   • Процедура уничтожения согласуется с архивом и документируется актом уничтожения.

Роль муниципального архива в процессе описи

Муниципальный архив выполняет несколько ключевых функций:

• Методическое руководство – разработка и согласование форм описи, обучение сотрудников структурных подразделений.
• Экспертно‑проверочная деятельность – проверка правильности составления описи и соответствия нормативным требованиям.
• Хранение и учет – обеспечение надёжного физического и электронного хранения дел, ведение реестров.
• Обеспечение доступа – предоставление информации пользователям в соответствии с законодательством о доступе к архивным документам.
• Контроль за уничтожением – оформление и контроль выполнения актов уничтожения неархивных документов.

Пример заполнения Приложения 6 (опись дел постоянного хранения)

___________________________________________________________________________
Наименование государственного (муниципального) архива:
«Муниципальный архив г. Екатеринбурга»

___________________________________________________________________________
Номер дела: 2023/45
Наименование дела: «Документы по реализации проекта «Развитие городской инфраструктуры» за 2018‑2022 гг.
Срок хранения: Постоянный
Форма хранения: Физический архив (папка № 12, стеллаж 3‑й ряд)
Ответственное лицо: Иванов П. С., главный специалист отдела планирования
Дата формирования описи: 
Примечания: Доступ ограничен – только сотрудники отдела планирования и руководители муниципального образования.
___________________________________________________________________________

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Как часто необходимо обновлять описи дел?

Описи дел составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива. При изменении состава дел (добавление, перемещение, выделение к уничтожению) опись корректируется в течение того же года.

Что делать, если в организации отсутствует номенклатура дел?

Никогда не поздно её создать. Для этого используют специальные перечни документов или базовый Перечень 2019 г., который определяет, какие документы подлежат архивированию и на какой срок.

Какие документы считаются «электронными» в контексте описи?

Это любые файлы, хранящиеся в электронном виде: сканы бумажных документов, электронные письма, базы данных, мультимедийные файлы (фото, аудио‑видео), а также электронные версии дел, подготовленные к передаче в архив.

Кто подписывает опись дел?

Подписывает опись заведующий архивом (начальник архивного отдела) муниципального образования. В случае электронных описей – подпись оформляется с помощью квалифицированной электронной подписи.

Как происходит передача электронных документов в архив?

Электронные документы передаются через защищённый канал (например, VPN) в архивную информационную систему. При этом формируется электронная копия описи, которая хранится вместе с документами и доступна для поиска.

Практические рекомендации

• Вести номенклатуру дел постоянно. Это упрощает процесс составления описи и позволяет быстро определять срок хранения новых документов.
• Стандартизировать названия дел. Используйте единый шаблон: «Год/Номер – Наименование – Период действия»;
• Автоматизировать процесс. При наличии электронных систем документооборота используйте их возможности для экспорта метаданных в форму описи.
• Обучать персонал. Регулярные семинары и методические рекомендации помогут сотрудникам правильно классифицировать документы.
• Контролировать сроки. Ведите календарный план пересмотра дел временного хранения, чтобы своевременно выделять их к уничтожению.

Описи дел в муниципальных архивах – это фундаментальный инструмент, обеспечивающий законность, порядок и доступность архивных материалов. Правильное составление, регулярное обновление и строгий контроль за их выполнением позволяют муниципальным образованиям эффективно управлять своим архивным фондом, сохранять историческую и правовую память, а также выполнять требования законодательства.

Помните: без надёжной описи невозможно обеспечить надёжное хранение и последующее использование документов. Поэтому каждый муниципальный орган обязан уделять особое внимание процессу формирования и поддержания описи дел.