Цель статьи: дать полное представление о том, как правильно организовать процесс приёма и передачи дел в архив предприятия, какие документы необходимы, какие нормативные акты регулируют эту деятельность и какие практические рекомендации помогут избежать ошибок.
Понятие «приём‑передача дел» в архиве
Приём‑передача дел – это совокупность действий, направленных на передачу документных материалов от одного подразделения организации (или от внешних контрагентов) в архивное хранилище и их последующее оформление, учет и хранение в соответствии с установленными нормативными требованиями.
- Приём дел – получение документов, их проверка на полноту и соответствие требованиям.
- Передача дел – передача архиву документов, которые более не нужны в оперативном документообороте, но должны сохраняться в течение установленного срока.
Ключевые понятия
- Документ – любой носитель информации, фиксирующий факты деловой жизни организации.
- Архивный фонд – совокупность документов, отобранных и упорядоченных в соответствии с их тематикой, периодом и формой.
- Сроки хранения – нормативные сроки, в течение которых документ должен сохраняться в архиве;
Нормативно‑правовая база
Для организации процесса приёма‑передачи дел в архив следует опираться на следующие нормативные акты:
- Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от № 125‑ФЗ.
- Приказ Минкультуры России № 56 от «Об утверждении Положения о порядке формирования, учёта и хранения архивных фондов».
- ГОСТ Р 7.0.97‑2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Архивное дело. Термины и определения».
- Приказ Минэкономразвития № 112н от «Об утверждении Положения о документообороте в организациях»;
Эти документы определяют:
- Классификацию документов по срокам хранения;
- Требования к оформлению актов приёма‑передачи;
- Порядок создания и ведения архивных описей;
- Ответственность за нарушение правил хранения.
Этапы процесса приёма‑передачи дел
Подготовительный этап
- Идентификация документов – определение, какие документы подлежат передаче (по срокам хранения, актуальности, юридической значимости).
- Составление перечня – формирование списка документов с указанием их наименования, номера, даты создания и текущего места нахождения.
- Проверка полноты – сверка наличия всех необходимых сопроводительных материалов (протоколы, акты, подписи).
Оформление акта приёма‑передачи
Акт – основной документ, фиксирующий факт передачи. В нём указываются:
- Наименование организации‑передатчика и архивного подразделения‑приёмщика;
- Дата и место передачи;
- Перечень передаваемых дел (с указанием количества листов, формата, состояния);
- Подписи ответственных лиц (руководитель подразделения, архивариус).
Пример шаблона акта:
АКТ ПРИЁМА‑ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТНЫХ ДЕЛ Город ____________ «___» ___________ 2026 г. Мы, нижеподписавшиеся: ____________ (должность, ФИО) – представитель подразделения ____________; ____________ (должность, ФИО) – главный архивариус организации ____________; составили настоящий акт о передаче в архив следующих документов: № | Наименование документа | Номер | Дата | Кол-во листов | Примечание ---|------------------------|------|------|----------------|----------- 1 | Договор поставки №123 | 123/2024 | | 12 | Оригинал 2 | Отчёт о финансовой деятельности | 2025/09 | | 45 | Ксерокопия ... Подписи: _____________________/ФИО _____________________/ФИО
Физическая передача
- Упаковка документов в соответствии с их типом (бумажные, электронные носители, микрофильмы).
- Маркировка коробок/корпусов (указание кода фонда, номера дела, даты).
- Транспортировка в архивное помещение с соблюдением условий (температура, влажность).
Приём в архиве
- Проверка целостности и соответствия полученных документов перечню из акта.
- Регистрация в журнале приёма‑передачи.
- Создание (или дополнение) описей архивного фонда.
- Размещение в соответствующем архивном хранилище.
Требования к оформлению и хранению документов
Бумажные документы
- Температура в архивном помещении: 18–22 °C;
- Относительная влажность: 45–55 %;
- Запрещено хранить документы вблизи окон, вентиляционных решёток и источников света.
- Использовать архивные коробки из нейтральных материалов (без кислоты).
Электронные носители
- Создание резервных копий (минимум 2 копии) на разных носителях.
- Хранение в защищённом серверном помещении с контролем доступа.
- Регистрация в системе электронного документооборота (ЭДО) с указанием метаданных (дата, автор, классификатор).
Описание архивных фондов
Описание должно включать:
- Общее название фонда;
- Хронологический и тематический охват;
- Объём (кол‑во листов, файлов, микрофильмов);
- Сведения о создателе (организация, подразделение);
- Условия доступа (публичный, ограниченный, конфиденциальный).
Ответственность и контроль
За соблюдение порядка приёма‑передачи дел отвечают:
- Руководитель подразделения – обеспечивает полноту и достоверность передаваемых документов.
- Главный архивариус – контролирует правильность оформления актов, учет и хранение.
- Ответственный за документооборот – следит за соблюдением сроков и регламентов.
Контрольные мероприятия:
- Периодические проверки (ежеквартальные) соответствия фактического состояния архива документам из реестра.
- Аудит документооборота (внутренний или внешний) раз в год.
- Ведение журналов доступа и перемещения документов.
Практические рекомендации
- Автоматизировать процесс – использовать специализированные системы ЭДО, которые автоматически формируют акты приёма‑передачи.
- Обучать персонал – проводить регулярные тренинги по правилам архивного дела.
- Вести электронный реестр – он облегчает поиск и контроль над документами.
- Проводить инвентаризацию – минимум раз в полугодие проверять соответствие реального состояния архиву.
- Обеспечить физическую безопасность – система видеонаблюдения, ограниченный доступ, пожарная сигнализация.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Какие документы обязаны передаваться в архив?
Все документы, срок хранения которых превышает нормативный (обычно 3–5 лет), а также документы, имеющие юридическую, историческую или исследовательскую ценность.
Как часто нужно проводить приём‑передачу дел?
Рекомендуется проводить ежемесячно, но в случае крупных проектов – по завершении проекта или по требованию законодательства.
Что делать, если в акте обнаружены расхождения?
Необходимо оформить протокол расхождений, уточнить недостающие документы и только после их получения подписать акт.
Можно ли передавать в архив электронные документы без бумажных копий?
Да, при условии, что они находятся в надёжных электронных хранилищах, имеют цифровую подпись и задокументированы в системе ЭДО.
Эффективный процесс приёма‑передачи дел в архив организации – это фундамент надёжного документооборота и сохранения корпоративной памяти. Соблюдение нормативных требований, чёткое документирование и использование современных технологий позволяют минимизировать риски потери информации, ускорить доступ к архивным материалам и обеспечить юридическую защищённость компании.
Помните: правильный акт, своевременная регистрация и надёжное хранение – залог того, что ваши документы будут служить вам и будущим поколениям.