Эффективная работа отдела архива — это фундамент информационной безопасности и непрерывности бизнеса любой организации. Грамотная организация архивного дела обеспечивает быстрый доступ к документам, их законное хранение и своевременное уничтожение или передачу в государственные архивы. Данная статья подробно разбирает организационные принципы, правовую базу, ключевые процессы и современные подходы к управлению архивом предприятия.

Нормативно-правовая основа

Деятельность архива организации строго регламентируется законодательством РФ. Основным документом, определяющим правила работы, являються «Основные правила работы архивов организаций», одобренные решением Коллегии Росархива от г. (с последующими изменениями).

Ключевые нормативные акты, руководствуясь которыми должен работать архивист:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (основной закон).
• Федеральный закон от № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».
• Приказ Минкультуры России от № 526 «Об утверждении типовых перечней документов, подлежащих обязательному хранению…» (Номенклатура сроков хранения).
• ГОСТ Р 7.0.100-2018 «Архивное дело. Термины и определения».
• ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Системы стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Архивные документы. Общие требования к комплектованию, учету и описанию».
• Локальные нормативные акты организации: Положение об архиве, Номенклатура дел, Инструкция по порядку передачи дел в архив.

Организационная структура и подчиненность

Согласно «Основным правилам…», архив предприятия может функционировать в двух организационно-правовых формах:

Вариант 1: Самостоятельное структурное подразделение

• Руководство деятельностью архива возлагается на руководителя предприятия (или его заместителя по управлению/административно-хозяйственным вопросам).
• Управление повседневной деятельностью осуществляет руководитель архива (начальник отдела/сектора).
• Применяется в крупных организациях с большим объемом документооборота и высокими требованиями к сохранности документов.

Вариант 2: Структурное подразделение в составе службы ДОУ (Документационного Обеспечения Управления)

• Руководство деятельностью — руководитель службы ДОУ.
• Оперативное управление — руководитель архива (архивариус).
• Типично для средних и малых предприятий, где архив тесно связан с делопроизводством и канцелярией.

Важно: Независимо от формы подчиненности, руководитель архива должен обладать соответствующей квалификацией (высшее или среднее профессиональное образование по профилю «Архивоведение» или прохождение курсов повышения квалификации).

Основные задачи отдела архива

Задачи архива закреплены в Положении об архиве и вытекают из ФЗ-125. К числу основных относятся:

1. Комплектование архива документами, состав которых предусмотрен утвержденной Номенклатурой дел.
2. Учет и обеспечение сохранности принятых в архив документов (создание необходимых условий хранения: температурный режим, влажность, пожаробезопасность, защита от несанкционированного доступа).
3. Создание и поддержание в актуальном состоянии научно-справочного аппарата (НСА) к документам архива (описи, указатели, каталоги, электронные базы данных).
4. Информационное обслуживание руководителей и структурных подразделений организации (выдача документов по запросам, справок, копий).
5. Использование документов по запросам организаций и частных лиц, в т.ч. по социально-правовым запросам граждан (подтверждение стажа, зарплаты, наград и т.д.).
6. Экспертиза ценности документов и подготовка/передача документов, относящихся к Архивному фонду РФ, на постоянное хранение в государственные архивы в установленные сроки.
7. Методическое руководство работой с документами в структурных подразделениях-источниках комплектования (проверка формирования дел, обучение сотрудников).

Ключевые функции архива (Операционная деятельность)

В соответствии с задачами, архив осуществляет следующие функции (на основе п. 4 «Основных правил…»):

Комплектование и приемка документов

• Ведение списков структурных подразделений, источников комплектования.
• Приемка упорядоченных документов от подразделений по актам приема-передачи (форма № 0405060 или внутренняя).
• Проверка правильности формирования и оформления дел (сборка, прошивка, нумерация листов, заполнение обложек, внутренеделовых указателей).
• Участие в составлении и согласовании Номенклатуры дел организации (утверждается ежегодно не позднее 1 января).

Учет и хранение (Фондовые работы)

• Размещение дел в хранилищах по систематическому принципу (по фондам, описаниям, годам).
• Ведение основных учетных документов: Описи дел (форма № 0405057), Реестры передач дел в архив, Книги учета выдачи.
• Создание и обновление НСА: системные указатели, тематические каталоги, электронные поисковые базы.
• Обеспечение режима хранения: контроль микроклимата, санитарное состояние, пожаротушение, охрана.

Использование документов (Справочно-информационная работа)

• Обслуживание внутренних запросов (служебные записки, электронные заявки в СЭД/1С).
• Обслуживание внешних запросов (юридические лица, нотариусы, суды, граждане — социально-правовые справки).
• Выдача оригиналов под роспись, предоставление копий (заверенных и незаверенных), сканирование.
• Ведение учета использования: статистика выдач, анализ востребованности фондов, отчет о использовании.

Экспертиза ценности и отбор (Кассация)

Это критическая функция, отличающая архив организации от государственных архивов. Работники архивного отдела принимают участие в проведении экспертизы ценности на всех ее этапах (в госархивах — только на завершающей стадии):

1. Подготовка экспертной комиссии (формирование состава, уведомление Росархива при необходимости).
2. Проведение экспертизы по утвержденной Номенклатуре сроков хранения.
3. Оформление результатов: Акты отбора (кассации) документов на уничтожение или передачу в госархив.
4. Уничтожение документов с истекшим сроком хранения (без ценности) под актом с изъятием листов учета из описей.
5. Подготовка и передача документов постоянного хранения в государственные архивы (сводные описи, передаточные акты).

Методическая и контрольная работа

• Проверка правильности формирования дел в подразделениях (выездные проверки, аудит делопроизводителей).
• Оказание методической и практической помощи сотрудникам подразделений по оформлению дел, ведению реестров, применению Номенклатуры.
• Участие в разработке локальных нормативных актов по архивному делу и ДОУ.
• Организация обучения и повышения квалификации работников архива и делопроизводителей подразделений.

Особенности архива организации vs Государственных архивов

Понимание различий критически важно для правильной организации работы:

Документальное обеспечение работы архива (Обязательные журналы и формы)

Для легальной и прозрачной работы архив должен вести пакет учетной документации. Минимальный набор (согласно ГОСТ Р 7.0.8-2013 и типовым формам):

• Номенклатура дел организации (утверждается ежегодно).
• Описи дел (форма № 0405057) — основной учетный документ фонда.
• Реестр передачи дел в архив (форма № 0405059) — журнал приема дел от подразделений.
• Книга учета выдачи дел (документов) из архива (форма № 0405061) — контроль движения оригиналов.
• Акты отбора (кассации) документов на уничтожение / передачу в госархив.
• Акты уничтожения документов (с протоколом комиссии).
• Передаточные акты при сдаче дел в государственные архивы.
• Журнал учета социально-правовых запросов граждан.
• Положение об архиве (утвержденное руководителем организации).
• Инструкция по охране труда для архивариуса / кладовщика архива.

Современные тренды: Цифровая трансформация архива

На 2026 год организация работы отдела архива немыслима без внедрения информационных технологий:

Электронный архив (ЭА) и СЭД

• Переход на ведение дел в электронном виде (с использованием ЭП — усиленной/квалифицированной электронной подписи).
• Интеграция архивного модуля в СЭД (1С:Документооборот, Directum, DIADOC, СБИС и др.).
• Автоматическое формирование описей и реестров на основе метаданных СЭД.

Оцифровка бумажного фонда (Ретроспективное сканирование)

• Создание электронных копий уникальных и часто запрашиваемых документов (кадровые личные дела, договоры, техническая документация).
• Применение технологий OCR (распознавание текста) для полнотекстового поиска.
• Хранение электронных копий в защищенном хранилище (Доверенное хранилище / Облако с сертификатом ФСТЭК/ФСБ);

Автоматизация кассации

• Использование ПО для автоматического расчета сроков хранения на основе Номенклатуры.
• Формирование проектов актов отбора «одной кнопкой».

Кадровое обеспечение и безопасность

Штатное расписание

Численность сотрудников архива рассчитывается исходя из объема документооборота (число поступающих дел в год), площади хранилищ и степени автоматизации. Типовая структура:

• Руководитель архива (Начальник отдела/сектора);
• Старший архивариус / Архивариус (работа с фондами, НСА, запросами).
• Архивариус-фондовед (комплектование, приемка, кассация).
• Кладовщик архива / Комплектовщик (физическое размещение, санитарная уборка, погрузка).
• Операционист ЭВМ / Сканерный оператор (при оцифровке).

Безопасность и режим

• Физическая: металлические двери, решетки, сигнализация, видеонаблюдение, ПТУ (пожарное тушение) — предпочтительно газовые или порошковые установки (не водяные!).
• Информационная: разграничение доступа (RBAC), шифрование баз данных, защита от утечки (DLP), резервное копирование (3-2-1 rule).
• Коммерческая/Гос. тайна: при наличии секретных документов — создание спецхранилища (кабинета) по требованиям ФСТЭК/ФСБ, ведение отдельных журналов, допуск персонала по допускам.

Планово-профилактическая работа (Ежегодный цикл)

Для системной работы рекомендуется утвердить Ежегодный план работы архива. Основные мероприятия по кварталам:

I квартал (Январь — Март)

1. Утверждение Номенклатуры дел на текущий год.
2. Приемка дел от подразделений за прошлый год (сроки обычно январь-февраль).
3. Составление/актуализация описей по пришедшим делам.
4. Планирование и начало экспертизы ценности (кассации) за год, истекший за 3 года (для 10-летних дел) или за профильные сроки.

II квартал (Апрель, Июнь)

1. Проведение экспертизы ценности, оформление актов отбора.
2. Уничтожение документов с истекшим сроком (передача на макулатуру под актом).
3. Подготовка дел постоянного хранения к передаче в госархив (сводные описи).
4. Выездные проверки делопроизводства в подразделениях.

III квартал (Июль — Сентябрь)

1. Передача дел постоянного хранения в государственные архивы (сроки обычно до 1 октября).
2. Санитарная уборка хранилищ, проверка состояния стеллажей, пожарной автоматики.
3. Инвентаризация фондов (выборочная или полная раз в 3-5 лет).
4. Обучение делопроизводителей (семинары, консультации).

IV квартал (Октябрь — Декабрь)

1. Подготовка отчетности за год (статистика использования, отчет о сохранности фондов).
2. Формирование Номенклатуры дел на следующий год.
3. Анализ запросов, пополнение НСА, работа над указателями/каталогами.
4. Подведение итогов работы, планирование на следующий год.

Типичные ошибки и риски (Чек-лист для аудита)

• Отсутствие утвержденного Положения об архиве или Номенклатуры дел на текущий год.
• Нарушение сроков приемки дел от подразделений (дели «висят» в офисах годами).
• Ведение описей с нарушениями: пропуски номеров, отсутствие подписей руководителя/архивариуса, исправления без заверений;
• Проведение кассации без комиссии или без уведомления Росархива (для уникальных документов).
• Хранение документов в неподходящих условиях: сырость, тепло, солнечный свет, на полу, рядом с трубами отопления.
• Выдача оригиналов документов без росписи или по телефону/устно.
• Отсутствие резервного копирования электронных баз данных архива (НСА, сканы).
• Несвоевременная передача дел в госархив (штрафы по КоАП РФ ст. 13.30).

Организация работы отдела архива — это не просто «складывание бумаг на полки». Это комплексный управленческий процесс, включающий правовое обеспечение, фондовые работы, справочно-информационное обслуживание, экспертно-оценочную деятельность и внедрение цифровых технологий. Ключевым успехом является баланс между строгим соблюдением требований Росархива (ФЗ-125, Приказ № 526, ГОСТы) и созданием удобного сервиса для внутренних потребителей организации.

Грамотно организованный архив минимизирует правовые риски (штрафы, проигрыши в судах из-за потери доказательств), оптимизирует площадь офисов (своевременная кассация) и экономит рабочее время сотрудников (мгновенный поиск документов через СЭД/Электронный архив). Инвестиции в архив — это инвестиции в прозрачность и управляемость бизнеса.

Статья подготовлена на основе действующего на г. законодательства РФ (ФЗ-125, Приказ Минкультуры № 526, Основные правила работы архивов организаций Росархива) и общепринятых архивоведческих стандартах (ГОСТ Р 7.0.8, ГОСТ Р 7.0.100).