Отчет государственного архива – это официальный документ, который фиксирует результаты работы архива за определённый период (год, квартал, полугодие) и предоставляет сведения о состоянии архивных фондов, выполненных операциях по их хранению, учёту и использованию. Отчёт является важным инструментом контроля, планирования и обеспечения прозрачности деятельности архивных учреждений.

Нормативно-правовая база

Составление и оформление отчётов государственных архивов регулируется рядом нормативных актов:

1. Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивных документах» (часть 3 статьи 6 – перечень типовых управленческих архивных документов и сроки их хранения).
2. Приказ Федерального архивного агентства от № 77 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях».
3. Распоряжение Правительства РФ от № 809 «О создании Государственного архива Российской Федерации» (правопреемник ЦГА).
4. Внутренние регламенты конкретных архивов (положения о нумерации помещений, стеллажей, шкафов, полок; правила ведения топографических указателей).

Цели и задачи отчёта

• Контроль за соблюдением нормативных сроков хранения (постоянное, временное, личный состав).
• Отражение состояния архивных фондов (объём, структура, степень износа).
• Документирование операций по приёму, передаче, выбытии архивных документов.
• Оценка эффективности использования архивных фондов (количество запросов, выдач, копий).
• Подготовка информационной базы для планирования развития архивных помещений, техники и персонала.

Структура типового отчёта

В зависимости от требований конкретного архивного учреждения, структура может незначительно варьироваться, однако в большинстве случаев отчёт включает следующие разделы:

1. ьный лист – название архива, период отчётности, реквизиты (номер, дата, подписи ответственных лиц).
2. Содержание – перечень разделов с указанием страниц.
3. Вводная часть
   • Краткое описание нормативной базы, на которой основана работа архива.
   • Основные изменения в законодательстве за отчётный период.
4. Раздел «Хранение архивных документов»
   • Общее количество фондов, единиц хранения, их классификация.
   • Нормативные режимы хранения (постоянный, временный, личный состав).
   • Противопожарный режим и меры обеспечения безопасности.
5. Раздел «Комплектование и нумерация»
   • Порядок нумерации помещений, стеллажей, шкафов, полок.
   • Ведение топографических указателей (карты, схемы).
   • Статистика по оформлению дел (подшивка, переплет, нумерация листов, лист‑заверитель, внутренняя опись).
6. Раздел «Учёт и контроль»
   • Описание учетных документов (приём‑передача, акт выбытия, журнал учёта).
   • Показатели по количеству поступивших, переданных и выбытия документов.
   • Анализ состояния сохранности (повреждения, реставрация).
7. Раздел «Использование архивных фондов»
   • Количество запросов и выдач (по тематикам, типам документов).
   • Статистика копирования, оцифровки и предоставления электронных копий.
   • Отчёт о работе с пользователями (исследователи, органы власти, организации).
8. Раздел «Проблемы и предложения»
   • Выявленные недостатки в организации хранения, учёте и использовании.
   • Рекомендации по улучшению процессов, модернизации оборудования, расширению помещений.
9. Приложения
   • Образцы листа‑заверителя, внутренней описи, реквизитов обложки дел.
   • Формы актов приёма‑передачи, журналов учёта.
   • Топографические карты архивных помещений.

Оформление ключевых документов в отчёте

4.1 Лист‑заверитель

Содержит сведения о:

• Наименовании архива‑приёмника.
• Коде архивного учреждения.
• Номере и дате формирования дела.
• Перечне документов, входящих в дело.

4.2 Внутренняя опись

Внутренняя опись оформляется в случае, если количество листов превышает 100 или если дело имеет сложную структуру. В ней указываются:

• Нумерация листов.
• Краткое содержание каждого листа.
• Состояние документа (целостность, наличие повреждений).

4.3 Обложка дела

На обложке фиксируются:

• Наименование государственного (муниципального) архива.
• Код архива.
• Номер и название дела.
• Штамп архива с датой приёма.

Порядок нумерации и топографические указатели

Для обеспечения быстрого доступа к документам применяется система нумерации, включающая четыре уровня:

1. Помещение – условный номер (например, 01, 02).
2. Стеллаж – номер стеллажа внутри помещения (01‑01, 01‑02).
3. Шкаф – номер шкафа в стеллаже (01‑01‑01, 01‑01‑02).
4. Полка – номер полки в шкафу (01‑01‑01‑01, 01‑01‑01‑02).

Топографические указатели (карты, схемы) размещаются у входа в архив и в каждом помещении, позволяя сотрудникам быстро находить нужный объект.

Сроки и режимы хранения

Согласно части 3 статьи 6 Федерального закона № 125‑ФЗ, архивные документы классифицируются по срокам хранения:

• Постоянное хранение – документы, имеющие историческую, научную, правовую ценность (не подлежат уничтожению).
• Временное (свыше 10 лет) хранение – документы, срок хранения которых превышает 10 лет, но они могут быть уничтожены после переоценки.
• Личный состав – документы, относящиеся к личному делу гражданина (например, воинские, медицинские).

Документы передаются в архив не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.

Противопожарный режим и обеспечение сохранности

Для защиты архивных фондов от пожара применяются следующие меры:

• Размещение архивных помещений в зданиях с классификацией пожарной опасности «А» (незажигательные материалы, системы автоматического пожаротушения).
• Контроль температуры и влажности (оптимальный диапазон 18‑22 °C, относительная влажность 45‑55 %).
• Регулярные проверки состояния систем противопожарной защиты.
• Обучение персонала действиям в случае пожара и проведение тренировочных учений.

Пример заполнения отчёта (фрагмент)

ьный лист
Государственный архив Городского округа Иваново
Отчёт о работе за 2025 год
№ 2025/01 от 
Ответственный: Иванов И.И., главный архивариус

Раздел «Хранение архивных документов»
Общее количество фондов: 1 245
Фонды постоянного хранения: 312 (25,1 %)
Фонды временного хранения (10‑15 лет): 678 (54,5 %)
Фонды личного состава: 255 (20,4 %)
Площадь архивных помещений: 3 200 м²
Противопожарный режим: система газового тушения «FM‑200», проверка 4 раз в год.

Ключевые выводы и рекомендации

• Необходимо увеличить объём помещений для фондов временного хранения, так как их доля превышает 50 % от общего количества.
• Рассмотреть возможность оцифровки документов фондов постоянного хранения, чтобы снизить нагрузку на физические носители.
• Усилить контроль за соблюдением сроков передачи документов в архив (1‑3 года после завершения дел).
• Обновить топографические указатели в помещениях № 02 и № 03, где зафиксированы ошибки в нумерации полок.
• Провести дополнительное обучение персонала по работе с листом‑заветителем и внутренней описью.

Отчёт государственного архива – это комплексный документ, отражающий состояние архивных фондов, эффективность их хранения и использования, а также соответствие нормативным требованиям. Правильное оформление, своевременное предоставление и аналитическая часть отчёта позволяют обеспечить сохранность культурного и исторического наследия, а также повысить уровень обслуживания граждан и организаций.

---

Дата составления: 04:34:58