Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Адрес: г. Ростов‑на‑Дону, Красноармейская улица, 160/92А

Телефон: +7 (863) -‑xx‑xx‑xx (уточняйте актуальный номер на официальном сайте)

Время работы: Пн‑Пт — 08:30‑17:00, обед — 13:00‑14:00; суббота, воскресенье — выходные;

Содержание

Общее описание подразделения
История создания и развития
Основные функции и задачи
Структура отдела
Услуги, предоставляемые гражданам
Автоматизация и информатика в работе ЗАГС
Архивная работа: хранение и доступ к документам
Нормативно‑правовая база
Статистика и показатели деятельности
Планы развития и инновации
Часто задаваемые вопросы
Контактная информация и схема проезда

Общее описание подразделения

Отдел архивной работы, автоматизации и информатики Управления ЗАГС Ростовской области – это специализированный структурный блок, отвечающий за:

Создание, хранение и обеспечение доступа к архивным документам ЗАГСов региона;
Внедрение и поддержание автоматизированных систем учёта актов гражданского состояния;
Разработку и сопровождение информационных технологий, используемых в работе всех филиалов ЗАГС.

Подразделение играет ключевую роль в повышении прозрачности, скорости и надёжности государственных услуг, связанных с регистрацией актов (рождения, брака, смерти, перемен имени и др.).

История создания и развития

Становление отдела связано с общероссийской реформой государственных услуг, начатой в начале 2000‑х годов. Краткая хронология:

2003 г. – Создание Отдела архивной работы в структуре Управления ЗАГС Ростовской области.
2008 г. – Расширение функций: в отдел включены задачи по автоматизации процессов.
2012 г. – Переход на электронный документооборот (ЭДО) и внедрение первой версии Системы учёта актов гражданского состояния (СУАГС).
2017 г. – Интеграция с региональной информационной системой «Единый портал государственных услуг».
2021‑2023 гг. – Модернизация архивных хранилищ, переход на цифровой архив (DMS) и внедрение облачных решений.
2025 г. – Запуск проекта «Электронный ЗАГС», позволяющего подавать заявления онлайн без посещения отделения.

Основные функции и задачи

Отдел реализует три основных направления деятельности:

Архивная работа:
- Приём, классификация и хранение бумажных и электронных актов.
- Обеспечение сохранности архивных материалов в соответствии с Федеральным законом «Об архивных делах».
- Оказание справочно‑информационных услуг гражданам и юридическим лицам.
Автоматизация:
- Разработка и внедрение программных продуктов для регистрации актов.
- Поддержка локальных информационных систем в филиалах ЗАГС.
- Обучение персонала работе с автоматизированными системами.
Информатика:
- Обеспечение сетевой инфраструктуры и кибербезопасности.
- Поддержка серверного оборудования, баз данных и резервного копирования.
- Внедрение аналитических инструментов для мониторинга качества услуг.

Структура отдела

Отдел состоит из нескольких подразделений, каждое из которых имеет чётко определённые функции:

Отдел архивного дела – хранение и выдача архивных материалов.
Отдел автоматизации процессов – разработка и сопровождение программных решений.
Отдел информационных технологий (ИТ) – поддержка аппаратного и программного обеспечения.
Отдел аналитики и контроля качества – сбор статистики, анализ эффективности работы.
Отдел методологической поддержки – разработка инструкций, методических рекомендаций.

Услуги, предоставляемые гражданам

Граждане могут воспользоватся следующими услугами, связанными с работой отдела:

Получение выписок из актов гражданского состояния (в т.ч. в электронном виде).
Запросы в архив о выдаче копий старых актов (например, о браке, рождении, смерти).
Консультации по использованию онлайн‑портала «Госуслуги» и регионального сайта ЗАГС.
Помощь в заполнении электронных заявлений и их отправке в систему.
Обучающие семинары для сотрудников ЗАГСов по работе с новыми ИТ‑решениями.

Автоматизация и информатика в работе ЗАГС

В последние годы отдел активно внедряет современные технологии:

Электронный документооборот (ЭДО)

Все акты регистрируются в единой базе данных, что позволяет быстро находить нужную запись и формировать выписки.

Облачные решения

Для обеспечения отказоустойчивости и доступа к данным из любой точки России используется облачная платформа Microsoft Azure (частный облачный кластер).

Системы биометрической идентификации

В филиалах установлены сканеры отпечатков пальцев и распознавание лиц, что повышает безопасность и ускоряет процесс подачи заявлений.

Мобильные приложения

Граждане могут подавать заявления через официальное приложение «ЗАГС Онлайн», получая статус заявки в реальном времени.

Архивная работа: хранение и доступ к документам

Архивный фонд Управления ЗАГС Ростовской области насчитывает более 1,2 млн бумажных и электронных документов, охватывающих период с 1917 года по настоящее время.

Классификация: документы распределены по тематикам (рождения, браки, смерти, изменения имени) и по географическому признаку (филиалы).
Хранение: основные архивные материалы находятся в специально оборудованных камерах с контролем температуры и влажности.
Электронный архив (DMS): сканированные копии доступны через защищённый веб‑портал, где пользователь может запросить выписку, указав номер акта и ФИО.
Сроки доступа: стандартный срок выдачи копии – 5 рабочих дней; в экстренных случаях (судебные разбирательства) – в течение 24 часов.

Нормативно‑правовая база

Деятельность отдела регулируется следующими актами:

Федеральный закон «Об архивных делах в Российской Федерации» № 125‑ФЗ от  г.
Федеральный закон «Об электронном документообороте» № 229‑ФЗ от  г.
Приказ Министерства внутренних дел РФ № 109‑н от  г. «Об организации работы органов ЗАГС».
Региональные постановления Ростовской области о цифровизации государственных услуг (2020‑2024 гг.).

Статистика и показатели деятельности (2023‑2025 гг.)

Показатель	2023	2024	2025
Общее количество обработанных актов	1 254 321	1 312 874	1 389 452
Электронные заявки (в % от общего числа)	38 %	45 %	53 %
Время выдачи выписки (ср. в днях)	4,2	3,5	2,8
Количество запросов в архив	12 845	13 560	14 210
Уровень удовлетворённости граждан (по опросу)	81 %	86 %	90 %

Планы развития и инновации

На ближайшие годы отдел планирует:

Полный переход к безбумажному документообороту к 2028 году.
Внедрение искусственного интеллекта для автоматической валидации данных в заявках.
Создание мобильных киосков в муниципальных центрах, где можно будет оформить акт за 10 минут.
Расширение облачного хранилища до 5 ПБ, что позволит хранить сканированные копии всех исторических актов.
Организацию регионального учебного центра по цифровой трансформации государственных услуг.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Как получить выписку из акта рождения, если документ был выдан в 1990‑х годах?: Необходимо подать запрос в отдел архивной работы через форму на официальном сайте или лично в офис. При наличии паспорта и ИНН запрос обрабатывается в течение 5 рабочих дней.
Можно ли оформить брак онлайн?: Да. Через портал «Госуслуги» или приложение «ЗАГС Онлайн» заполняете заявление, загружаете сканы паспортов и получаете дату регистрации. Окончательное подтверждение происходит в отделении ЗАГС.
Какие документы нужны для изменения фамилии?: Заявление, паспорт, свидетельство о рождении, решение суда (если изменение связано с судебным решением). Все документы можно загрузить в электронный кабинет.
Как узнать, где хранится мой старый акт (например, о браке 1975 г.)?: Обратитесь в отдел архивной работы, указав ФИО супругов, дату и место заключения брака. Специалисты найдут запись в архиве и предоставят выписку.
Можно ли получить электронную подпись для подачи заявлений?: Да. Для этого необходимо пройти процедуру получения квалифицированного сертификата у аккредитованного удостоверяющего центра, после чего привязать его к личному кабинету на портале.

Контактная информация и схема проезда