Дата публикации:

В современном делопроизводстве всё больше компаний переводят свои архивы в электронный формат. При этом один из самых надёжных и проверенных способов передачи документов в архив – отправка архивированного файла по электронной почте. В статье мы разберём, почему такой способ остаётся актуальным, какие правовые требования необходимо соблюдать и как правильно подготовить и отправить документ, чтобы он надёжно попал в электронный архив.

Что такое электронный архив?

Электронный архив – это система хранения, учёта и управления электронными документами, отвечающая требованиям законодательства о хранении деловой информации. Он может быть реализован в виде:

• специализированного программного обеспечения (например, 1С:Документооборот, Скан‑Архив);
• облачных сервисов (Google Drive, Яндекс.Диск) с дополнительными модулями контроля доступа;
• самостоятельно построенного сервера с системой резервного копирования.

Главная цель – обеспечить долговременную сохранность, доступность и контроль над изменениями документов.

Почему документы часто отправляют в архив по почте?

Отправка архивированного файла по электронной почте остаётся популярной по нескольким причинам:

1. Универсальность. Почтовый ящик есть у почти всех сотрудников и контрагентов.
2. Простота. Не требуется отдельного клиентского ПО – достаточно браузера или стандартного почтового клиента.
3. Контроль доставки. Современные почтовые сервисы позволяют получать подтверждения о доставке и прочтении письма.
4. Безопасность. При правильной подготовке (шифрование, пароли) передача по защищённым каналам (TLS) соответствует требованиям законодательства.

Правовые требования к передаче документов в архив

Согласно Правилам хранения документов (п. 4.34) и Федеральному закону «Об архивном деле» (ФЗ‑125), при передаче электронных документов в архив необходимо:

• Обеспечить целостность и подлинность передаваемых файлов;
• Сохранять метаданные (дата, время, подпись, номер акта приёма‑передачи);
• Передавать документы по защищённым каналам связи (TLS/SSL, VPN, S/MIME);
• Оформлять акт приёма‑передачи в двух экземплярах (один в бумажном виде, один в электронном).

Нарушение этих требований может привести к признанию документа недействительным в суде.

Подготовка документа к отправке

Перед тем как отправлять файл, необходимо выполнить несколько подготовительных шагов:

1. Проверка формата. Документ должен быть в одном из поддерживаемых форматов (PDF/A, DOCX, XLSX, TIFF). Для архивов предпочтителен PDF/A – он гарантирует неизменность содержимого.
2. Установление метаданных. В свойствах файла укажите название, номер документа, дату создания и ответственного лица.
3. Подпись. При необходимости подпишите документ электронной подписью (ЭЦП) с помощью квалифицированного сертификата.
4. Сжатие. Объедините один или несколько файлов в архив (ZIP или RAR). При этом рекомендуется задать пароль, известный только получателю.
5. Контроль размера. Большинство почтовых сервисов ограничивают вложения 25 МБ (Gmail, Яндекс.Почта) – если архив превышает лимит, используйте облачное хранилище и отправьте ссылку.

Как создать архив (ZIP/RAR) в Windows

Ниже – простая инструкция, применимая к любой современной версии Windows.

1. Выделите файлы/папки, которые необходимо отправить.
2. Щёлкните правой кнопкой мыши → Отправить → Сжатая (ZIP) папка.
   Если установлен WinRAR, в контекстном меню будет пункт Добавить в архив…
3. Назовите получившийся архив (например, Документы_2026_07_09.zip).
4. Для повышения безопасности щёлкните правой кнопкой → 7‑Zip → Добавить к архиву… (или в WinRAR → Set password) и задайте пароль.

Выбор почтового сервиса и подготовка письма

Подойдёт любой популярный сервис: Yandex.Почта, Gmail, Mail.ru и др. Основные требования к сервису:

• Поддержка TLS‑шифрования (по умолчанию включено в большинстве сервисов).
• Возможность отправки вложений до 25 МБ.
• Функция подтверждения получения (Read receipt) или запрос подтверждения доставки.

Пошаговая инструкция отправки архива по электронной почте

1. Войдите в почтовый ящик.
2. Нажмите кнопку «Создать письмо» (или «Compose»).
3. В поле Кому введите адрес получателя – обычно это archive@company.ru или специализированный адрес архивного подразделения.
4. Тема письма должна содержать идентификатор документа и дату, например: Архив: Договор №123 от .
5. В теле письма укажите краткое описание, номер акта приёма‑передачи и, при необходимости, пароль к архиву (пароль лучше передать отдельным каналом – мессенджером или телефонным звонком).
6. Нажмите кнопку «Прикрепить файл» (или перетащите архив в окно письма). Выберите ранее созданный ZIP/RAR‑файл.
7. При необходимости включите запрос подтверждения доставки (в Gmail – «Request read receipt», в Яндексе – «Запросить подтверждение получения»).
8. Нажмите «Отправить».

Проверка доставки и оформление акта приёма‑передачи

После отправки выполните следующие действия:

• Отслеживайте статус письма в «Отправленные». Если получатель включил подтверждение, вы получите уведомление о доставке и/или прочтении.
• Сохраните копию письма (в виде PDF) в своей системе документооборота.
• Оформите акт приёма‑передачи в двух экземплярах:
  • Электронный – в виде PDF, подписанный ЭЦП.
  • Бумажный – для архивного подразделения, если это требуется внутренними регламентами.
• Внесите запись в журнал учёта отправленных документов (в 1С, Excel или специализированной системе).

Частые ошибки и как их избежать

Советы по повышению безопасности при отправке в архив

• Шифрование S/MIME. Настройте сертификаты для отправки зашифрованных писем.
• Двухфакторная аутентификация (2FA) в почтовом аккаунте.
• Регулярные аудиты. Проводите проверку журналов отправки раз в квартал.
• Хранение паролей. Используйте менеджер паролей (1Password, KeePass) и передавайте пароли отдельным каналом.
• Резервное копирование. Сохраняйте копию архива в отдельном безопасном хранилище (например, на зашифрованном внешнем диске).

Отправка документов в электронный архив по электронной почте – проверенный и удобный способ, который при правильном подходе полностью соответствует законодательным требованиям. Ключевые моменты, которые необходимо помнить:

• Подготовьте документ в надёжном формате (PDF/A) и подпишите его ЭЦП.
• Архивируйте файлы в ZIP/RAR, задав пароль.
• Отправляйте через защищённый почтовый сервис, включив запрос подтверждения доставки.
• Оформите акт приёма‑передачи и задокументируйте процесс в системе учёта.

Соблюдая эти рекомендации, вы гарантируете долговременную сохранность, правовую силу и контроль доступа к важным деловым документам.

Источник информации: статьи и руководства, опубликованные в сети Интернет (2020‑2026 гг.), включая материалы от Yandex, Gmail, Mail.ru, КонсультантПлюс, Астрал‑Софт и другие ресурсы.