Паспорт фонда архива – это учетно‑справочный документ комплексного характера, который отражает состав, состояние, объём и условия хранения документов, входящих в Архивный фонд Российской Федерации (АФРФ). Он составляется ежегодно и служит основой для централизованного государственного учёта архивных документов в организациях, осуществляющих их хранение.

Нормативная база

• Федеральное архивное агентство (Росархив) – Информационно‑методические письма «Об итогах паспортизации государственных и муниципальных архивов, государственных музеев и библиотек, научных организаций» (по состоянию на , и др.).
• Приказ Росархива от № 11 «Об утверждении формы паспорта архива организации, хранящей управленческую документацию» (Приложение 4).
• Регламент государственного учёта документов Архивного фонда Пермского края и аналогичные региональные инструкции (например, Администрация г. Челябинска, Архивный отдел Кемеровской области).
• КонсультантПлюс – статьи и образцы заполнения паспорта архива (2026 г.).

Кто обязан составлять паспорт?

Паспорт составляют организации, которые:

• хранят управленческую документацию;
• обеспечивают временное или постоянное хранение документов АФРФ;
• являются государственными, муниципальными архивами, музеями, библиотеками, научными организациями РАН и другими учреждениями, ведущими учет архивных фондов.

По правилам, паспорт готовится в двух экземплярах: один направляется в вышестоящий архив (например, в ГА РФ или региональный архивный отдел), второй остаётся в деле фонда организации до её ликвидации.

Сроки предоставления

Согласно инструкциям, паспорт заполняется ежегодно и представляется:

• до 10 декабря текущего года – первый экземпляр в архивный отдел;
• к 30 декабря отчетного года – паспорт архива организации на 1 декабря (например, в Кемеровской области).

Содержание паспорта архива

Паспорт включает несколько обязательных разделов, которые могут немного различаться в зависимости от ведомственной инструкции, но в целом сохраняют единую логику:

1. Общие сведения об организации – наименование, юридический адрес, ИНН, ОГРН, вид деятельности, реквизиты руководителя.
2. Сведения о фонде – название фонда, дата его создания, период охвата документов, объём (количество единиц хранения, листы, дела).
3. Состояние и комплектность фонда – информация о наличии lacunae, повреждений, реставрационных работ, степени износа носителей.
4. Условия хранения – температура, влажность, освещение, наличие систем пожаротушения, охраны, доступа.
5. Перечень описей и дел – ссылки на описи (номера, даты составления), краткое содержание групп документов.
6. Сведения о wykorzystании и предоставлении – статистика выдач, количество запросов, использование в научных и административных целях.
7. План мероприятий по сохранению и использованию – мероприятия по реставрации, цифровизации, улучшению условий хранения на следующий период.
8. Подписи ответственных лиц – руководитель организации, главный архивариус, ответственный за учет.

В некоторых инструкциях (например, в Приложении 29 к приказу Росархива) дополнительно указываются:

• сведения о документах, подлежащих постоянному хранению (уголовные и гражданские дела – 75 лет, протоколы паталогоанатомических вскрытий – постоянно);
• данные о приватизированном жилом фонде (срок хранения 75 лет);
• информация о документах, включённых в состав АФРФ на основании экспертизы ценности.

Пример структуры паспорта (в виде таблицы)

Порядок заполнения паспорта

1. Сбор исходных данных – из книг учета поступления и выбытия дел, листа фонда, списка фондов, реестра описей, актов о состоянии документов.
2. Анализ состояния хранения – проверка показателей микроклимата, результатов технического осмотра помещений, актов о реставрации.
3. Формирование разделов – заполнение каждого пункта шаблона согласно собранным данным.
4. Согласование и утверждение – документ передается на проверку главному архивариусу, затем утверждается руководителем организации.
5. Оформление и передача – печать двух экземпляров, прошивание, проставление печатей, отправка одного экземпляра в архивный отдел (или в ГА РФ) до установленного срока, второй – в дело фонда организации.

Значение паспорта для управления архивным фондом

Паспорт фонда архива выполняет несколько ключевых функций:

• Обеспечивает единообразный государственный учет документов АФРФ;
• Позволяет оценить эффективность хранения и использования фонда;
• Служит основой для планирования мероприятий по сохранению, реставрации и цифровизации;
• Предоставляет информацию для вышестоящих органов (архивные управления, Росархив) при формировании общероссийских статистических отчетов;
• Является документом подтверждения легальности хранения документов, что важно при проверках, аудитах и судебных разбирательствах.

Полезные ссылки и ресурсы

• Федеральное архивное агентство – rosarhiv.ru (раздел «Методические материалы»).
• КонсультантПлюс – образцы заполнения паспорта архива (поиск по запросу «паспорт архива организации»).
• Электронные описи архивных фондов – открытые данные Минфина России (CSV‑файлы с паспортами наборов данных).
• Региональные инструкции: Администрация г. Челябинска, Архивный отдел Кемеровской области, Инструкция по заполнению паспорта архива Пермского края.

Паспорт фонда архива – незаменимый инструмент системного управления архивным документооборотом. Его регулярное и корректное заполнение обеспечивает прозрачность учета, способствует сохранению национального документального наследия и упрощает взаимодействие между организациями‑хранителями и государственными архивными органами. Соблюдение установленных сроков, использование утвержденных форм и внимание к деталям состояния хранения делают паспорт не просто формальным документом, а реальным механизмом защиты и эффективного использования Архивного фонда Российской Федерации.