Передача архивных документов в муниципальный архив — это строго регламентированная процедура, регулируемая законодательством РФ в области архивного дела. Ключевым документом, фиксирующим переход ответственности за сохранность дел от владельца (передающей стороны) к архиву (принимающей стороне), является Акт приема-передачи архивных документов на хранение. Ошибки в оформлении этого акта могут привести к отказу архива в приеме документов, административным штрафам и рискам утраты ценной информации.

Нормативная правовая база

Основным документом, регулирующим порядок передачи документов в государственные (в т.ч. муниципальные) архивы, является:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 16, 17, 22).
• Приказ Росархива от № 125 «Об утверждении Административного регламента предоставления Росархивом государственной услуги по приему на хранение архивных документов, образующихся у федеральных органов власти, и государственной услуги по приему на хранение архивных документов, образующихся у организаций» (распространяется на взаимодействие с муниципальными архивами по аналогии).
• Приказ Росархива от № 236 «Об утверждении Требований к составу и параметрам архивных документов, передаваемых в государственные архивы Российской Федерации в электронном виде» (если передача в электронном виде).
• ГОСТ Р 7.0.100-2018 «Архивное дело. Описание дел. Общие требования» (правила составления описей).
• Региональные законы об архивном деле и типовые инструкции муниципальных архивов.

Подготовительный этап: что нужно сделать до составления Акта

Самое главное помнить: Архив не примет документы без предварительной экспертизы значений и надлежащего оформления дела. Процесс начинается задолго до подписания акта.

Формирование фонда и экспертиза значений

1. Сортировка и отбор: Документы сортируются по делам в соответствии с номенклатурой дела организации.
2. Экспертиза значений: Каждое дело оценивается комиссией по экспертизе значений (КЭЗ) организации. Решается срок хранения (временное или постоянное) и категория ценности.
3. Акт экспертизы значений: Оформляется отдельным документом (по форме, утвержденной приказом Росархива или типовой формой организации), который обязательно прикладывается к делу и ссылается в Акте приема-передачи.

Описание дел (Составление описи)

Согласно ГОСТ Р 7.0.100-2018, каждое дело должно быть описано. Опись — это основной справочный аппарат, без которого архив не сможет обеспечить поиск документов.

• Опись составляется в 2 экземплярах (один остается в архиве, второй — у передающей стороны с отметкой о приеме).
• В описи указываются: шифр фонда, номер описи, номер дела, заглавие дела, даты начала и окончания, количество листов, срок хранения, примечания.

Оформление дел (Сшивка, оправление, маркировка)

• Дела сшиваются, оправляются в обложки архивного стандарта.
• На корешке и обложке наносится маркировка: Индекс (шифр фонда), Номер описи, Номер дела.
• Внутри дела: служебные записки, акты экспертизы, перечни документов внутри дела (если требуется).

Заявка на передачу

Организация направляет в муниципальный архив официальное письмо-заявку с просьбой принять документы на хранение, указывая объем (пог. метры / количество дел), состав фондов и предлагаемые сроки передачи. Архив выдает заключение о возможности приема (учитывая площадь хранилищ).

Структура и реквизиты Акта приема-передачи

Единой строго обязательной формы акта для всех случаев жизни не существует (кроме случаев передачи в Росархив по Приказу № 125), однако на практике используется типовая форма, рекомендованная Росархивом или разработанная самим муниципаальным архивом и закрепленная в его локальных актах.

Обязательные реквизиты акта:

1. Наименование документа: «Акт приема-передачи архивных документов на хранение».
2. Дата и место составления (город, название архива).
3. Стороны (Состав комиссии):
   • От передающей стороны: Руководитель организации или уполномоченное лицо (приказ о комиссии), ответственный за архив/делопроизводство.
   • От принимающей стороны (муниципальный архив): Директор архива или заместитель, старший архивист фонда, архивист-эксперт.
4. Основание для передачи: Ссылка на закон (ст. 16, 22 ФЗ-125), письмо-заявку, заключение архива о готовности приема.
5. Табличная часть (Перечень передаваемых документов): Это «сердце» акта. Обязательные колонки:
   • Порядковый номер.
   • Шифр фонда (индекс).
   • Номер описи.
   • Номера дел (начальный, конечный).
   • Заглавие дела (или диапазон заглавий при сдаче партией).
   • Даты документов в деле (начало — конец).
   • Количество листов в деле.
   • Срок хранения (временный / постоянный).
   • Номер и дата Акта экспертизы значений (для каждого дела или диапазона).
   • Примечания (состояние бумаги, наличие вложений на иных носителях).
6. Условия хранения и доступа: Указание на режим доступа (открытые/секретные/персональные данные), особые условия хранения (температура, влажность), порядок выдачи копий.
7. Подписи членов комиссии: С расшифровкой (ФИО полностью) и датой.
8. Печати сторон: Печать передающей организации (если есть) и печать муниципального архива.

Процедура подписания и передачи (Пошагово)

Шаг 1: Приезд комиссии архива (Выездная приемка) или привоз документов в архив

Чаще всего комиссия муниципального архива выезжает на место хранения документов (в организацию) для осмотра состояния дел, проверки соответствия описи реальному составу и качества оправления.

Шаг 2: Внутренняя инвентаризация (Сверка)

• Проверяется каждый номер дела по описи: соответствие заглавия, дат, количества листов.
• Проверяется наличие Актов экспертизы значений внутри дел или в отдельной папке.
• Оценивается физическое состояние: нет ли плесени, повреждений, скрепок (их нужно удалить), правильно ли пронумерованы листы.

Шаг 3: Составление Акта в 3 экземплярах

• Экземпляр 1: Остается в муниципальном архиве (основание для инвентаризации и учета в фонде).
• Экземпляр 2: Передается организации-передатчику (подтверждение списания с баланса/учета).
• Экземпляр 3: Прикладывается к описи (или хранится в архиве как контрольный).

Шаг 4: Передача описей

Один экземпляр описи (подписанный комиссией) передается в архив вместе с делами. Второй экземпляр описи с отметкой архива «Принято» (подпись, печать, дата) остается у организации.

Шаг 5: Физическая перевозка

Документы упаковываются в архивные короба (по ГОСТ), на короба наносится маркировка (фонд, опись, номера дел). Составляется Товарно-транспортная накладная (ТТН) или Акт приема-передачи груза для транспортной компании, если перевозка осуществляется сторонним перевозчиком.

Особенности передачи электронных документов

Если документы передаются в электронном виде (согласно Приказу Росархива № 236), Акт приема-передачи дополняется/изменяется:

• Указывается формат файлов (PDF/A, TIFF, XML и т.д.), контрольные суммы (хеш-суммы MD5/SHA-256) для каждого файла/дела.
• Приложением является Реестр передаваемых электронных документов (в формате XML или CSV).
• Передача осуществляется через защищенные каналы связи (ЭДО, СФСП, портал архива) или на защищенных носителях (с последующим уничтожением носителя или его возвратом).
• Акт подписывается усиленными квалифицированными электронными подписями (КЭП) обеих сторон.

Типичные ошибки, приводящие к отказу в приеме

Юридические последствия подписания Акта

1. Переход ответственности: С момента подписания акта ответственность за сохранность, учет и использование документов переходит к муниципальному архиву (ст. 22 ФЗ-125).
2. Списание с учета передающей стороны: Организация списывает документы с баланса/внутриорганизационного учета на основании Экземпляра 2 Акта.
3. Включение в учет архива: Архив вносит фонд в Государственный реестр архивных фондов, присваивает шифр фонда (если нового фонда) или продолжает существующий.
4. Доступ к документам: После передачи организация-владелец (и третьи лица) получают доступ к документам только через читальный зал архива по правилам архива (заказ копий, изучение в читальном зале).

Образец структуры Акта (Шаблон для ориентира)

АКТ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ НА ХРАНЕНИЕ

г. _______________ «___» _____________ 202_ г.

Мы, нижеподписавшиеся:
ПРЕДСТАВИТЕЛИ ПЕРЕДАЮЩЕЙ СТОРОНЫ:
_________________________________________________ (Должность, ФИО, основание — приказ №___)
_________________________________________________ (Должность, ФИО)
ПРЕДСТАВИТЕЛИ ПРИНИМАЮЩЕЙ СТОРОНЫ (МУНИЦИПАЛЬНЫЙ АРХИВ _______________):
_________________________________________________ (Должность, ФИО)
_________________________________________________ (Должность, ФИО)

Составили настоящий Акт о том, что ПЕРЕДАЮЩАЯ СТОРОНА передала, а ПРИНИМАЮЩАЯ СТОРОНА приняла на хранение архивные документы Фонда № ___ «Наименование фонда/организации» в количестве:

ИТОГО: Дело ___ шт., Листов ___ шт., Объем ___ пог. м.
ПЕРЕЧЕНЬ ПЕРЕДАВАЕМЫХ ДЕЛ (ПРИЛОЖЕНИЕ К АКТУ):
№ п/п | Шифр фонда | № описи | № дела | Заглавие дела | Даты | Кол-во листов | Срок хранения | № акта экспертизы | Примечание
1 | 123 | 1 | 1 | Приказы по основной деятельности | 2010-2015 | 250 | Постоянный | № 5 от |
... | ... | ... | ... | ... | ... | ... | ... | ... |
Документы подготовлены в соответствии с требованиями ГОСТ Р 7.0.100-2018, оправлены в архивные обложки, пронумерованы, сшиты. Акт экспертизы значений № ___ от ___ г. прилагается.
Опись фонда № ___ в 2-х экземплярах передана вместе с делами.

Состояние документов при приеме: _________________________________________ (хорошее / удовлетворительное / требуют реставрации: номера дел ___).

ПЕРЕДАЮЩАЯ СТОРОНА гарантирует, что переданные документы не содержат сведений, составляющих государственную тайну (или: содержат сведения, составляющие государственную тайну / персональные данные / коммерческую тайну — гриф секретности указан в описи).

ПРИНИМАЮЩАЯ СТОРОНА обязуется обеспечить сохранность, учет и использование документов в соответствии с законодательством РФ.

Акт составлен в 3 (трех) экземплярах: 2, в Муниципальный архив, 1, в Передающую сторону. Опись в 2-х экземплярах: 1 — в архив, 1 — у передающей стороны с отметкой о приеме.

ПОДПИСИ:

ПЕРЕДАЮЩАЯ СТОРОНА: ПРИНИМАЮЩАЯ СТОРОНА (МУНИЦИПАЛЬНЫЙ АРХИВ):
________________ /Иванов И.И./ ________________ /Петров П.П./
М.П. М.П.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос: Нужно ли платить за хранение в муниципальном архиве?

Ответ: Для государственных и муниципальных организаций, а также организаций, выполняющих государственные функции (в части госфункций) — хранение бесплатно (ст. 16 ФЗ-125). Для коммерческих организаций, передающих документы по решению учредителей или при ликвидации, хранение может быть платным по тарифам, установленным муниципалитетом (ст. 22 ФЗ-125, ст. 16 ФЗ-125 ч. 4). Условия фиксируются в Договоре на хранение (если платное) или в самом Акте (если бесплатное).

Вопрос: Можно ли передать документы без описи?

Ответ: Нет. Опись — обязательный справочный аппарат (ст. 16 ФЗ-125, ГОСТ Р 7.0.100). Архив не сможет обеспечить учет и поиск без описи. Исключение — единичные документы, передаваемые в состав существующего фонда по акту пополнения, но даже тогда требуется перечень.

Вопрос: Что делать, если архив отказывает в приеме из-за отсутствия мест?

Ответ: Архив обязан принять документы, подлежащие обязательной передаче (госорганы, госфонды). При отказе нужно требовать письменный отказ с обоснованием и обращаться в вышестоящий орган (Министерство культуры региона / Росархив) или в суд. Для коммерческих организаций архив может отказать по отсутствию мест, тогда документы хранятся в организации до решения вопроса (строительство хранилища, передача в другой архив, оцифровка).

Вопрос: Сроки передачи документов в архив?

Ответ: Согласно ст. 16 ФЗ-125, документы с постоянным сроком хранения и временным (сроком более 10 лет) передаются в архив по истечении 5 лет со дня окончания дела (для госорганов, 3 года). При ликвидации организации — в сроки, установленные законодательством о ликвидации (обычно до подачи заявки о ликвидации в налоговую).

Акт приема-передачи архивных документов в муниципальный архив — это не просто формальность, а юридически значимый документ, завершающий жизненный цикл документов в организации и начинающий их архивное хранение. Ключ к успеху, тщательная подготовка: качественная экспертиза значений, грамотная опись по ГОСТу, надлежащее физическое оформление дел и полная комплектация актами экспертизы. Только при соблюдении всех процедур передача пройдет быстро, а документы будут гарантированно сохранены для истории и правовых нужд.

Данная статья носит информационный характер. Для оформления конкретной передачи рекомендуется проконсультироваться со специалистами принимающего муниципального архива и юристами организации.