Передача документов по личному составу в государственный архив — это обязательная юридическая процедура, регулируемая Федеральным законом от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», а также подзаконными актами (Приказ Росархива, Правила организации хранения и т.д.). Несоблюдение сроков и правил сдачи влечет за собой административную ответственность (ст. 13.20 КоАП РФ) и риски для прав граждан (пенсионное обеспечение, стаж, льготы).

Данная статья подробно разбирает весь цикл работ: от внутренней подготовки дел до подписания Акта приема-передачи в архиве.

Нормативная правовая база

Основные документы, регулирующие процесс:

• ФЗ № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ» (ст. 21 — передача на постоянное хранение).
• Приказ Росархива от № 236 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ…» (далее — Правила № 236).
• Приказ Росархива от № 312 «Об утверждении Типовых перечней документов…» (определяет сроки хранения).
• ГОСТ Р 7.0.100-2018 «Архивное дело. Описание дел. Общие требования».
• Региональные законы об архивном деле (для муниципальных архивов).

Какие документы подлежат обязательной сдаче

Согласно ст. 21 ФЗ № 125-ФЗ и п. 35 Правил № 236, в государственные/муниципальные архивы передаются документы по истечении сроков временного хранения в организации-образователе.

Основные категории кадровых документов (личный состав):

1. Личные дела работников (анкеты, автобиографии, копии документов, справки, характеристики). Срок хранения — 75 лет (до 2003 г.) или 50 лет (после 2003 г.).
2. Кадровые приказы (распоряжения) о приеме, переводе, увольнении, награждении, назначении зарплаты. Срок хранения — 75/50 лет.
3. Табеля учета рабочего времени (если нет иных подтверждений стажа). Срок — 75/50 лет.
4. Листки учета трудовой книги / вкладыши (при ликвидации организации). Срок — 75/50 лет.
5. Документы по пенсионному обеспечению (справки о зарплате, выслуге лет, вредных условиях труда). Срок — 75/50 лет.
6. Папки личных дел уволенных работников, сформированные по итогам работы.

Этапы подготовки к передаче (Внутренняя работа организации)

Процесс подготовки — самый трудоемкий этап. Ошибки на этом этапе приводят к возврату документов из архива и потере времени.

Этап 1: Экспертиза документов и определение сроков хранения

Проводится Экспертной комиссией организации (утверждается приказом руководителя). Комиссия определяет категорию ценности и срок хранения каждого дела согласно Типовым перечням (Приказ № 312).

Этап 2: Упорядочение и научная обработка

• Сортировка: дела группируются по годам, структурным подразделениям, алфавиту (внутри года).
• Проверка полноты: в личном деле должны быть все документы, указанные в перечне (приказ о приеме, трудовой договор, приказы о переводах/увольнении, копия трудовой книги при увольнении и т.д.).
• Восстановление утерянных: если не хватает приказа — запрашивается копия в архиве вышестоящей организации или восстанавливается через суд/нотариуса.
• Нумерация листов: сквозная нумерация всех листов в деле (кроме обложки).
• Прошивка дел: на 4 пркола (ГОСТ Р 7.0.100-2018), нитью № 10 или ленточкой. Узел на обложке, концы нити 3-5 см, закреплены клейкой бумагой с печатью организации и подписью ответственного.

Этап 3: Составление описи дел (Форма по ГОСТ Р 7.0.100-2018)

Опись составляется в 3 экземплярах (2 — в архив, 1 — остается в организации до получения подтверждения).

Структура описи:

• Титульный лист (Наименование организации, фонд, опись №, даты начала/окончания, количество дел/листов).
• Табличная часть: № дела п/п, Индекс (Фонд/Опись/Дело), Заголовок дела (в точности по обложке), Даты начала/окончания, Число листов, Срок хранения, Примечания.
• Подписи: Руководителя организации, Члена экспертной комиссии, Архивариуса организации (если есть).
• Согласование: На всех 3 экземплярах ставится печать организации и отметка государственного архивариуса об согласовании описи (п. 9 Правил передачи).

Этап 4: Историческая справка (для первой передачи или при изменении реквизитов)

Составляется по форме (Приложение к Приказу № 236). Содержит: историю организации (названия, реорганизации, ликвидация), сведения о составе фонда, состоянии сохранности, условиях хранения. При последующих передачах дается дополнение к исторической справке об изменениях.

Взаимодействие с государственным архивом (Предварительная согласовка)

Нельзя просто приехать в архив с коробками. Необходимо заранее (за 1-3 месяца) связаться с приемной комиссией соответствующего архива:

• Государственный архив субъекта РФ — для организаций регионального подчинения и ликвидированных юрлиц.
• Муниципальный архив — для органов местного самоуправления и муниципальных учреждений.
• Ведомственный/Федеральный архив — для ведомственных организаций (Минобороны, МВД, Росатом и др.).

Действия:

1. Направить официальное письмо с уведомлением о готовности к передаче (указать фонд, кол-во дел, листов, период).
2. Предоставить проект описи и историческую справку на предварительную экспертизу (часто по email или через АИС «Архив»).
3. Дождаться письменного согласования описи архивариусом-экспертом (с печатью и подписью). Согласование может длиться месяцами — планируйте заранее.
4. Договориться о дате и времени приема-передачи.

Процедура приема-передачи в архиве

Документы для передачи в архив (пакет):

• Подшитые и пронумерованные дела (в коробках/папках с этикетками: Фонд, Опись, № дела).
• 3 экземпляра согласованной описи.
• Историческая справка (или дополнение к ней) — 2 экз.
• Акт приема-передачи архивных документов (составляется архивом на месте в 2 экз.).
• Письмо-обложку (сопроводительное) от руководителя организации.
• Доверенность на представителя, сдающего дела.

Ход процедуры:

1. Внешний осмотр: архивариус проверяет соответствие дел описи, качество прошивки, нумерации, наличие печаток на узлах.
2. Выборочная проверка: сверка заголовков, дат, полноты личных дел (наличие приказа об увольнении, копии ТК).
3. Подписание Акта приема-передачи: составляется в 2 экземплярах. Один остается в архиве, второй — у организации (с синей печатью архива и подписью главного архивариуса/заведующего приемом).
4. Отметки в описи: на всех 3 экземплярах описи архивариус ставит отметку: «Принято в ГА [Название] фонд № Х, опись № У, дело № 1-Н. Дата. Подпись. Печать».
5. Один экземпляр описи с отметками архив забирает, второй выдает организации, третий остается в организации (если не был передан ранее).

Особенности для коммерческих организаций и при ликвидации

• Коммерческие организации передают в архив только документы по личному составу (кадровый архив). Документы по основной деятельности (бухгалтерия, договоры, производство) хранят самостоятельно или в коммерческих архивах/хранилищах (если сроки не истекли), либо уничтожают после экспертизы.
• Ликвидация юрлица: сдача кадрового архива — обязательный этап перед исключением из ЕГРЮЛ (п. 2 ст. 63 ГК РФ, ст. 21 ФЗ № 125-ФЗ). Несдача архива — основание для отказа налоговой в ликвидации или привлечения директора к субсидиарной ответственности.
• Реорганизация (слияние, присоединение, разделение, преобразование): документы передаются правопреемнику (Акт передачи), а не в госархив. В госархив они попадут только при ликвидации последнего правопреемника или по истечении сроков хранения у правопреемника.

Электронные документы по личному составю

С 2022 года (ФЗ № 377-ФЗ, изменения в ФЗ № 125-ФЗ) вводится обязательная передача электронных архивных документов в электронных архивах (Государственная архивная служба создает Единую федеральную архивную информационную систему).

Требования к электронным делам:

• Наличие уполномоченной электронной подписи (КЭП) на документах.
• Соответствие формату PDF/A или XML (по стандартам Росархива).
• Наличие электронной описи (метаданных) по схеме Росархива.
• Проверка на вирусы, целостность (хеш-суммы).
• Передача через защищенные контуры связи (ТКС) или на защищенных носителях (по согласованию с архивом).

На текущий момент (2026 г.) параллельно существуют бумажные и электронные потоки. Полный переход на электронную передачу планируется поэтапно.

Типичные ошибки и риски

Сроки и ответственность

• Срок передачи: в течение 1 года после истечения срока временного хранения (п. 9 Правил № 236) или в установленные законом сроки при ликвидации (до представления документов в налоговую).
• Административная ответственность (ст. 13.20 КоАП РФ):
  • На должностных лиц: штраф 500–1000 руб.
  • На юрлиц: штраф 3000–5000 руб.
• Гражданско-правовая: возмещение ущерба гражданину, если из-за потери документов в организации он не смог подтвердить стаж/зарплату для пенсии.
• Уголовная (ст. 293 УК РФ — халатность): в случае тяжких последствий (массовая потеря дел).

Чек-лист: Готовность к передаче (Резюме)

Перед звонком в архив убедитесь, что:

• [ ] Проведена экспертиза, сроки хранения истекли (или организация ликвидируется).
• [ ] Все личные дела полны (приказы, договоры, копии ТК, справки).
• [ ] Дела прошиты на 4 пркола, листы пронумерованы сквозно.
• [ ] Составлена опись в 3 экз. по ГОСТ Р 7.0.100-2018.
• [ ] Написана Историческая справка (или дополнение).
• [ ] Опись и справка согласованы архивариусом госархива (есть печать/подпись на проекте).
• [ ] Подготовлены коробки с маркировкой (Фонд, Опись, №№ дел).
• [ ] Оформлена доверенность на водителя/курьера/сотрудника.
• [ ] Написано сопроводительное письмо от руководителя.
• [ ] Забронирована дата приема в приемной комиссии архива.

Передача документов по личному составу в государственный архив — это не формальность, а гарантия социальных прав людей, проработавших в вашей организации. Качественная подготовка (упорядочение, прошивка, опись, согласование) занимает 80% времени, но именно она обеспечивает беспроблемный прием в архив. Не начинайте подготовку за неделю до ликвидации, процесс согласования описи с архивом может занять несколько месяцев. При отсутствии штатного архивариуса рекомендуется привлечь специализированные архивные организации (аутсорсинг) для проведения научно-технической обработки и сопровождения передачи.

Дата актуальности информации: . Нормативная база может меняться, перед началом работ проверяйте актуальность Приказов Росархива и региональных законов.