Дата публикации: 10 июля 2026 г.

Содержание

1. Нормативно‑правовая база
2. Требования к электронному документу
3. Подготовка к передаче
4. Форматы и контейнеры передачи
5. Этапы передачи в архив
6. Оформление и подписи
7. Материальные носители и их защита
8. Проверка воспроизводимости
9. Совместимость СЭД и СХЭД
10. Рекомендации и лучшие практики
11. Вопросы и ответы

Нормативно‑правовая база

Перечень нормативных актов‚ регулирующих передачу электронных документов в архив‚ постоянно обновляется. На 2026 год ключевые документы включают:

• Правила делопроизводства (утв. приказом ФАА от № 69).
• Приказ Федерального архивного агентства от № 69: «Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота (СЭД) и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов».
• Проект рекомендаций по комплектованию‚ учёту и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций (Федеральное архивное агентство).
• Стандарты обмена электронными документами (ГОСТ Р 52779‑2007‚ ISO 15489‑1).
• Требования к «доверенной среде» (ЭОС‚ открытый формат контейнера).

Все процессы передачи должны соответствовать этим нормативам‚ иначе документ может быть отклонён архивом.

Требования к электронному документу

Для успешной передачи в архив электронный документ (ЭД) должен отвечать следующим критериям:

• Уникальный идентификатор (UID) – генерируется в системе СЭД.
• Метаданные – обязательный набор полей:
  • Наименование документа;
  • Дата и время создания;
  • Автор (физическое/юридическое лицо);
  • Код классификатора (по номенклатуре дел);
  • Сроки хранения (основной‚ рабочий‚ архивный);
  • Контрольные суммы (SHA‑256‚ MD5) для проверки целостности.
• Формат файла – допускаются PDF/A‑2/3‚ XML‚ TIFF (для сканов)‚ а также открытый контейнер ЭОС‑Container (см. раздел 4).
• Электронная подпись – квалифицированная подпись (КЭП) или усиленная электронная подпись (УЭП) в соответствии с ФЗ 63.
• Неперезаписываемость – документ должен быть записан на носитель «одноразовой записи» (WORM) либо защищён средствами контроля версий.

Подготовка к передаче

Подготовительный этап делится на четыре подпункта:

1. Идентификация и классификация – документ привязываеться к номенклатуре дел (дело‚ подпапка‚ тип).
2. Формирование электронного дела – в СЭД собираются все файлы‚ относящиеся к одному делу‚ и формируется обложка дела и лист‑заверитель (см. рекомендацию ФАА).
3. Контроль целостности – вычисляются контрольные суммы‚ проверяется отсутствие вирусов.
4. Создание описи – автоматический вывод списка файлов с указанием UID‚ названия‚ размера и контрольных сумм.

Все действия фиксируются в журнале операций СЭД‚ который впоследствии подпишется ответственными лицами.

Форматы и контейнеры передачи

Для унификации процесса передачи в архив большинство организаций используют открытый контейнер‚ разработанный компанией ЭОС:

• ЭОС‑Container (EOC) – zip‑архив с вложенной структурой:
  • metadata.xml – полные метаданные дела;
  • documents/ – папка с оригинальными файлами;
  • signatures/ – подписи в формате CMS;
  • checksums.txt – контрольные суммы всех файлов.
• Контейнер подписывается КЭП и проверяется на совместимость с системой «Архивное дело».

Если архивная система не поддерживает EOC‚ допускается передача в виде отдельного пакета PDF/A‑3‚ где метаданные хранятся в XMP‑слое.

Этапы передачи в архив

Ниже представлена типовая схема передачи электронного дела в архив (с учётом требований ФАА):

1. Инициирование передачи – сотрудник СЭД нажимает кнопку «Отправить в архив»‚ система формирует контейнер EOC.
2. Контроль доступа – проверка прав пользователя (только уполномоченные могут инициировать передачу).
3. Подписание контейнера – КЭП ставится автоматически (или вручную) в момент формирования.
4. Запись на физический носитель:
   • Оптический диск (DVD‑R) «одноразовой записи» (WORM) в двух экземплярах – основной и рабочий.
   • Или передача по защищённому каналу (TLS 1.3) в централизованный архивный сервер.
5. Оформление сопроводительных документов – печать обложки дела‚ листа‑заверителя‚ описи электронного дела.
6. Подписание актов приёма‑передачи – обе стороны (отправитель и получатель) ставят подписи в электронном виде.
7. Регистрация в архиве – архивный оператор вносит запись в реестр‚ присваивает архивный номер.
8. Подтверждение размещения – система отправляет электронное подтверждение (ACK) отправителю.

Все этапы фиксируются в журнале аудита‚ который хранится минимум 5 лет.

Оформление и подписи

Для юридической силы передаваемых документов необходимо:

• Подписать контейнер EOC квалифицированной электронной подписью (КЭП) отправителя.
• Подписать акт приёма‑передачи обеими сторонами (отправитель‚ архивный оператор).
• При необходимости добавить многоуровневую подпись (например‚ подпись руководителя и ответственного за ИТ).

Подписи хранятся в отдельной папке signatures/ внутри контейнера и включаются в контрольные суммы.

Материальные носители и их защита

Согласно рекомендациям ФАА‚ каждый электронный документ (дело) записывается на физически обособленный носитель:

• Оптический диск DVD‑R или BD‑R – одноразовая запись‚ защита от перезаписи.
• Два экземпляра: основной (для архива) и рабочий (для внутреннего доступа в организации).
• Носитель маркируется штрих‑кодом‚ указывающим архивный номер и дату записи.
• Хранение в условиях‚ соответствующих ГОСТ 12.2.007‑91 (температура‚ влажность‚ защита от магнитных полей).

Если используется электронный канал передачи‚ то обязательным является шифрование (AES‑256) и передача по защищённым каналам (VPN/TLS).

Проверка воспроизводимости

Перед сдачей в архив архивный специалист проводит выборочную проверку воспроизводимости:

1. Проверка контрольных сумм (SHA‑256) всех файлов контейнера.
2. Открытие каждого файла в соответствующей программе (PDF‑viewer‚ XML‑парсер).
3. Проверка наличия и корректности электронной подписи.
4. Если автоматическая проверка невозможна – проводится ручная проверка специалистом.

Результаты фиксируются в акте проверки‚ который подписывается обеими сторонами.

Совместимость СЭД и СХЭД

Для обеспечения информационной и функциональной совместимости СЭД (система электронного документооборота) и СХЭД (система хранения электронных документов) необходимо:

• Использовать единый список метаданных (стандартный XSD‑схема‚ согласованную с ФАА);
• Поддерживать протоколы обмена – SOAP/REST с аутентификацией по токену OAuth 2.0.
• Обеспечить механизм трансформации из внутреннего формата СЭД в EOC‑контейнер.
• Регулярно проводить тесты совместимости (тест‑кейсы из рекомендаций ФАА).

Только при выполнении этих условий архив может автоматически принимать документы без ручной доработки.

Рекомендации и лучшие практики

• Автоматизировать формирование описи и контрольных сумм – использовать скрипты или встроенные функции СЭД.
• Внедрить процесс «один документ – один UID» – упрощает поиск и отслеживание в архиве.
• Регулярно проводить аудит прав доступа к функциям передачи в архив.
• Хранить резервные копии контейнеров в отдельном «доверенном» хранилище (например‚ облако с двойным шифрованием).
• Обучать персонал – проводить тренинги по работе с подписью‚ проверке целостности и оформлению актов.
• Документировать процесс в локальном нормативном акте (ПОЛИТИКА УПРАВЛЕНИЯ ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ).

Вопросы и ответы

Какой срок хранения у электронного архива?

Сроки определяются нормативными актами организации и классификатором дел. Обычно: основной – 5 лет‚ рабочий – 3 года‚ архивный – от 10 до 75 лет (в зависимости от типа документа).

Можно ли передать документ без подписи?

Нет. Без квалифицированной электронной подписи документ считается неприёмлемым для государственного архива.

Что делать‚ если контрольная сумма не совпадает?

Необходимо повторно сформировать контейнер‚ проверить исходный файл на наличие повреждений и‚ при необходимости‚ восстановить файл из резервной копии.

Можно ли использовать облачное хранилище вместо оптического диска?

Да‚ если облако соответствует требованиям к «доверенной среде» (шифрование‚ неизменяемость‚ аудит доступа). При этом необходимо оформить соответствующее соглашение с провайдером.

Какие форматы файлов допускаются в архиве?

PDF/A‑2/3‚ XML‚ TIFF‚ а также любые файлы‚ упакованные в EOC‑контейнер‚ при условии наличия метаданных и подписи.

Передача электронного документа в архив – это многоэтапный процесс‚ требующий строгого соблюдения нормативных требований‚ точного формирования метаданных‚ надёжного контроля целостности и правильного оформления сопроводительных документов. При правильной организации процесса организации могут обеспечить:

• Юридическую силу передаваемых документов;
• Долгосрочное сохранение информации без риска потери;
• Упрощённый доступ к архивным материалам для последующего использования;
• Соответствие требованиям ФАА и международных стандартов.

Следуя рекомендациям‚ изложенным в данной статье‚ вы сможете построить надёжный и эффективный процесс передачи электронных документов в архив.

Источник: Федеральное архивное агентство‚ КонсультантПлюс‚ ЭОС‚ Диадок‚ «Время бухгалтера»‚ «Гарант»‚ материалы сети Интернет‚ актуальные на  г.