Передача кадровых дел в архив – обязательная процедура для организаций, которые завершили свою деятельность (ликвидация, реорганизация, банкротство) либо хотят обеспечить долгосрочное хранение персональных данных сотрудников. Ниже представлен пошаговый гид, который поможет избежать ошибок, соблюсти нормативные требования и минимизировать затраты.

Подготовка кадровых документов к сдаче

Прежде чем обращаться в архив, необходимо убедиться, что все документы:

• Исполнены и оформлены корректно – подписи, даты, печати присутствуют;
• Находятся кадокументе – только один экземпляр (архив принимает только оригиналы или заверенные копии);
• Соответствуют актуальным срокам хранения (например, личные дела – 75 лет после увольнения, приказы о приёме/увольнении – 50 лет и т.д.).

На этом этапе также проводится отсев дел, которые не подлежат долгосрочному хранению (черновики, внутренние memo, дубликаты). Такие документы подлежат уничтожению согласно утверждённому порядку (см. Приказ Минкультуры РФ № 558 от ).

Формирование архивных дел и описи

Архив принимает документы, объединённые в дела по тематике и срокам хранения. Рекомендуемая схема:

1. Сгруппировать документы по виду (приказы, трудовые книжки, личные карточки, справки о заработке и т.п.).
2. Внутри каждой группы расположить дела хронологически (по годам).
3. Для каждого дела составить описную ведомость (форма № ОПИСЬ‑1), в которой указываются:
   • наименование дела;
   • период охватываемых документов;
   • количество листов;
   • примечания о состоянии (например, «требует реставрации»).
4. Пронумеровать листы внутри дела и проставить переплёт (скрепление скрепками,Thread‑binding или папка‑скоросшиватель).

Опись составляется в двух экземплярах: один остаётся в организации, второй передаётся вместе с делом в архив.

Выбор городского архива

В Москве основными учреждениями, принимающими кадровые документы, являются:

• Центральный государственный архив трудовых отношений (ЦГАТО) – специализируется на трудовых книжках, приказах о приёме/увольнении, справках о заработке.
• Государственный архив города Москвы (ГАМО) – принимает документы муниципальных предприятий, учреждений и некоторые частные компании.
• Муниципальные архивы округов – удобны, если организация расположена в конкретном административном округе.

Перед визитом рекомендуется уточнить:

• принимает ли выбранный архив конкретный вид документов;
• необходимо ли предварительное согласование (заявление о передаче);
• график приёма и необходимые документы для представителя организации.

Подача документов в архив

Процедура сдачи включает следующие шаги:

1. Составление заявления на передачу дел на архивное хранение (образец можно скачать на сайте архива). В заявлении указываются:
   • наименование организации;
   • ИНН/КПП;
   • перечень передаваемых дел с указанием их индексов по описи;
   • цель передачи (ликвидация, реорганизация, плановое архивирование).
2. Оплата услуг. Тарифы устанавливаются приказами архива. Например, в ЦГАТО за приём одного дела по описи – 310 руб. (Приказ от № 147). Оплата производится через кассу архива или безналичным переводом по реквизитам, указанным в счёте.
3. Передача дел. Сотрудник архива проверяет:
   • соответствие описи фактическому содержанию;
   • отсутствие повреждений, плесени, механических повреждений;
   • полноту комплектности ( все листы пронумерованы, нет пропусков).

   При замечаниях документы возвращаются на доработку.

4. Получение подтверждения. После приёма выдаётся акт приёма‑передачи и квитанция об оплате. Эти документы необходимо хранить в бухгалтерии организации как основание для списания дел из текущего оборота.

Хранение и доступ к переданным документам

После сдачи документы помещаются в специализированные архивохранилища с контролируемой температурой и влажностью. Организация сохраняет право:

• получать копии или выписки из дел (например, справку о заработке или трудовом стаже) – услуга предоставляется бесплатно;
• запрашивать архивные справки для судебных, пенсионных или других целей;
• в случае необходимости – восстанавливать утраченные документы через архив (по платному запросу).

Сроки хранения регламентируются Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» и соответствующими отраслевыми нормативными актами (например, Приказ Минтруда России № 541н от о хранении трудовых книжек).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли сдавать документы в электронном виде?

На сегодняшний день большинство городских архивов принимают только бумажные оригиналы или заверенные копии. Электронные копии могут быть приложены к делу как вспомогательный материал, но не заменяют основной документ.

Что делать, если обнаружены недостатки в оформлении (отсутствует подпись, неверная дата)?

Документ необходимо исправить или оформить дополнительное соглашение с указанием корректных данных, заверить его печатью организации и только после этого передавать в архив.

Нужно ли заверять копии документов нотариусом?

Для передачи в архив достаточно заверения копии печатью организации и подписи уполномоченного лица (руководителя или ответственного за кадровое делопроизводство). Нотариальное заверение требуется только в случае, если архив запрашивает подтверждение подлинности для внешних организаций.

Как определить, какие документы подлежат уничтожению?

Список документов, не подлежащих длительному хранению, утверждён в Перечне документов, подлежащих уничтожению (Приказ Росархива № 236 от ). Обычно это черновые материалы, внутренние служебные записки, дубликаты уже сданных дел.

Полезные советы для оптимизации процесса

• Заведите журнал учета передачи дел – фиксируйте даты, номера описи, суммы оплаты и номера актов приёма‑передачи. Это упрощает последующий поиск и отчётность.
• Проводите периодическую ревизию кадрового архива организации (раз в год) – своевременно выявляйте дела, достигшие срока хранения, и готовьте их к сдаче.
• Используйте стандартизированные шаблоны описи и формы заявлений, доступные на сайтах архивов – это снижает вероятность ошибок и ускоряет обработку.
• При больших объёмах документов рассмотрите возможность аутсорсинга подготовки дел специализированным архивным агентством – они помогут с сортировкой, прошивкой и составлением описи.

Сдача кадровых документов в городской архив – это не только выполнение законодательного требования, но и гарантия сохранности важной информации о сотрудниках на десятилетия. Следуя представленной инструкции, вы сможете:

• правильно подготовить и оформить дела;
• составить точную опись и заявление;
• выбрать подходящий архив и оплатить услуги без лишних затрат;
• получить подтверждение приёма и обеспечить будущий доступ к документам.

Соблюдение порядка и внимание к деталям избавлению от распространённых ошибок позволят избежать штрафов, задержек и обеспечат бесперебойную работу вашей организации даже после её ликвидации или реорганизации.