Почетная грамота Комитета по делам архивов – это официальное знаковое поощрение, выдаваемое за выдающиеся заслуги в сфере архивного дела, за безупречную работу в федеральной государственной гражданской службе и за активное участие в реализации задач, возложенных на Росархив. В статье рассмотрены правовые основы, категории получателей, порядок подачи ходатайства, перечень необходимых документов и практические рекомендации по оформлению наградных актов.

Правовое основание и статус награды

• Почетная грамота Комитета по делам архивов Вологодской области (далее – Почетная грамота) является ведомственной наградой Федерального архивного агентства (ФАА).
• Нормативные акты, регламентирующие её выдачу:
  • Положение о почетной грамоте Федеральной архивной службы России.
  • Инструкция по делопроизводству в органах архивного дела.
  • Локальные нормативные акты региональных комитетов (например, Вологодской, Пензенской областей).
• Грамота присуждается как физическим лицам, так и юридическим лицам – архивным учреждениям, подведомственным Комитету.

Кому и за что вручается Почетная грамота

2.1 Категории получателей

1. Граждане – архивисты, научные сотрудники, сотрудники государственных органов, внесшие значительный вклад в развитие архивного дела.
2. Организации – региональные и муниципальные архивы, научные центры, библиотеки, участвующие в реализации государственных архивных программ.
3. Коллективные группы – команды, успешно реализовавшие крупные проекты (оцифровка, реставрация, создание новых архивных фондов).

2.2 Критерии награждения

• Безупречная и эффективная работа в федеральной государственной гражданской службе.
• Достижение высоких результатов в решении задач, возложенных на Росархив (например, успешная оцифровка крупного фонда, разработка новых методик архивного описания).
• Личные заслуги и достижения в научной и практической деятельности, подтверждённые публикациями, патентами, международными проектами.
• Активное участие в организации и проведении мероприятий, направленных на популяризацию архивного дела (выставки, конференции, образовательные программы).

Порядок подачи ходатайства о награждении

3.1 Сроки подачи

Ходатайство должно быть подано не позднее, чем за один месяц до планируемой даты вручения. Это позволяет Комитету рассмотреть материалы, подготовить заключение и оформить приказ о награждении.

3.2 Кто имеет право инициировать ходатайство

• Руководитель архивного учреждения (директор, заведующий отделом).
• Руководитель территориального подразделения Комитета.
• Государственный орган, подведомственный Комитету (по согласованию).

3.3 Образец ходатайства (структура)

Шапка документа
 Наименование организации
 Адрес, телефон, e‑mail
 № и дата документа

Текст ходатайства
 1. Наименование и должность лица, вносящего ходатайство.
 2. Краткое обоснование необходимости награждения (описание заслуг, конкретные результаты).
 3. Перечень прилагаемых документов (см. пункт 4).
 4. Предлагаемая дата вручения (не ранее чем через 30 дней).
 5. Подпись, ФИО, должность, печать организации.

3.4 Перечень обязательных приложений

1. Копия трудовой книжки (для физических лиц) или устав организации (для юридических лиц).
2. Справка о выслуге/стажe (если требуется по локальному нормативному акту).
3. Документы, подтверждающие заслуги:
   • Отчёты о реализованных проектах.
   • Публикации, патенты, дипломы.
   • Отзывы и рекомендации руководителей.
4. Фотография (для печати на грамоте, если предусмотрено).
5. Бланк «Заявление о награждении» – готовый образец доступен для скачивания в формате DOC и PDF.

Рассмотрение ходатайства и принятие решения

После получения полного пакета документов ходатайство передаётся в профильный комитет, который в течение 10 рабочих дней формирует заключение. По результатам рассмотрения комитет может принять одно из решений:

• Рекомендовать награждение Почетной грамотой.
• Отказать в награждении с указанием причин.
• Запросить дополнение материалов.

В случае положительного решения издаётся приказ о награждении, образец которого утверждён Инструкцией о делопроизводстве. Приказ подписывается руководителем Комитета и печатается на официальном бланке.

Оформление и вручение грамоты

5.1 Технические характеристики грамоты

• Размер листа – А4, печать на плотной бумаге (300 г/м²).
• Текст оформлен шрифтом Times New Roman, кегль 14 пт, с использованием официальных гербов и печатей.
• На грамоте указываются:
  • Наименование награды.
  • ФИО получателя (или название организации).
  • Краткое описание заслуг.
  • Дата и подпись уполномоченного лица.

5.2 Церемония вручения

Вручение происходит в официальных мероприятиях Комитета (конференции, юбилейные встречи, День архивов). При необходимости может быть организовано индивидуальное вручение в офисе получателя.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли наградить одного человека более одной Почетной грамотой в течение года?

Да, но в течение календарного года одному сотруднику может быть присвоена не более одной Почетной грамоты от одного Комитета.

Какие сроки подачи ходатайства при плановом вручении в конце года?

Ходатайство следует подавать не позднее 30 декабря, если планируется вручение в декабре.

Нужна ли рекомендация от руководителя регионального отделения?

Да, рекомендация обязательна, если инициатором является не руководитель организации, а другое лицо.

Можно ли наградить коллектив без указания конкретных имён?

Да, в таком случае в грамоте указывается название организации и указание «Коллектив», а в приложениях – перечень участников.

Что делать, если получатель уволился до вручения?

Грамота может быть вручена в виде почетного письма с указанием даты награждения; в этом случае в приказе указывается статус «бывший сотрудник».

Практический пример: как оформить приказ о награждении

Приказ № 27‑2026
От «15» марта 2026 г.

О награждении Почетной грамотой Комитета по делам архивов Вологодской области

В соответствии с Положением о почетной грамоте Федеральной архивной службы России,
на основании ходатайства от г. № 12/ВА‑2026,
приказываю:


Наградить Почетной грамотой гражданина Иванова Сергея Петровича,
 заместителя начальника отдела архивного дела,
 за успешную реализацию проекта «Оцифровка фондов 19‑го века»,
 продемонстрировавшего высокие результаты в решении задач Росархива.

Вручить грамоту в рамках церемонии «День архивов» г.
 в здании Комитета по делам архивов Вологодской области.

Ответственность за подготовку и подписание грамоты возложить на
 начальника отдела кадров Комитета – Петрову М. И.

Подпись: ______________________
(Ф.И.О., должность, печать)

Где скачать бланки и образцы

Все необходимые формы доступны на официальных сайтах:

• Сайт Федерального архивного агентства – раздел «Документы» → «Бланки и образцы».
• Региональные порталы (Вологодская, Пензенская области) – раздел «Нормативные акты» → «Почетная грамота».

Файлы предоставляются в форматах DOC и PDF для удобного редактирования и печати.

Почетная грамота Комитета по делам архивов – важный инструмент поощрения профессионалов, работающих в сфере сохранения исторического наследия России. Правильное оформление ходатайства, соблюдение сроков и подготовка полного пакета документов позволяют ускорить процесс награждения и гарантировать, что заслуженные сотрудники и организации получат заслуженное признание.

Если у вас возникли дополнительные вопросы, рекомендуется обратиться в отдел кадров вашего архивного учреждения или в региональный отдел Комитета по делам архивов.