Цель статьи – дать полное представление о том, как правильно подготовить архивные документы к передаче в государственный (или муниципальный) архив, какие нормативные акты регулируют этот процесс и какие практические шаги необходимо выполнить, чтобы избежать отказов со стороны архивных учреждений.

Правовая база

Подготовка и передача дел в архив регулируется рядом нормативных документов:

1. Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации (утв. постановлением Правительства РФ, одобренные решением Коллегии Росархива от ).
2. Федеральный закон «Об архивных документах» от № 73‑ФЗ.
3. Приказ Минкультуры России № 49 от «Об утверждении Положения о порядке передачи документов в архивы».
4. Методические рекомендации, опубликованные в КонсультантПлюс (раздел 6.1.1‑6.1.2).

Эти документы определяют требования к оформлению дел, порядок их упорядочения, а также условия транспортировки и ответственности сторон.

Ключевые понятия

• Дело длительного (постоянного) хранения – набор документов, срок хранения которых превышает 10 лет и которые подлежат передаче в архив.
• Экспертиза ценности – оценка архивной ценности документов, проводимая каждые три года (по рекомендациям специалистов).
• Научно‑справочный аппарат (НСА) – описание, опись и предисловие к архивному делу, позволяющие быстро находить нужные материалы.

Этапы подготовки дел к передаче

Процесс подготовки дел условно делится на шесть основных этапов. Каждый этап имеет свои контрольные точки и документы, которые необходимо оформить.

Планирование и согласование графика

Перед началом работ составляется график передачи, который согласуется с руководителями структурных подразделений и утверждается руководителем организации. График фиксирует даты сдачи, объём передаваемых дел и ответственных лиц.

Инвентаризация и отбор документов

На этом этапе проводится:

1. Проверка наличия всех документов, подлежащих передаче (по реестрам, журналам учета).
2. Отбор документов, подлежащих уничтожению (по срокам хранения и решению комиссии).
3. Проведение экспертизы ценности – оценка архивной значимости, которая проводится каждые три года.

Упорядочивание и систематизация

Документы упорядочиваются в соответствии с их темой, хронологией и типом. Основные действия:

• Сбор бумаг в архивные дела (по тематикам, подразделениям, видам деятельности).
• Нумерация листов – каждый лист получает порядковый номер в правом верхнем углу.
• Переплет (если требуется) – использование архивных папок, коробок, переплетных материалов, отвечающих санитарно‑гигиеническим требованиям.

Оформление научно‑справочного аппарата

Для каждого дела готовятся:

1. Опись – перечень всех документов, входящих в дело, с указанием их номеров, дат и краткого содержания.
2. Предисловие – описание создания и назначения дела, указание ответственного за его формирование.
3. Историческая справка (при необходимости) – сведения о значимости материалов для истории организации, региона и т.п.

Проверка состояния документов

Согласно пункту 6.1.1 Правил, перед передачей необходимо убедиться в:

• Отсутствии загрязнений, плесени, повреждений.
• Соответствии формата (размер листа, тип бумаги) требованиям архива.
• Наличии всех сопроводительных документов (акты приёма‑передачи, списки, доверенности).

Транспортировка и передача

Транспортировка осуществляется за счёт организации‑передающей. Важно:

1. Обеспечить надёжную упаковку (картонные коробки, специальные архивные контейнеры).
2. Сопроводить каждую партию дел актами приёма‑передачи, где фиксируются количество, состояние и подписи ответственных;
3. При необходимости привлечь лицензированные организации для выполнения работ по упаковке и перевозке (по решению руководства).

Ответственность сторон

Практические рекомендации

• Начинайте подготовку заранее – планируйте процесс за 2‑3 месяца до запланированной даты передачи.
• Используйте шаблоны актов и описи, утверждённые в вашей организации, чтобы избежать ошибок.
• Проводите контрольный просмотр готового дела независимым специалистом (например, архивистом).
• При работе с особо ценными документами (уникальные, редкие) оформляйте дополнительные страховые копии.
• Обеспечьте санитарно‑гигиенические условия при хранении и транспортировке (температура, влажность).

Примерный чек‑лист подготовки дел

1. Согласовать график передачи с архивом и руководством организации.
2. Сформировать реестр всех документов, подлежащих передаче.
3. Провести экспертизу ценности (каждые 3 года).
4. Отобрать документы, подлежащие уничтожению, и оформить соответствующее решение.
5. Упорядочить документы в архивные дела, пронумеровать листы.
6. Составить описи, предисловия и, при необходимости, исторические справки.
7. Проверить состояние документов (чистота, отсутствие повреждений).
8. Упаковать дела в архивные коробки, подписать их.
9. Подготовить акты приёма‑передачи и сопроводительные документы.
10. Организовать транспортировку (собственными силами или через лицензированную компанию).
11. Передать дела в архив, получить подписи в акте приёма‑передачи.
12. Внести полученные акты в внутренний учётный реестр.

Подготовка дел к передаче в государственный или муниципальный архив – это многоэтапный процесс, требующий строгого соблюдения нормативных требований, тщательной организации и контроля. При правильном подходе организация обеспечивает сохранность своей документальной истории, а архив получает качественно оформленные материалы, готовые к долгосрочному хранению и использованию.

Если у вас нет собственного отдела архивного обеспечения, рекомендуется привлечь специалистов, например, компании ОСГ «Рекордз Менеджмент Россия», которые гарантируют правильное оформление дел и быструю подготовку без отрыва сотрудников от их основных обязанностей.

Дата публикации: 12 июля 2026 г.