Цель статьи – дать подробный практический алгоритм подготовки бумажных и электронных дел к передаче в государственный (муниципальный) архив, опираясь на действующее законодательство РФ (закон 125‑ФЗ) и нормативные акты, а также на рекомендации экспертов․

Правовая база

Основные нормативные документы, регламентирующие процесс передачи дел в архив:

1. Федеральный закон от № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»․
2. Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ (утверждены приказом Минкультуры РФ)․
3. Внутренние регламенты организации (приказ о делопроизводстве, локальные инструкции)․

Эти акты определяют:

• Критерии, какие документы подлежат передаче (постоянное, временное хранение > 10 лет, документы по личному составу)․
• Требования к оформлению, маркировке и описанию дел․
• Ответственность работников архива и делопроизводственной службы․

Общие принципы подготовки дел

• Полнота – в каждый комплект должны входить все документы, указанные в номенклатуре дел․
• Однородность – документы одного типа (письма, акты, отчёты) собираются в отдельные тома․
• Универсальность маркировки – каждый том имеет чётко оформленный корешок обложки․
• Контроль качества – проверка на отсутствие повреждений, потерь, дублирования․

Этапы подготовки дел к передаче

Определение состава дел

Работник архива совместно с делопроизводственной службой организации проводит анализ реестра документов и определяет, какие дела подлежат передаче․ При этом учитываются:

• Сроки хранения (постоянный, временный > 10 лет, по личному составу)․
• Наличие всех обязательных форм (журналы, реестры, сопроводительные письма)․
• Требования к электронным копиям (если документы оцифрованы)․

Сбор и сортировка документов

1. Соберите все оригиналы из архивных ящиков, шкафов, электронных хранилищ․
2. Сортируйте их по номенклатуре дел (по индексу)․
3. Разделите на тома, если объём превышает один том․

Оформление корешков обложек

Согласно пункту 2․6․9 нормативного акта:

• На корешке указывается индекс дела по номенклатуре․
• Указывается номер тома (только если томов > 1) и в скобках количество томов (пример: Том 2 (из 5))․
• Указывается год формирования тома․

Составление описей (реестров)

Для каждого тома готовится опись, содержащая:

• Номер и название тома․
• Краткое содержание (перечень основных документов, их даты)․
• Объём (кол‑во листов, страниц)․
• Примечания о состоянии (повреждения, недостающие листы)․

Проверка полноты и качества

Контрольный лист (пример ниже) помогает убедиться, что всё готово к передаче․

Контрольный лист подготовки дел

Подготовка электронных документов

Если в архив передаются электронные версии, необходимо:

• Провести экспертизу соответствия сканов оригиналам․
• Сформировать электронную опись (формат XML/CSV, согласованный с архивом)․
• Убедиться в наличии метаданных (дата создания, автор, классификатор)․
• Запаковать файлы в защищённый архив (например, ZIP с паролем, согласованным с архивом)․

Сдача дел в архив

По окончании подготовки дел происходит передача в архив:

1. Согласование даты передачи с архивом (обычно в рамках комиссии)․
2. Подписание акта приёма‑передачи обеими сторонами․
3. Передача оригинальных томов и сопроводительных документов (описи, реестры)․
4. Передача электронных носителей (если предусмотрено) и подпись соответствующего акта․

Ответственность участников процесса

• Работник архива организации – определяет состав дел, контролирует их комплектность, готовит описи․
• Специалисты делопроизводственной службы – хранят дела до передачи, обеспечивают их сохранность, маркируют тома․
• Руководитель подразделения – подписывает акты передачи, отвечает за соответствие нормативным требованиям․
• Архивный работник (приёмный отдел) – проверяет полученные материалы, вносит их в реестр архива, формирует запись в архивном фонде․

Частые ошибки и как их избежать

1. Отсутствие номера тома – всегда проверяйте, что номер указан, даже если том один․
2. Неправильный индекс дела – сверяйте с официальной номенклатурой, используйте актуальные справочники․
3. Недостаточная проверка целостности – проводите визуальный осмотр и, при необходимости, реставрацию перед передачей․
4. Отсутствие подписи в акте приёма‑передачи – без подписи акт считается недействительным․
5. Неучтённые электронные версии – если в архив передаются сканы, они должны быть проверены на соответствие оригиналам и иметь метаданные․

Краткий чек‑лист для самостоятельного использования

• ☐ Определён состав дел (по сроку хранения и номенклатуре)․
• ☐ Сформированы тома, если объём > 1 тома․
• ☐ На корешке обложки указаны: индекс, номер тома (при необходимости), количество томов, год формирования․
• ☐ Составлена и подписана опись каждого тома․
• ☐ Проведена проверка целостности и качества документов․
• ☐ Подготовлены электронные копии (при необходимости) и их описи․
• ☐ Согласована дата передачи с архивом․
• ☐ Подписан акт приёма‑передачи․
• ☐ Переданы оригиналы и электронные носители в архив․

Подготовка дел к передаче в государственный архив – это многоэтапный процесс, требующий строгого соблюдения нормативных требований и внимательного контроля качества․ Правильное оформление корешков, составление точных описей и своевременная проверка целостности документов позволяют избежать задержек, штрафов и потери ценной информации․ Следуя изложенному алгоритму, организации смогут эффективно выполнить свои архивные обязательства и обеспечить надёжное хранение документов для будущих поколений․

Дата публикации: 10 июля 2026 г․