Положение об отделе архива организации – это локальный нормативный акт (ЛНА)‚ который регламентирует создание‚ структуру‚ функции‚ порядок работы и ответственность сотрудников архивного подразделения. Он обязателен для всех юридических лиц‚ создающих архивные фонды в соответствии с законодательством РФ (Основы законодательства об архивном фонде‚ Положение об архивном фонде РФ‚ Приказы Росархива).
Общие положения
- Наименование документа: Положение об отделе архива (положении) организации.
- Основание для разработки: Федеральный закон «Об архивных фондах» от № 125‑ФЗ‚ Приказ Росархива № 71 от «Об утверждении Положения об архиве организации» и другие нормативные акты.
- Сфера применения: Данное положение действует на всей территории организации и распространяется на все виды документов (бумажные‚ электронные‚ микрофильные и др.).
- Ответственный за исполнение: Руководитель организации (директор‚ генеральный директор) совместно с назначенным ответственным за архивное дело.
Цели и задачи
- Обеспечение законности и сохранности архивных документов.
- Организация систематизации‚ комплектования‚ учета и использования архивных фондов.
- Гарантирование доступа к документам в рамках их сроков хранения и конфиденциальности.
- Соблюдение требований к хранению электронных архивных материалов.
Структура отдела архива
Отдел архива может быть оформлен как:
- Самостоятельное структурное подразделение (отдел‚ департамент).
- Подразделение в составе делопроизводственной службы‚ отдела кадров‚ юридического отдела и т.п.
В зависимости от размера организации в положение включаются следующие позиции:
| Должность | Количество штатных единиц | Основные обязанности |
|---|---|---|
| Начальник отдела архива | 1 | Организация работы отдела‚ взаимодействие с руководством‚ контроль за соблюдением нормативов. |
| Ведущий архивист | 1‑2 | Комплектование и систематизация дел‚ контроль сроков хранения. |
| Архивист‑операционист | 2‑4 | Ввод данных в учетные системы‚ выдача документов‚ работа с электронными архивами. |
| Техник‑специалист по ИТ‑архиву | 1 (при наличии электронных фондов) | Обеспечение сохранности электронных носителей‚ резервное копирование‚ миграция данных. |
Порядок создания и функционирования архива
Создание архива
- Подготовка проекта Положения об архиве (см. раздел 1‑4).
- Утверждение проекта приказом руководителя организации.
- Назначение ответственного за архивное дело и формирование штатного расписания.
- Выделение помещения (или помещений) в соответствии с требованиями к условиям хранения (температура + 18…+ 22 °C‚ относительная влажность + 45‑55 %).
- Оборудование помещения стеллажами‚ системами контроля доступа‚ системами пожарной безопасности.
Комплектование и систематизация
- Документы группируются по структурному‚ функциональному‚ тематическому признакам и по срокам хранения (постоянное‚ текущие‚ промежуточные).
- Для каждого дела формируется карточка учета (бумажная и/или электронная).
- Создаются фонды пользования (микрофотокопии‚ сканы‚ электронные копии) для оперативного доступа.
Учет и контроль
Учет ведётся в автоматизированной системе (например‚ «Электронный архив»‚ «1С:Документооборот»‚ «Контур.Электронный архив»). В системе фиксируются:
- Номер и название дела.
- Состав документов (перечень‚ даты‚ авторы).
- Сроки хранения и дата уничтожения (если применимо).
- Ответственный за хранение и пользователя‚ получившего документ.
Права и обязанности отдела архива
- Права:
- Запрашивать у подразделений необходимые документы для комплектования.
- Ограничивать доступ к документам в соответствии с их классификацией.
- Требовать от руководителей подразделений соблюдения сроков передачи документов.
- Обязанности:
- Соблюдать нормативные требования к хранению и учету.
- Обеспечивать сохранность и конфиденциальность архивных материалов.
- Проводить периодические проверки состояния фондов.
- Подготавливать отчёты для контролирующих органов (Росархив‚ Федеральное архивное агентство).
Порядок доступа к архивным документам - Запрос оформляется в письменной форме (бумажный или электронный документ) с указанием цели доступа.
- Согласование запроса происходит с руководителем отдела архива и‚ при необходимости‚ с руководителем подразделения‑источника.
- Документы выдаются в оригинале‚ копии или в электронном виде в зависимости от их статуса.
- После использования документы возвращаются в архив и фиксируются в журнале выдачи.
Хранение электронных архивных материалов
С 2024 года в большинстве организаций используется электронный архив. Ключевые требования:
- Наличие сертифицированных систем электронного архивирования (соответствие ГОСТ Р 7.0.100‑2018).
- Регулярное резервное копирование (не реже одного раза в сутки) и хранение копий в географически разнесённых дата‑центрах.
- Контроль целостности файлов (контрольные суммы‚ цифровые подписи).
- Обеспечение доступности только уполномоченным лицам (аутентификация‚ ролевая модель доступа).
Сроки хранения и уничтожение документов
| Тип документа | Минимальный срок хранения | Срок постоянного хранения |
|---|---|---|
| Бухгалтерская (финансовая) отчетность | 5 лет | 10 лет |
| Документы по персоналу | 3 года после увольнения | Постоянно (для кадровых дел) |
| Контракты и договоры | 5 лет после окончания | 10 лет |
| Документы‚ относящиеся к государственной тайне | Согласно классификации | Постоянно |
Уничтожение документов производится только после утверждения акта об уничтожении‚ подписанного руководителем организации и начальником отдела архива.
Порядок утверждения и внесения изменений в Положение
- Подготовка проекта изменений (инициатива может исходить от начальника отдела архива‚ юридического отдела или руководства).
- Экспертиза проекта в юридическом отделе и согласование с Федеральным архивным агентством (при необходимости).
- Утверждение проекта приказом руководителя организации.
- Регистрация изменений в системе управления документами организации.
Примерный шаблон Положения об архиве организации
I. Общие положения 1.1. Наименование документа... 1.2. Основания для разработки... 1.3. Сфера применения... II. Состав документов архива 2.1. Документы постоянного хранения... 2.2. Документы текущего хранения... 2.3. Фонд пользования... III. Задачи и функции архива 3.1. Хранение‚ комплектование‚ учет... 3.2. Обеспечение доступа... 3.3. Осуществление контроля за соблюдением сроков... IV. Права и обязанности отдела архива 4.1. Права... 4.2. Обязанности... V. Организационная структура и штатное расписание 5.1. Позиции... 5.2. Количественный состав... VI. Порядок работы с документами 6.1. Приём и регистрация... 6.2. Выдача и возврат... 6.3. Уничтожение... VII. Условия хранения 7.1. Технические требования к помещению... 7.2. Требования к электронному архиву... VIII. Ответственность 8.1. За нарушение Положения... IX. Порядок утверждения и внесения изменений 9.1. Процедура разработки и утверждения... X. Приложения 10.1. Формы журналов учета 10.2. Шаблоны актов об уничтожении
Разработка и внедрение Положения об отделе архива организации – это фундаментальный шаг к соблюдению требований законодательства‚ повышению эффективности работы с документами и защите интересов организации. Правильно оформленное Положение обеспечивает:
- Прозрачность процессов архивного дела;
- Контроль за сохранностью и доступностью документов;
- Снижение рисков‚ связанных с утратой или неправомерным использованием информации;
- Упрощение взаимодействия с контролирующими органами (Росархив‚ ФГА).
Регулярный пересмотр Положения‚ адаптация к новым технологическим решениям (электронный архив‚ облачные хранилища) и обучение персонала – залог успешной работы архивного отдела в современных условиях.
Дата составления: 08:49:28