Комплектование архивов — это фундаментальный процесс формирования Национального архивного фонда (НАФ)‚ обеспечивающий сохранность документориального наследия государства․ В Республике Казахстан данный процесс строго регламентирован законодательством․ Ключевым нормативным правовым актом‚ действующим на сегодняшний день (по состоянию на )‚ является Приказ Министра культуры и спорта РК от № 332 «Об утверждении Правил комплектования‚ хранения‚ учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов государственными и специальными государственными архивами» (зарегистрирован в Министерстве юстиции РК V2300033290)․

Данная статья подробно разбирает порядок комплектования ведомственных архивов (архивов государственных органов‚ организаций, производителей документов) и государственных архивов (принимающих документы на хранение)‚ опираясь на указанные Правила и Закон РК «Об архивном деле и архивах»․

Основные понятия и правовая основа

Ключевые определения

• Ведомственный архив (архив организации-производителя) — структурное подразделение государственного органа‚ организации‚ создаваемое для обеспечения учета‚ хранения и использования архивных документов до их передачи в государственный архив․
• Государственный архив — архив‚ созданный уполномоченным органом в сфере архивного дела (Комитетом по делам архивов и управления документацией МКР РК) или его территориальными подразделениями для хранения архивных документов‚ составляющих НАФ․
• Специальный государственный архив — архив‚ созданный центральным государственным органом (МИД‚ МО‚ КНБ и др․) для хранения архивных документов НАФ специфического характера (секретные‚ особой важности)․
• Комплектование архива — процесс отбора‚ экспертизы‚ оформления и передачи документов с постоянным сроком хранения (или временным‚ но имеющих историческую ценность) из ведомственного архива в государственный․

Нормативная иерархия

1. Конституция РК․
2. Закон РК «Об архивном деле и архивах» (основной закон)․
3. Приказ МКР РК от № 332 (утвердивший Правила комплектования‚ хранения‚ учета и использования․․․ — ниже по тексту «Правила»)․
4. Типовые инструкции‚ методические рекомендации Комитета по делам архивов․
5. Внутренние документы организации (Положение об архиве‚ График комплектования)․

Этапы процесса комплектования: от ведомственного к государственному

Процесс комплектования — это не разовый акт передачи‚ а непрерывный цикл управления документами․

Этап 1: Организация работы в ведомственном архиве (Подготовительный)

В соответствии с Правойлами и Законом‚ организация-производитель документов обязана:

• Создать архив или выделить архивное помещение‚ соответствующее требованиям по хранению (температура‚ влажность‚ пожаробезопасность)․
• Утвердить Положение об архиве организации․
• Назначить ответственного за архивное дело лицо (архивариуса) с соответствующей квалификацией․
• Проводить экспертизу документов на предмет исторической ценности (экспертная комиссия организации)․
• Составлять График комплектования архива (перечень дел с указанием сроков хранения‚ индексов‚ дат) и согласовывать его с территориальным государственным архивом․

Этап 2: Научно-техническая обработка дел (Внутренняя)

Перед передачей в государственный архив дела должны быть приведены в соответствие с ГОСТ РК / ГОСТ 7․0-99 / ГОСТ Р 7․0․100-2018:

1. Сортировка и проверка полноты дел (наличие листов‚ приложений‚ правильность нумерации)․
2. Сшивка и оформление дел в твердые переплеты (для дел постоянного хранения) или пачки (временного)․
3. Составление описей (формы 1-А‚ 1-Б или иные утвержденные формы) с заполнением всех обязательных реквизитов: шифр фонда‚ описи‚ дела‚ заглавие‚ даты‚ число листов‚ срок хранения‚ индекс доступа (ГРАЖДАНСКИЙ‚ СЕКРЕТНО и т․д․)․
4. Нумерация листов в делах (сквозная по описи или по делу)․

Этап 3: Экспертиза ценности и сроков хранения (Ключевой контрольный этап)

Согласно ст․ 15 Закона РК «Об архивном деле и архивах» и Правойлам 2026 г․‚ экспертиза проводится экспертной комиссией организации с обязательным участием представителя государственного архива (или уполномоченного органа по архивному делу)․

• Документы постоянного хранения (историческая‚ научная‚ культурная ценность), подлежат обязательной передаче в госархив․
• Документы временного хранения (сроки 10‚ 25‚ 50‚ 75 лет) — хранятся в ведомственном архиве до истечения срока‚ после чего подвергаются повторной экспертизе (уничтожение или перевод в постоянное хранение)․
• Акт экспертизы — основной документ‚ подтверждающий законность определения сроков и категории ценности․ Подписывается председателем и секретарем комиссии‚ заверяется печатью организации․

Этап 4: Передача и приемка документов в государственный архив

Процедура передачи строго регламентирована Правойлами (Раздел‚ касающийся комплектования):

1. Заявка на приемку — ведомственный архив направляет в госархив заявку с приложением копий описей и Актов экспертизы заранее (обычно за 1-2 месяца)․
2. Приемо-сдаточная комиссия, формируется из представителей госархива (председатель) и ведомственного архива․
3. Проверка состояния дел: соответствие описей фактическому составу‚ качество переплета‚ читаемость текстов‚ наличие реквизитов‚ состояние носителей (бумага‚ фото‚ АВ‚ ЭД)․
4. Составление Акта приема-передачи (в 2-х экземплярах) с указанием: шифра фонда (присваиваемого госархивом)‚ количества единиц хранения‚ линейных метров‚ даты передачи․
5. Выдача справки о передаче, госархив выдает ведомству справку о принятии фонда на хранение (основание для списания дел с баланса ведомственного архива)․

Особенности комплектования специальных государственных архивов

Особый порядок установлен для документов‚ содержащих государственные секреты и иную охраняемую законом тайну‚ а также для архивов силовых и спецведомств (МО‚ МВД‚ КНБ‚ СГО‚ СВР‚ МИД)․

Нормативная специфика

• Деятельность регулируется не только Законом об архивах‚ но и Законом РК «Государственные секреты»‚ уставами ведомств‚ приказами руководителей спецведомств․
• Согласование Правил 2026 г․ с Генеральной Прокуратурой‚ МО‚ КНБ‚ СГО‚ Службой госохраны‚ МИД подтверждает единый подход к секретным документам․

Процедурные отличия

Комплектование электронными документами (ЭД) и аудиовизуальными документами (АВД)

Современные Правила 2026 г․ уделяют особое внимание небумажным носителям․ Ведомственные архивы обязаны:

• Обеспечивать подлинность‚ целостность‚ читаемость и доступность ЭД на протяжении всего срока хранения (миграция форматов‚ контроль контрольных сумм/хешей)․
• Формировать единые электронные архивы или использовать системы ЭДО‚ сертифицированные в установленном порядке․
• При передаче в госархив предоставлять ЭД в открытых стандартизированных форматах (PDF/A‚ XML‚ TIFF‚ WAV/FLAC и др․) с полным комплектом метаданных (по стандартам Dublin Core‚ ISAD(G) / ГОСТ Р 7․0․100)․
• АВД (фото‚ видео‚ аудио) передаются с обязательным каталогизационным описанием (описью) и технической документацией к носителям․

Практический совет: Не ждите истечения сроков хранения для начала подготовки ЭД к передаче․ Внедряйте политику «управления записями» (Records Management) на этапе создания документа: простановка метаданных‚ классификация‚ привязка к номенклатуре дел․ Это снизит затраты на ретроспективную обработку в 5-10 раз․

Учет и отчетность при комплектовании

Учет в ведомственном архиве

• Журнал регистрации поступивших в архив дел (учетная карточка фонда)․
• Журнал выдачи дел на временное хранение / в использование․
• Журнал экспертизы документов (учет актов)․
• Журнал передачи дел в государственный архив (с отметкой о получении справки)․

Учет в государственном архиве (Комплектование НАФ)

Государственный архив присваивает фонду шифр (номер фонда)‚ вносит данные в Государственный реестр архивных фондов и Единую государственную архивную информационную систему (ЕГАИС) (если внедрена)․

Отчетность

Государственные архивы ежегодно представляют в Комитет по делам архивов отчет о комплектовании НАФ (форма устанавливается уполномоченным органом)‚ включающий:

• Количество принятых фондов/делов (ед․ хр․)․
• Объем в линейных метрах / гигабайтах․
• Структуру по типам документов (бумага‚ ЭД‚ фото‚ АВ)․
• Сведения о фондах‚ не поступивших в срок (просроченное комплектование)․

Типичные нарушения и ответственность

Несоблюдение порядка комплектования влечет ответственность по КоАП РК (ст․ 434-1 «Нарушение законодательства в сфере архивного дела и архивов») и Уголовному кодексу (ст․ 282 «Уничтожение‚ повреждение или скрытие документов»):

1. Самовольное уничтожение документов до истечения сроков или без экспертизы (штраф на должностных лиц‚ ВП‚ юрлиц)․
2. Просрочка передачи документов постоянного хранения в госархив (срок передачи, в течение года после образования дела или истечения срока дела в ведомственном архиве‚ если иное не установлено Графиком)․
3. Передача необработанных дел (без описей‚ с нарушением переплета‚ без актов экспертизы) — госархив имеет право отказать в приемке․
4. Нарушение режима хранения в ведомственном архиве‚ приведшее к порче документов до передачи․
5. Отсутствие Графика комплектования или его несогласованность с госархивом․

Алгоритм действий архивариуса ведомственного архива (Чек-лист)

1. Годовой цикл: Утвердить График комплектования на год (до 01․02 текущего года) и согласовать с госархивом․
2. Квартально: Отбирать дела с истекшими сроками хранения / закрытыми делами․
3. Подготовка: Проверить полноту‚ прошить‚ занумеровать листы‚ составить описи․
4. Экспертиза: Созвать комиссию (приказ руководителя)‚ пригласить представителя госархива‚ провести заседание‚ оформить Акт․
5. Согласование приемки: Направить в госархив пакет документов (описанные дела‚ Акт экспертизы‚ заявку) за 30 дней до планируемой передачи․
6. Приемка: Обеспечить доступ комиссии к делам‚ устранить замечания (если есть)‚ подписать Акт приема-передачи․
7. Фиксация: Получить Справку о приемке‚ списать дела с баланса ведомственного архива‚ внести в Журнал передачи․
8. Отчетность: Включить сведения в ежегодный отчет организации по архивному делу․

Порядок комплектования ведомственного и государственного архива в Республике Казахстан, это юридически закрепленный‚ многоступенчатый процесс‚ цель которого — формирование достоверного и полного Национального архивного фонда․ Приказ МКР РК от № 332 (V2300033290) детализировал процедуры‚ усилил роль экспертизы с участием госархивов и установил четкие требования к электронным документам․

Ключевой принцип: «Документ рождается в ведомстве‚ но живет вечно в государственном архиве»․ Качественная научно-техническая обработка‚ своевременная экспертиза и соблюдение процедуры передачи — это гарантия того‚ что информация не будет утеряна для истории‚ права и управления․

Статья подготовлена на основе Приказа Министра культуры и спорта РК от № 332 «Об утверждении Правил комплектования‚ хранения‚ учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов государственными и специальными государственными архивами» и Закона РК «Об архивном деле и архивах»․