Деятельность архивов государственных органов, организаций и предприятий Республики Беларусь строго регламентируется национальным законодательством. Главным документом, устанавливающим порядок организации работы архивов (кроме государственных архивов, для которых действуют свои правила), является Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 г. № 143 «Об утверждении Правил работы архивов государственных органов и иных организаций» (далее — Правила № 143).

Данная статья представляет подробный разбор ключевых аспектов данных Правил с учетом актуальных изменений (в т.ч. изменений, вступивших в силу с 4 марта 2024 г. и последующими поправками), а также их взаимосвязи с Законом РБ «Об архивном деле и делопроизводстве» (от № 265-З с изм.) и иными нормативными правовыми актами.

Правовая основа и сфера действия Правил

Основные нормативные акты

• Закон РБ «Об архивном деле и делопроизводстве», базовый закон, определяющий принципы, понятия, права и обязанности субъектов архивного дела.
• Постановление Минюста РБ от № 143 — основной регламент работы архивов ведомств и организаций.
• Постановление Совета Министров РБ от № 171 (и иные акты, вносящие изменения в № 143) — актуализировали требования к хранению, оцифровке и защите документов.
• ГОСТ РБ / СТБ — государственные стандарты (например, СТБ 1176-2013 «Архивное дело. Документы архивные. Требования к комплектованию, описанию и оформлению»), являющиеся обязательными к применению.

Кто подчиняется Правилам № 143?

Правила применяются к архивам:

• центральных и местных органов государственной власти и управления;
• государственных учреждений и организаций;
• иных организаций (в т.ч. хозяйственных обществ, общественных объединений), если иное не установлено законодательными актами.

Важно: Государственные архивы (Национальный архивный фонд) руководствуются Правилами работы государственных архивов (утв. Минюстом РБ), а не Правилами № 143. Однако в случаях, не предусмотренных Правилами государственных архивов, они могут руководствоваться положениями № 143 (п. 2 Правил № 143).

Организационная структура архива организации

Создание и штатное оформление

В каждом государственном органе и организации, образующей архивные документы, должно быть создано структурное подразделение — архив (или назначено лицо, отвечающее за архивное дело — архивариус/делопроизводитель).

• Руководитель организации ответственность за организацию работы архива (ст. 18 Закона об архивном деле).
• Штатная численность архивариусов устанавливаеться исходя из объема документооборота и фондов (методические рекомендации Минюста).
• Архивариус должен иметь соответствующее образование или пройти переподготовку/повышение квалификации в сфере архивного дела.

Нормативно-методическая документация архива

Работа архива не может вестись без утвержденных локальных актов. Обязательный пакет документов:

1. Положение об архиве (утверждается руководителем организации).
2. Инструкция по архивному делу (регламентирует порядок передачи дел, сроки хранения, доступ и т.д.).
3. Перечень типовых управленческих архивных документов с указанием сроков хранения (утверждается руководителем организации по согласованию с органом архивного дела — обл./минский горисполком по архивному делу или уполномоченным органом ведомства).
4. Акт о передаче дел в архив (формы акта устанавливаются стандартами).

Комплектование архива и формирование фондов

Принципы комплектования

Комплектование архива осуществляется за счет документов, созданных в ходе деятельности организации. Ключевые принципы:

• Принцип провенанции (происхождения): документы разных организаций не смешиваются; сохраняется структура делопроизводителя.
• Принцип соблюдения первоначального порядка: порядок дел в фонде должен соответствовать порядку их формирования в делопроизводстве.
• Системность: документы поступают в архив ежегодно, в установленные сроки (обычно до 1 марта года, следующего за отчетным).

Подготовка дел к передаче в архив (экспертиза документов)

Перед передачей в архив дела проходят экспертизу документов (ценностную экспертизу) для установления сроков хранения.

• Проводится экспертной комиссией организации (утверждается приказом руководителя).
• В комиссии обязательно присутствует архивариус.
• Результаты оформляются Актом экспертизы документов и вносятся в номенклатуру дел.
• Сроки хранения устанавливаются: постоянный (бессрочный), временный — свыше 10 лет, временный — до 10 лет.

Особенности комплектования электронными документами

С учетом изменений 2024 года, особое внимание уделяется электронным документам:

• Электронные документы, подлежащие архивному хранению, должны быть переведены в открытые форматы (PDF/A, XML, TIFF и др.) для обеспечения долгосрочной доступности.
• Обеспечивается проверка целостности (хеш-суммы) и подлинности (электронная подпись) при передаче в архив.
• Ведется Единый реестр электронных архивных документов (или учет в АИС «Делопроизводство/Архив»).

Учет архивных документов

Учет — обязательный элемент архивной работы. В соответствии с П. 14-20 Правил № 143 и СТБ 1176-2013, ведутся следующие виды учета:

Перевод учета в электронный вид: На 2026 год практически все организации перешли на ведение учетных документов (описей, карточек, журналов) в автоматизированных информационных системах (АИС) с последующим распечатыванием и сшиванием бумажных копий для архивного хранения (или хранении в электронном виде с ЭЦП в соответствии с требованиями к электронным архивам).

Обеспечение хранения и сохранности документов

Требования к помещениям хранения (хранилищам)

Правила № 143 (п. 21-30) и СТБ 1707-2017 «Архивное дело. Помещения для хранения архивных документов. Требования к микроклимату и освещению» устанавливают жесткие параметры:

• Температура: 18 ± 2 °C (для бумаги), 14-18 °C (для фото/пленки), ниже для магнитных носителей.
• Влажность: 50-55% (для бумаги), 30-40% (для пленки/дисков).
• Светоохрана: исключение УФ-излучения (шторы, светофильтры на окнах/лампах). Искусственное освещение — люминесцентные/LED лампы с УФ-фильтрами.
• Пожаробезопасность: системы пожаротушения (порошковые, газовые — без воды), датчики дыма, металлические двери, решетки на окнах.
• Стеллажирование: металлические стеллажи, заземление, антипиренная обработка деревянных полок (если допускаются). Высота укладки — не выше 2 м от пола (для обеспечения доступа ПТУ).

Борьба с биологическими повреждениями

• Регулярная (квартально) дезинсекция и дератизация (договоры с СЭС/лицензированными организациями).
• Ежедневный визуальный осмотр помещений архивариусом (журнал осмотров).
• Карантин новых поступивших документов (проверка на грибок, насекомых) перед размещением на стеллажах.

Страховой фонд и фонд пользования

Для обеспечения сохранности уникальных сведений создаются:

• Страховой фонд: копии (микрокопии, электронные образы) наиболее ценных и часто используемых документов постоянного хранения. Хранится в отдельном помещении (желательно в другом здании/районе).
• Фонд пользования: копии документов для выдачи пользователям вместо оригиналов (для сохранения оригиналов от износа).

Использование архивных документов (Доступ и предоставление)

Режимы доступа

Доступ к документам регулируется Законом об архивном деле (ст. 22-24) и Правилами № 143:

• Открытые документы: предоставляются всем заинтересованным лицам без ограничений (по истечении 30 лет с даты создания, если иное не установлено законом).
• Документы с ограниченным доступом: гостайна (Гос. тайна), служебная тайна, персональные данные, коммерческая тайна, адвокатская тайна и др. Предоставляются только уполномоченным лицам или по решению суда/органа дознания/следствия.
• Персональные данные: предоставляются субъекту ПД или его представителю/наследникам (после смерти) по заявлению с подтверждением личности/прав. Третьим лицам — только с согласия субъекта или по решению суда.

Порядок предоставления (Читальный зал / Удаленно)

1. Подача заявления (бумажного или электронного через ЕПГУ/портал организации/почту).
2. Проверка полномочий запрашивающего (паспорт, доверенность, служебная записка, запрос суда).
3. Поиск дела по указателям/описям.
4. Выдача дела в читальном зале (под роспись в Журнале выдачи / читательском билете) или направление копии (выписки, заверенной копии) почтой/электронно.
5. Сроки предоставления: не позднее 15 дней со дня поступления запроса (ст. 23 Закона). Для судов/правоохранительных органов — в установленные процессуальным кодексом сроки.

Воспроизведение документов

• Разрешается фотографирование без вспышки, сканирование портативными сканерами (если состояние дела позволяет).
• Ксерокопирование/сканирование на планшетных сканерах — только с разрешения архивариуса и если состояние бумаги позволяет (нет риска повреждения корешка, рваных краев).
• Заверенные копии выдает архивариус/руководитель архива с указанием реквизитов заверения (подпись, печать, дата).

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения

Процедура строго регламентирована (п. 35-38 Правил № 143, ст. 20 Закона):

1. Ежегодно (обычно в I квартале) архивариус составляет Список дел подлежащих уничтожению (на основании описей и сроков хранения).
2. Список утверждается руководителем организации по согласованию с органом архивного дела (территориальным управлением юстиции или ведомственным архивистом). Без согласования уничтожать документы запрещено.
3. Создается Комиссия по уничтожению (председатель — зам. руководителя, члены — архивариус, бухгалтер, юрист, представитель органа архивного дела — по необходимости).
4. Уничтожение производится способом, исключающим восстановление (перемалывание, сжигание, химическое разрушение). Для электронных носителей — программное затирание/физическое уничтожение.
5. Оформляется Акт об уничтожении (Форма № 4) в 2-х экземплярах (один в архиве, второй — в органе архивного дела/организации). В акте: перечень дел, кол-во листов, способ уничтожения, подписи комиссии.

Передача документов в государственные архивы (Национальный архивный фонд)

Документы постоянного хранения и временного хранения свыше 10 лет (по истечении сроков, если не продлены) подлежат обязательной передаче в государственные архивы.

• Сроки передачи: документы постоянного хранения — через 10 лет после завершения дела (для гос. органов) или в сроки, установленные перечнем типовых документов. Документы по личному составу — через 75 лет (или ранее при ликвидации организации).
• Подготовка к передаче: сверка описей, восстановление поврежденных дел, оформление Акта приема-передачи (Форма № 5).
• Ликвидация/реорганизация организации: все архивные документы (любых сроков хранения) подлежат передаче в государственный архив (территориальный или ведомственный) в установленные законом сроки (обычно 3-6 месяцев).

Ответственность за нарушение законодательства об архивном деле

Нарушение Правил № 143 и Закона об архивном деле влечет ответственность:

• Административная (КоАП РБ, ст. 23.14): за несоблюдение правил хранения, комплектования, учета, уничтожения без согласования, несвоевременную передачу в госархивы — штраф на гражданских лиц (долностных лиц) до 20 БВ, на юрлиц — до 50 БВ (размеры базовых величин актуальны на 2026 г.).
• Дисциплинарная: выговор, увольнение за виновные действия/бездействие архивариуса/руководителя.
• Уголовная (УК РБ, ст. 355): за уничтожение, повреждение, хищение архивных документов, подлежащих передаче в госархивы или имеющих историческую/научную ценность — штраф, арест, ограничение свободы или лишение свободы на срок до 3 лет.
• Гражданско-правовая: возмещение ущерба, причиненного гражданам/организациям утратой документов, подтверждающих права.

Актуальные тренды и изменения (статус на 2026 год)

Цифровая трансформация архивов

• Обязательное ведение электронных описей и реестров в АИС.
• Внедрение технологий долгосрочного хранения электронных документов (ДХЭД) в соответствии с СТБ ISO 14721 (OAIS) и национальными стандартами.
• Переход на бесписечный документооборот с формированием архивных копий электронных документов, имеющих юридическую значимость (с ЭЦП/КЭП).

Изменения в порядке согласования перечней типовых документов

Упрощена процедура согласования перечней для малых организаций (микробизнеса) — допускается использование типового перечня, утвержденного Минюстом, без индивидуального согласования, при условии полного соответствия деятельности.

Усиление контроля за сохранностью персональных данных в архивах

Требования Закона РБ «О персональных данных» (№ 99-З) интегрированы в архивные процессы: псевдонимизация данных в фондах пользования, строгий учет доступа к делам с ПД, обеспечение права на «забывание» (уничтожение по истечении сроков/цели хранения).

Правила работы архивов государственных органов и иных организаций РБ (Постановление Минюста № 143) составляют фундамент для построения эффективной архивной службы в любой организации. Их соблюдение — это не только выполнение формального требования закона, но и гарантия:

• правовой защищенности организации (документы как доказательства);
• социальных прав граждан (пенсии, стаж, жилье, образование);
• сохранения исторической памяти и культурного наследия нации.

Рекомендация: Руководителям организаций и архивариусам необходимо ежегодно проводить внутренний аудит состояния архива (чек-лист по п.п. 21-30, 35-38 Правил № 143), своевременно вносить изменения в локальные акты вслед за изменениями национального законодательства и инвестировать в современные АИС и оборудование хранилищ для перехода на качественно новый уровень управления архивными фондами.

Статья подготовлена на основе действующего на г. законодательства Республики Беларусь. Для решения конкретных практических вопросов рекомендуется обращаться к актуальным текстам нормативных правовых актов на Национальном правовом интернет-портале РБ (pravo.by) или консультироваться с территориальными органами юстиции (архивными управлениями);