Передача архивных документов из муниципального архива в другой архив (например, в государственный архив субъекта РФ, в архив вышестоящего органа или в специализированный архив) — это строго регламентированная юридическая процедура․ Она регулируется Федеральным законом от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», приказами Росархива, а также региональными нормативными правовыми актами․ Нарушение процедуры может привести к утрате документов, административной ответственности и проблемам при проверках контролирующих органов․

Нормативная правовая основа

Основными документами, регулирующими передачу дел, являются:

• ФЗ № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ» (ст․ 14, 15, 18, 22) — определяет сроки хранения, порядок передачи в государственные/муниципальные архивы, компетенцию органов управления․
• Приказ Росархива от № 141 «Об утверждении Инструкции по порядку передачи архивных документов в государственные архивы Российской Федерации, архивы субъектов Российской Федерации и муниципальные архивы»․
• Приказ Росархива от № 236 «Об утверждении Типовых правил пользования архивными документами» (для вопросов доступа после передачи)․
• Региональные законы об архивном деле и постановления администраций муниципальных образований о передаче архивов при реорганизации/ликвидации органов местного самоуправления․
• ГОСТ Р 7․0․100-2018 «Архивное дело․ Описание дел․ Общие требования» (оформление описей)․

Основные основания для передачи дел

Передача дел из муниципального архива в другой архив производится по следующим основаниям:

1. Истечение сроков хранения в ведомственном/муниципальном архиве․ Согласно ст․ 18 ФЗ № 125-ФЗ, документы с истекшими сроками хранения (обычно более 10 лет для дел постоянного хранения или по истечении временных сроков) подлежат экспертизе и передаче в государственный/муниципальный архив․
2. Ликвидация или реорганизация органа местного самоуправления (МО); При упраздении муниципального учреждения, комитета или администрации его архив передается в архив правопреемника или в муниципальный/государственный архив соответствующего уровня․
3. Передача в архив вышестоящего уровня․ Например, из муниципального архива в государственный архив субъекта РФ (при передаче дел федерального/регионального значения) или в специализированный архив (военно-морской, государственный архив современной истории и т․д․)․
4. Создание единого архивного фонда․ Централизованное хранение для обеспечения безопасности и доступа․

Этапы процедуры передачи (Согласно Приказу Росархива № 141)

Процесс происходит в несколько обязательных этапов․ Пропуск любого из них делает передачу нелегальной․

Этап 1: Формирование комиссии и экспертиза документов

• Образовывается экспертная комиссия (в составе архивистов передающего и принимающего архивов, представителей органа управления архивным делом)․
• Проводится архивная экспертиза (ценностная экспертиза) для определения категории ценности и срока хранения каждого дела․
• Составляется Акт экспертизы (по форме, утвержденной Росархивом или типовой)․ Дела, признанные не имеющими архивной ценности, подлежат уничтожению по отдельному акту;

Этап 2: Подготовка и оформление дел (Научно-техническая обработка)

Это самый трудоемкий этап․ Дела должны соответствовать требованиям ГОСТ Р 7․0․100-2018:

• Проверка комплексности: наличие всех листов, приложений, фотоматериалов, указанных в опечатке/описании․
• Восстановление порядка: пронумеровка листов, зашивка дел, переплетка (при необходимости)․
• Оформление обложек: заполнение реквизитов обложки дела (индекс фонда, описи, дело, заглавие, даты, количество листов, срок хранения, гриф секретности/конфиденциальности)․
• Составление описей: опись дел — основной поисковый прибор․ Опись составляется в 2-х экземплярах (один остается в передающем архиве, второй — передается в принимающий)․ Опись должна содержать: заголовок, преамбулу (краткую историю учреждения), систематические указатели, основную часть (перечень дел)․

Этап 3: Подготовка сопроводительной документации

К пакету документов для передачи обязательно прилагаются:

1. Акт приема-передачи архивных документов на хранение (составляется в 2-х экземплярах)․
2. Опись дел (2 экземпляра, заверенные печатью и подписями руководителя и архивиста передающего архива)․
3. Акты экспертизы (копии)․
4. Перечень передаваемых фондов/описаний (сводная таблица)․
5. Документы о передаче прав доступа (если есть грифы «Секретно», «Для служебного пользования», персональные данные — согласия субъектов ПДн или основания по 152-ФЗ)․

Этап 4: Физическая передача и приемка

• Передача осуществляется по графику приема-передачи, утверждаемому руководителями обоих архивов (или органом управления архивным делом)․
• Принимающий архив проводит приемо-сдаточную проверку: сверку дел с описью, проверку состояния бумаги, переплетов, корректности заполнения обложек․
• При выявлении несоответствий составляется Акт расхождений, передача приостанавливается до устранения замечаний․

Этап 5: Окончательное оформление

После приемки второй экземпляр Акта приема-передачи (с подписями принимающей стороны) возвращается в передавший архив для хранения в его фонде как документ, подтверждающий вывод дел из учета․

Особенности передачи отдельных категорий дел

Личные дела гражданских и муниципальных служащих

Согласно ст․ 22 ФЗ № 125-ФЗ и типовым перечням сроков хранения:

• Личные дела уволенных служащих передаются в архив (структурное подразделение хранения) по истечении 10 лет со дня увольнения․
• Срок хранения личных дел — 75 лет (для служащих, прошедших госслужбу до 2004 г․, может быть 75 или перманентно, уточнять по перечням)․
• При подготовке проверяется наличие всех документов: заявления, приказа о приеме/увольнении, личной карточки, справок о заработной плате, пенсионных документов․

Дела с ограниченным доступом (Грифы секретности, ПДн)

• Передача дел с грифом «Секретно»/«Совершенно секретно» требует лицензии ФСТЭК/ФСБ у принимающего архива и соблюдения режима ГТА․
• Дела с персональными данными (ПДн) передаются на основании ст․ 15 ФЗ № 125-ФЗ и 152-ФЗ․ Необходимо обеспечить защиту прав субъектов ПДн (уведомление Роскомнадзора при необходимости, соблюдение режима доступа)․

График приема-передачи дел: составление и утверждение

График — это плановый документ, позволяющий равномерно распределить нагрузку на архивистов обеих сторон․

Как составить график (варианты):

Кто утверждает график:

• Внутри муниципального архива: Приказ/распоряжение руководителя муниципального архива․
• Взаимодействие с принимающим архивом: Согласование с руководителем принимающего архива (государственного архива субъекта РФ или иного)․
• Орган управления архивным делом: В некоторых регионах график передачи в госархивы утверждается или согласовывается министерством/комитетом по архивному делу региона․

Акт приема-передачи: реквизиты и образец заполнения

Акт — главный юридический документ, фиксирующий переход права оперативного управления и ответственности за сохранность․

Обязательные реквизиты Акта (согласно ГОСТ Р 7․0․8-2013 и Приказу № 141):

1. Наименование документа: «Акт приема-передачи архивных документов на хранение»․
2. Дата и место составления․
3. Наименование передающей стороны (Муниципальный архив Администрации г․ Н) и принимающей стороны (Государственный архив Н-ской области)․
4. Основание для передачи (№ и дата приказа, решения главы администрации, договора)․
5. Сведения о передаваемых документах: фонд(ы), опись(и), количество дел, количество листов, хронологические границы, сроки хранения․
6. Состояние документов (удовлетворительное, требуют восстановления — с приложением акта осмотра)․
7. Сведения о передаваемых поисковых приборах (описи, указатели — в каком виде: бумажный, электронный)․
8. Подписи уполномоченных лиц обеих сторон с расшифровкой и печатями (при наличии)․
9. Дата фактической передачи․

Важно: Акт составляется в двух экземплярах․ Один, у передающей стороны (с отметкой о приемке), второй — у принимающей․

Типичные ошибки и риски

• Отсутствие или неполная экспертиза․ Передача дел без акта экспертизы недопустима (ст․ 18 ФЗ № 125-ФЗ)․ Риск: передача документов, подлежащих уничтожению, или уничтожение ценных документов․
• Несоответствие описи фактическому составу дел․ Расхождения в нумерации, заглавиях, количестве листов․ Приводит к возврату партии на доработку и срыву графика․
• Игнорирование грифов доступа․ Передача дел с ПДн или гостайной без согласования режима доступа с принимающим архивом и без уведомления субъектов ПДн/органов безопасности․
• Плохое физическое состояние дел․ Грязные, порванные, несшитые дела, отсутствие обложек․ Принимающий архив имеет право отказать в приемке․
• Нарушение сроков передачи․ Хранение дел с истекшими сроками в ведомственном/муниципальном архиве свыше установленных нормами сроков (обычно 1 год после истечения срока хранения или по истечении 10 лет для личных дел), основание для штрафов по КоАП РФ (ст․ 13․20)․

Электронные документы и АИС «Архив»

Современная практика требует учета электронных копий и метаданных:

• При передаче дел, имеющих электронные копии (цифровые двойники), в Акт включается сведения о наличии ЭД, их форматах, хеш-суммах и местонахождении в ЭАРХ (электронном архиве)․
• Метаданные описей (XML/CSV по стандарту СМЭВ/Росархив) передаются на электронном носителе или через межведомственное взаимодействие для загрузки в АИС принимающего архива․
• Использование ФИС «Архивы России» (Единая государственная автоматизированная информационная система архивного дела) для учета переданных фондов․

Чек-лист для архивиста перед передачей партии дел

1. [ ] Проведена экспертиза всех дел партии? Акт экспертизы подписан?
2. [ ] Все дела пронумерованы, зашиты, в переплетах (при необходимости)?
3. [ ] Обложки дел заполнены полностью и верно (фонд, опись, дело, заглавие, даты, листы, срок, гриф)?
4. [ ] Опись составлена по ГОСТ Р 7․0․100-2018, в 2-х экземплярах, заверена?
5. [ ] Сверка описи с физическими делами проведена (перепроверка 100% или выборка)?
6. [ ] Подготовлен Акт приема-передачи в 2-х экземплярах?
7. [ ] Согласован график/дата передачи с принимающим архивом?
8. [ ] Обеспечена транспортная упаковка (коробки архивные, маркировка: фонд/опись/диапазон дел)?
9. [ ] Для дел с ПДн/тайной: получены согласования/разрешения на передачу?
10. [ ] Составлен сопроводительный лист/перечень коробок для водителя/курьера?

Передача дел из муниципального архива в архив (государственный, специализированный или иной муниципальный) — это не просто физическая перевозка коробок․ Это сложный юридический и архивистический процесс, требующий:

• Строгого соблюдения ФЗ № 125-ФЗ и Приказа Росархива № 141․
• Качественной научно-технической обработки (НТО) каждого дела․
• Безупречного оформления описей и Акта приема-передачи․
• Согласования графика и условий приемки с принимающей стороной․

Грамотная организация этого процесса гарантирует сохранность Архивного фонда РФ, обеспечивает законный доступ граждан и организаций к информации и защищает архивистов и руководство от административной ответственности․ Рекомендуется ежегодно планировать работу по передаче, не допускать накопления «долгов» по срокам хранения и использовать современные АИС для учета и контроля движений дел․

Статья подготовлена на основе действующего на 2026 год законодательства (ФЗ № 125-ФЗ, Приказ Росархива № 141, ГОСТ Р 7․0․100-2018)․ Перед началом работ обязательно сверьтесь с актуальными региональными нормативными актами и методическими рекомендациями главного архивного управления вашего субъекта РФ;