Получение архивных справок, выписок, копий или иных документов – процесс, требующий точного соблюдения нормативных требований. В статье подробно описаны все этапы подачи заявления в архив, от подготовки запроса до получения готового документа.

Когда необходимо подавать заявление в архив?

• Для получения архивной справки о фактах, подтверждающих трудовой стаж, образование, семейное положение и др.;
• Для получения архивной выписки (копии) официальных актов, решений, приказов;
• Для исследования исторических материалов, связанных с личным или корпоративным делом;
• Для передачи собственных документов в архив для их дальнейшего хранения.

Правовая основа подачи заявлений

Подача заявлений в архив регулируется следующими нормативными актами:

1. Инструкция по делопроизводству в государственных архивах (утверждена приказом Минкультуры РФ);
2. Административный регламент предоставления государственных услуг, утверждённый Федеральным архивным агентством;
3. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от № 119‑ФЗ.

Эти документы определяют порядок обращения, сроки рассмотрения (обычно — не более 15 дней) и форму выдачи результатов.

Виды заявлений и их назначение

Подготовка заявления

Для успешного рассмотрения запроса необходимо включить в заявление следующие обязательные элементы:

1. Полные ФИО заявителя (для физических лиц) или полное наименование организации;
2. Контактные данные: почтовый адрес, телефон, e‑mail;
3. Точный перечень запрашиваемых сведений (указать архивный фонд, период, номер дела, если известен);
4. Форма получения результата (информационное письмо, справка, выписка) и способ доставки (почтовое отправление, электронная почта, выдача «на руки»);
5. Подпись заявителя и дату подачи заявления.

Пример заполнения заявления (бумажный вариант)

В _______________________ (наименование архива)
От _______________________ (ФИО, паспорт, ИНН)

Заявление о выдаче архивной справки

Прошу выдать архивную справку о моём трудовом стаже за период 1995‑2005 гг. в Архивном фонде
г. Сан‑Петербурга (дело № 123‑45‑67). Справку прошу оформить в виде печатного документа
и направить по почте на мой адрес: ул. Пушкина, д. 10, кв. 5, г. Сан‑Петербург, 190000.

Контактный телефон: +7 (911) -23‑45‑67
E‑mail: example@mail.ru

Подпись _______________________ Дата __________

Способы подачи заявления

5.1 Подача через портал «Госуслуги»

Электронный способ – самый быстрый и удобный. Алгоритм:

1. Зарегистрироваться на gosuslugi.ru;
2. В строке поиска ввести «архив» и выбрать услугу «Получение архивных документов»;
3. Заполнить онлайн‑форму, указав все обязательные поля (см. пункт 4);
4. Прикрепить сканированные копии удостоверяющих документов (паспорт, ИНН, доверенность, если заявитель – представитель);
5. Подтвердить отправку через электронную подпись (ЕСЭД) или через СМС‑код;
6. Сохранить полученный номер заявки – им будет присвоен статус и будет возможность отслеживать процесс.

5.2 Подача в бумажном виде

• Скачать бланк заявления с сайта конкретного архива (например, ГАРФ – Государственный архив Российской Федерации) или взять его в приемном отделе;
• Заполнить бланк от руки печатными буквами;
• Подписать заявление и поставить дату;
• Приложить копии удостоверяющих документов;
• Отправить по почте заказным письмом с описью вложения или лично принести в приемный отдел.

5.3 Подача через личный кабинет регионального государственного управления (РПГУ)

Для некоторых региональных архивов (например, Архив Ленинградской области) предусмотрена подача через личный кабинет РПГУ. Процедура аналогична «Госуслугам», но используется собственный портал.

Сроки и порядок рассмотрения

Согласно административному регламенту, архив обязан рассмотреть запрос в течение 15 календарных дней с момента получения заявления. Возможные варианты развития событий:

• Согласование – документ готовится и высылается в выбранной форме;
• Запрос уточнений – архив может запросить дополнительные сведения (например, уточнение периода, номер дела);
• Отказ – в случае отсутствия запрашиваемых материалов или ограничения доступа (секретность, персональные данные). В отказе указываются причины и правовые основания.

Как получить готовый документ

После завершения обработки заявка получает статус «Готово». Способы получения:

1. Почтовая отправка – документ приходит в конверте с уведомлением о вручении;
2. Электронная почта – скан готовой справки/выписки в формате PDF;
3. Выдача «на руки» – в приемном отделе архива по предъявлению оригинала заявления и удостоверения личности.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

8.1 Нужно ли платить за выдачу архивных справок?

В большинстве случаев государственная услуга «Выдача архивных справок/выписок» является бесплатной. Платные услуги могут возникнуть только при необходимости срочного выполнения (услуга «Экспресс‑выдача») или при копировании большого объёма документов.

8.2 Какие документы подтверждают личность заявителя?

Для физических лиц – копия паспорта (главные страницы) и ИНН. Для юридических лиц – выписка из ЕГРЮЛ (актуальная на дату подачи) и доверенность, если заявление подаёт представитель.

8.3 Можно ли запросить архивные материалы, находящиеся в другом регионе?

Да. В заявлении указывается предполагаемый архивный фонд. Если материал находится в другом архиве, ваш запрос будет перенаправлен в соответствующее подразделение. Сроки могут увеличиться до 30 дней.

8.4 Что делать, если в течение 15 дней статус не изменился?

Связаться с архивом по телефону или через онлайн‑чат портала «Госуслуги», указав номер заявки. При необходимости можно подать письменный запрос о разъяснении причин задержки.

Полезные ссылки и шаблоны

• Портал Госуслуги – раздел «Архивные документы»
• Государственный архив Российской Федерации (ГАРФ) – образцы заявлений
• Архивный фонд Санкт‑Петербурга – инструкция по подаче заявлений
• Пример PDF‑шаблона заявления (скачать): statement_template.pdf

Подать заявление в архив – процесс, который требует внимательного подхода к оформлению, соблюдения нормативных требований и выбора удобного способа подачи. Следуя описанным в статье рекомендациям, вы сможете быстро получить нужные архивные справки, выписки или копии без лишних задержек.

Помните: правильность заполнения заявления, наличие подписи и даты, а также указание желаемой формы получения результата – ключевые факторы, влияющие на скорость и успешность вашего запроса.

Дата публикации: