Дата публикации:

Деятельность государственных архивов в Российской Федерации (а также во многих странах СНГ, включая Республику Беларусь) строго регламентируется законодательством․ Главной целью является обеспечение сохранности, учет, научная обработка и предоставление архивных документов государственным органам, организациям и гражданам․ Ниже подробно описаны ключевые правила и принципы, регулирующие работу архивов с документами на всех этапах их жизненного цикла․

Нормативно-правовая основа

Работа государственных архивов строится на иерархии нормативных правовых актов:

• Конституция РФ — гарантирует право каждого на доступ к информации, затрагивающей его права и свободы (ст․ 24)․
• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» — основной закон, определяющий принципы, полномочия и порядок работы с архивными документами․
• Федеральный закон от № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» — регулирует вопросы доступа к информации, защиту персональных данных и гостайны․
• Постановления Правительства РФ (например, Положение о Федеральном архивном агентстве — Росархиве, Правила хранения архивных документов)․
• Приказы Росархива — методические документы, устанавливающие стандарты описания, хранения, оцифровки и использования документов (Приказ № 76, № 236, № 100 и др․)․
• ГОСТы и ОСТы — государственные и отраслевые стандарты (серия ГОСТ Р 7․0, ГОСТ Р 54989 и др․), регламентирующие технические процессы․

Принципы архивного дела

Вся работа архивов основана на фундаментальных принципах, закрепленных в ст․ 3 Закона № 125-ФЗ:

1. Единость архивного фонда страны — все архивы образуют единую систему․
2. Обязательность отбора и передачи документов, государственные органы и организации обязаны передавать документы в архивы по истечении сроков хранения․
3. Достоверность и сохранность — документы должны защищаться от уничтожения, искажения, хищения․
4. Доступность и гласность — предоставление документов пользователям в установленном законом порядке․
5. Законность — все операции с документами производятся строго на правовой основе․

Этапы работы с документами в архиве

Приемка и учет документов (Ввод в архив)

Это первый и критически важный этап․ Документы поступают в архив от ведомств-образователей по истечении установленных сроков хранения (обычно 10 лет для дел временного хранения, 75/100 лет — для личных дел)․

Основные правила приемки:

• Приемо-сдаточная комиссия: формируется из представителей архива и передающего органа․
• Проверка комплексности: соответствие описей, наличие всех листов, правильность нумерации, состояние бумажного носителя․
• Акт приема-передачи: оформляется по форме, утвержденной Росархивом․ Без акта документы не считаются принятыми на хранение․
• Государственная регистрация: присвоение фондовым номерам, внесение в единый государственный реестр архивных фондов;

Научная обработка документов

Цель — сделать документы доступными для поиска и использования․ Включает:

• Раскладку и упорядочивание: восстановление первоначального порядка дел (принцип происхождения) или создание нового системного порядка․
• Опись: создание описей дел (инвентарей), основного справочного прибора․ Описание ведется по стандартам (ГОСТ Р 7․0-100-2014), включая заполнение реквизитов: шифр дела, заглавие, даты, количество листов, примечания о сохранности/секретности․
• Составление справочных приборов: указателей имен, географических, предметных, летописей поступления․
• Экспертиза ценности и сроков хранения: повторная проверка категорий ценности (перманентное / временное хранение) и установления точных сроков․

Обеспечение сохранности (Хранение и консервация)

Архив создает специальные условия для замедления старения носителей информации․

Ключевые требования (согласно Приказу Росархива № 76 и СНиП):

• Микроклимат: температура 18±2°C (для бумаги), 14-18°C (для фото/пленки); относительная влажность 50-55% (бумага), 30-40% (пленка)․ Ежедневный мониторинг и ведение журналов․
• Освещение: исключение ультрафиолета, норма освещенности на рабочей плоскости не более 150 лкс, выключение света при отсутствии людей․
• Пожарная безопасность: автоматические системы пожаротушения (газовые, порошковые — запрещена вода), герметичные двери, сигнализация․
• Биологическая защита: регулярная дезинсекция, дератизация, контроль за микробиологическим загрязнением․
• Упаковка: использование архивных коробок, пакетов из нейтральной бумаги/картона (без лигнина и кислот), закладок․
• Реставрация и консервация: планово-предупредительная (очистка, укрепление) и лечебная реставрация поврежденных документов в специализированных мастерских․

Обеспечение доступа и предоставление документов (Использование)

Доступ к архивным документам предоставляется в соответствии со ст․ 22 Закона № 125-ФЗ и Законом № 149-ФЗ․

Правила предоставления:

• Режим доступа: открытые документы — всем пользователям; документы, содержащие гостайну — по допуску; персональные данные — субъекту ПД или по его согласию/закону; сведения о частной жизни — по истечении 75 лет со дня создания или после смерти физлица․
• Формы предоставления: в читальном зале (оригиналы или копии), удаленно (через АИС архива, портал «Архивы России», Госуслуги), направлением копий (заверенных/незаверенных)․
• Оформление запроса: письменный запрос с указанием реквизитов дела/документа, цели использования, данных заявителя․
• Сроки: предоставление в читальном зале, в день обращения (при наличии заказа); сложные запросы, до 30 дней (продлевается до 60 дней)․
• Охрана при использовании: работа с ценными/уникальными оригиналами только под наблюдением, запрет ручек/еды, выдача в специальных подставках/конвертах․

Особенности работы с электронными документами

С переходом на цифровое документооборотрота (согласно Приказу Минцифры/Росархива и актуальным изменениям законодательства 2020-2024 гг․) правила распространяются на электронные архивы (ЭА)․

Требования к электронным архивам

• Автентичность и целостность: использование усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП), хеш-сумм, меток времени, блокчейн-технологий․
• Форматы хранения: открытые, стандартизированные форматы (PDF/A-1b/2b для документов, TIFF/JPEG2000 для изображений, XML для данных, CSV/JSON для баз данных)․ Запрет проприетарных форматов․
• Метаданные: обязательное описание по профилю Dublin Core / РОСАРХИВ (автор, дата, контекст, права доступа, история миграций)․

Долгосрочное хранение (Digital Preservation)

Главная проблема, устаревание «железа» и ПО․ Архивы применяют стратегии:

1. Миграция: периодический перенос данных на новые носители и в актуальные форматы с сохранением битовости и логической структуры․
2. Эмуляция: создание сред для запуска старого ПО на новом оборудовании․
3. Контроль целостности: регулярная (ежегодная/ежеквартальная) верификация хеш-сумм (SHA-256, ГОСТ Р 34․11-2012) всех файлов․
4. Резервное копирование: правило «3-2-1» (3 копии, 2 типа носителей, 1 копия удаленно/в другом пожароопасном классе)․

Правовые аспекты ЭДО в архивах (актуально на 2026 г․)

В соответствии с последними нормативными актами (в т․ч․ опытом Республики Беларусь и РФ по внедрению Единых систем ЭДО):

• Обращение с электронными документами (создание, обработка, хранение, обмен) разрешено только через сертифицированные системы электронного документооборота (ЭДО), соответствующие требованиям ФСТЭК и ФСБ (для гостайны) или общие требования безопасности (для открытых данных)․
• Передача электронных дел в государственный архив производится в виде Архивного информационного пакета (AIP — Archival Information Package) по стандарту OAIS (ISO 14721) / профилю Росархива․
• Архив обязан обеспечить правовую значимость электронных документов на протяжении всего срока хранения (проверка ЭП, сертификатов УЦ на момент подписания)․

Учет и отчетность

Государственные архивы ведут строгий учет фондов и отчитываются перед вышестоящими органами (Росархив, министерства культуры регионов):

• Фондовый учет: ведение Государственного реестра архивных фондов, учет поступления, выбытия (уничтожения по актам), перемещения дел․
• Статистическая отчетность: ежегодные формы (индекс 1-арх) по объемам фондов, посещаемости, оцифровке, расходам на хранение․
• Отчетность об использовании: количество выданных дел, копий, удаленных запросов, удовлетворенность пользователей․

Уничтожение документов

Документы с истекшим сроком хранения и не представляющие исторической/научной ценности уничтожаются исключительно по акту экспертной комиссии (с участием архивистов);

• Процедура: экспертиза -> акт отбора к уничтожению -> утверждение руководителем органа/архива -> уничтожение (шредер, макулатура, сжигание для секретных) -> акт уничтожения․
• Документы, содержащие гостайну или персональные данные, уничтожаются по специальным методикам (ГОСТ Р 50739-95 для гостайны)․

Персонал и компетенции

Работа с документами требует высокой квалификации․ В архивах должны работать специалисты с высшим/средним профильным образованием (архивоведение, документоведение, история, ИТ)․ Обязательно регулярное повышение квалификации (не реже 1 раза в 5 лет) по программам Росархива․

Работа государственных архивов документами — это сложный, многоступенчатый процесс, сочетающий в себе юридическую ответственность, историческую науку, химию материалов и передовые ИТ-технологии․ Главное правило — неприкосновенность архивного фонда и гарантия его передачи будущим поколениям в неизменном и достоверном виде․ Нарушение правил хранения, учета или предоставления влечет за собой административную, гражданско-правовую и в отдельных случаях уголовную ответственность (ст․ 243 УК РФ — уничтожение, повреждение или скрывание документов)․

Примечание: Данная статья обобщает требования законодательства РФ (ФЗ-125, ФЗ-149, акты Росархива) и международных стандартов (ISO 15489, ISO 14721)․ При работе в конкретном ведомстве или регионе (например, РБ) необходимо руководствоваться также локальными нормативными актами;