Важное уточнение: Данная статья посвящена нормативному правовому акту Республики Беларусь — Постановлению Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 г. № 143 «Об утверждении Правил работы архивов государственных органов и иных организаций». В интернет-поиске этот документ часто путают с российскими нормативными актами (Приказами Росархива или Минкульта РФ), однако название «Правила работы архивов государственных органов и иных организаций» закреплено именно за белорусским документом 2012 года.

Общие сведения и правовая основа

Реквизиты документа

• Полное наименование: Правила работы архивов государственных органов и иных организаций.
• Утверждено: Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от № 143.
• Дата вступления в силу: 19 сентября 2012 г. (по истечении 10 дней после официального опубликования).
• Статус: Действует на территории Республики Беларусь. Является подзаконным нормативным правовым актом.

Законодательная база

Правила разработаны во исполнение:

1. Закона Республики Беларусь «Об архивном деле и архивах» (от № 265-З).
2. Указа Президента Республики Беларусь от № 241 «Об организации работы по управлению документами и архивами в государственных органах и иных организациях».
3. Положения о Министерстве юстиции Республики Беларусь.

Сфера действия

Документ регламентирует деятельность архивов, формируемых в государственных органах и иных организациях (далее — ведомственные архивы), а также порядок передачи документов в государственные архивы (национальный архивный фонд).

Структура Правил: Основные разделы

Документ состоит из 8 разделов, охватывающих полный жизненный цикл документа в архиве:

• Раздел 1. Общие положения — цели, задачи, определения, нормативные ссылки.
• Раздел 2. Организация работы архива — структура, штатное расписание, помещения, оборудование.
• Раздел 3. Комплектование архива (Формирование архивных фондов) — приемка документов, экспертиза стоимости, сроки хранения.
• Раздел 4. Хранение и сохранность документов — условия хранения, пожаробезопасность, аварийное восстановление.
• Раздел 5. Учет и описание документов — учетные документы, научное описание (инвентаризация).
• Раздел 6. Использование документов — режимы доступа, выдача, копирование, удаленное обслуживание.
• Раздел 7. Работа с электронными документами, специфика электронных архивов (важно: в 2012 г. это был один из первых детальных регламентов в регионе).
• Раздел 8. Контроль за состоянием делопроизводства и архивного дела — проверки, отчетность, ответственность.

Ключевые положения по разделам

Организация работы архива (Раздел 2)

Правила устанавливают обязательные требования к материально-технической базе:

• Помещения: Должны соответствовать санитарным нормам (температура 18±2°С, влажность 50-60%), иметь противопожарную защиту, сигнализацию, усиленные двери/окна.
• Штаты: В организации должен быть утвержден штат архивиста (или архивистов) в зависимости от объема документооборота. Архивист не может совмещать работу с делопроизводством (делопроизводитель) — это разделение функций.
• Документация архива: Утверждаются: План работы архива на год, График приемки документов, Перечень дел к уничтожению/передаче.

Комплектование и экспертиза документов (Раздел 3) — Сердце архивной работы

Процесс формирования фонда строго регламентирован:

1. Приемка дел: Ежегодно (обычно в I квартале года, следующего за отчетным) по актам приемки-передачи.
2. Экспертиза стоимости документов: Проводится экспертной комиссией организации (утверждается приказом руководителя).
   • В комиссию входят: руководитель организации (председатель), архивист (секретарь), представители структурных подразделений, юрисконсульт.
   • Решения оформляются протоколами экспертной комиссии.
3. Установление сроков хранения: Осуществляется на основании Единого типовых номенклатуры документов, утверждаемых уполномоченным государственным органом в области архивного дела (Минюстом РБ) по согласованию с Национальным архивным фондом.
4. Исключение из архива: Документы с истекшим сроком хранения и признаком «До уничтожения» уничтожаются по акту комиссии. Документы с признаком «Постоянно» или «Временные (свыше 10 лет)» подлежат передаче в государственный архив.

Учет и научное описание (Раздел 5)

Правила детально регламентируют систему учетных документов (формы учетов):

• Форма № 1-Арх — Опись дела (основной учетный документ).
• Форма № 2-Арх — Реестр дел, подлежащих передаче в государственный архив.
• Форма № 3-Арх — Реестр дел, подлежащих уничтожению;
• Форма № 4-Арх — Акт приемки-передачи дел в архив организации.
• Форма № 5-Арх — Акт приемки-передачи дел в государственный архив;

Важно: Опись составляется в 2-х экземплярах (один в дело, второй — в архив организации). Научное описание (инвентаризация) проводится для дел постоянного хранения перед передачей в госархив.

Использование документов (Раздел 6)

Устанавливаются режимы доступа:

• Служебное использование: Сотрудниками организации по служебным запискам/заявкам. Выдача под роспись в учетной карточке (Форма № 6-Арх) или журнале выдачи.
• Научное/личное использование: Гражданами и юрлицами — на основании письменного заявления. Доступ к документам, содержащим гостайну или иную охраняемую законом тайну, ограничен законодательством.
• Сроки выдачи: Не более 3 рабочих дней со дня поступления запроса (для сложных запросов, до 10 дней с уведомлением заявителя).
• Копирование: Разрешено любыми способами, не повреждающими документ. Копии заверяются архивистом/руководителем.

Работа с электронными документами (Раздел 7)

Для 2012 года этот раздел был инновационным. Он предписывает:

• Ведение единого реестра электронных документов (Журнал регистрации электронных документов).
• Обеспечение подлинности, целостности, читаемости электронных документов на протяжении всего срока хранения.
• Использование электронной цифровой подписи (ЭЦП) для подтверждения юридической значимости.
• Создание резервных копий и их хранение в отдельном помещении (или на удаленном сервере).
• Миграцию данных при смене программно-аппаратных средств (перезапись на новые носители с проверкой контрольных сумм).

Ответственность и контроль (Раздел

Правила закрепляют механизмы контроля за соблюдением архивного законодательства:

• Внутренний контроль: Руководитель организации ежегодно проверяет состояние делопроизводства и архивного дела (актуализация номенклатур, сроков хранения, сохранности дел).
• Внешний контроль: Осуществляется территориальными органами юстиции (управлениями юстиции облисполкомов, Минского горисполкома) и Национальным архивным фондом.
• Ответственность: За нарушение Правил (уничтожение документов до истечения сроков, потеря, недопущение к пользованию) виновные лица несут дисциплинарную, административную (ст. 23.31 КоАП РБ) или уголовную ответственность в соответствии с законодательством РБ.

Актуальность и изменения на 2026 год

Статус на : Постановление № 143 действует, однако с внесенными изменениями.

• Ключевые изменения вносились Постановлением Минюста РБ от № 97 (в связи с переходом на электронное делопроизводство, изменением форм учетов).
• Актуализированы требования к электронным архивам (взаимодействие с Единой информационной системой делопроизводства — ЕИСД, использование квалифицированных ЭЦП, доверенных временных меток).
• Уточнены правила передачи электронных документов в Национальный архивный фонд (формат PDF/A, XML, метаданные по стандарту Dublin Core / ISAD(G)).
• Исключены/обновлены ссылки на утратившие силу нормативные акты.

Рекомендация: При практической работе необходимо использовать действующую редакцию документа (с изменениями на текущую дату), доступную на Национальном правовом интернет-портале Республики Беларусь (pravo.by) или сайте Минюста РБ.

Практическое значение для организаций

Соблюдение Правил № 143 является обязательным условием:

1. Юридической значимости документов: Документы, не прошедшие экспертизу и не учтенные в архиве, могут быть признаны судом недопустимыми доказательствами.
2. Прохождения проверок: Нарушения (отсутствие номенклатуры, несоответствие условий хранения, отсутствие протоколов экспертной комиссии) — частая причина предписаний органов юстиции и штрафов.
3. Информационной безопасности: Регламентированный доступ предотвращает утечки конфиденциальной информации.
4. Эффективности управления: Грамотный архив обеспечивает оперативный поиск документов (срок поиска по Правилам, не более 15-30 мин для служебных нужд).

Правила работы архивов государственных органов и иных организаций 2012 года (Постановление Минюста РБ № 143), это фундаментальный документ, задающий «стандарт качества» архивного дела в Республике Беларусь. Они перевели архивную работу из русла чисто хранения в режим управления документами на всем жизненном цикле — от создания/поступления до уничтожения или передачи в госфонд.

Ключевые принципы, заложенные в документе — обязательность экспертизы стоимости, строгий учет, обеспечение сохранности (в т.ч. электронных документов) и регламентированный доступ — остаются актуальными и сегодня. Для архивистов, руководителей организаций и юристов знание действующей редакции этих Правил является профессиональной необходимостью.

Данная статья носит информационный характер. Для решения конкретных правовых вопросов обращайтесь к действующим текстам нормативных правовых актов на Национальном правовом портале Республики Беларусь (pravo.by) или консультируйтесь со специалистами в области архивного дела.