Процедура передачи личных дел сотрудников в государственный архив регламентируется нормативными актами Российской Федерации и Республики Беларусь. Основные положения содержатся в:

• Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников (утверждена постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от № 2);
• Порядок использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации (опубликован , последнее изменение );
• Руководство по соблюдению обязательных требований, являющихся предметом контроля при региональном государственном надзоре за соблюдением законодательства об архивном деле.

Ниже представлен подробный алгоритм действий, который поможет избежать ошибок и обеспечить корректную сдачу дел.

Подготовка личных дел к передаче

Перед тем как оформить акт приёма‑передачи, необходимо выполнить несколько подготовительных этапов.

Проверка комплектности и состояния документов

• Убедиться, что в деле присутствуют все необходимые документы: трудовая книжка, приказы о приёме/увольнении, личные заявления, справки о повышении квалификации, награды и т.д.;
• Оценить физическое состояние бумаг (отсутствие повреждений, плесени, загрязнений); при необходимости провести реставрацию или оцифровку;
• Удалить дубликаты и документы, не подлежащие долгосрочному хранению (например, черновики, временные справки).

Классификация дел по сроку хранения

Согласно пункту 2.1.2 Инструкции, оформление зависит от срока хранения:

1. Постоянное хранение – дела, требующие бессрочного сохранения (например, личные дела руководителей, сотрудников с особым статусом).
2. Временное хранение свыше 10 лет – дела, которые необходимо хранить более десяти лет, но не постоянно.
3. Дела по личному составу – обычные личные дела сотрудников, подлежащие хранению в соответствии с установленными нормативами.

Оформление обложки дела

Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляется по установленной форме (приложение 11 к Инструкции). В ней указываются:

• Наименование организации и её структурного подразделения;
• Индекс дела;
• Архивный шифр дела;
• Номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел;
• дела (ФИО сотрудника, период работы).

Формирование описи дел

Опись – это перечень передаваемых дел с указанием их характеристик. Она оформляется в четырёх экземплярах:

• Один остаётся в государственном архиве;
• Один – в организации‑отправителе;
• Один – в суде (при необходимости);
• Один – в электронном виде (формат PDF/XML, согласно требованиям архива).

В описи указываются:

• Индекс и шифр дела;
• Наименование дела (ФИО, должность);
• Количество листов;
• Срок хранения;
• Примечания (состояние документов, наличие электронных копий и т.д.).

Составление акта приёма‑передачи

Акт составляется в двух экземплярах (по одному для каждой стороны) после проверки описи и фактической передачи дел. В акте фиксируются:

• Дата и место проведения приёма‑передачи;
• Наименования организаций‑участников;
• Перечень передаваемых дел (ссылка на опись);
• Подписи ответственных лиц (руководитель службы документационного обеспечения, представитель архива);
• Примечания о выявленных недостатках (если таковые имеются).

Важно: акт подписывается не позднее 31 декабря года, следующего за годом завершения делопроизводством, а сами документы должны быть представлены в архив организации в течение следующего делопроизводственного года (п. 175 Инструкции).

Особенности передачи дел ликвидированных организаций

Если организация ликвидирована, а передача документов в вышестоящую организацию невозможна, ликвидационная комиссия, согласованная с органом управления архивным делом, направляет дела непосредственно в государственный архив. В этом случае:

• Формируется отдельная опись дел ликвидированного предприятия;
• Акт приёма‑передачи составляется между ликвидационной комиссией и архивом;
• Один экземпляр акта остаётся в архиве, второй – в ликвидационной комиссии (или её правопреемнике).

Электронная форма передачи

Современные архивы принимают не только бумажные, но и электронные версии дел. При подготовке электронного варианта необходимо:

• Отсканировать документы в цветном формате с разрешением не менее 300 dpi;
• Обеспечить правильное именование файлов согласно номеру дела и листу;
• Создать метаданные (XML‑файл) с теми же реквизитами, что и в бумажной описи;
• Проверить целостность архива (контрольные суммы, отсутствие повреждённых файлов).

Электронный экземпляр описи передаётся вместе с бумажным и хранится в архиве в соответствии с внутренними регламентами.

Контроль и ответственность

При осуществлении регионального государственного надзора за соблюдением законодательства об архивном деле проверяются следующие обязательные требования:

• Своевременность формирования и передачи дел (соблюдение сроков, указанных в п. 175 Инструкции);
• Полнота и достоверность описи дел;
• Наличие подписанного акта приёма‑передачи в двух экземплярах;
• Состояние документов (отсутствие повреждений, угроз утраты);
• Соответствие формата электронных копий техническим требованиям архива.

Нарушение этих пунктов может повлечь административные штрафы и обязательства по повторной подготовке и передаче дел.

Практические рекомендации

1. Заведите внутренний календарь с дедлайнами по формированию описи и подготовки актов (например, начало октября – проверка дел, ноябрь – составление описи, декабрь – подписание актов).
2. Назначьте ответственного сотрудника из службы документационного обеспечения, который будет контролировать каждый этап.
3. Проводите периодические внутренние аудиты состояния личных дел, чтобы выявлять недостатки до момента передачи.
4. При работе с электронными копиями используйте проверенные системы управления электронным документооборотом (ЭДО) с функцией контроля версий.
5. Храните резервные копии электронных описей на отдельном носителе (например, в защищённом облачном хранилище) на случай потери основного носителя.

Сдача личных дел в государственный архив – это не просто передача бумаг, а сложный процесс, требующий строгого соблюдения нормативных требований, аккуратного оформления документов и своевременного выполнения всех процедурных шагов. Следуя представленному руководству, организации смогут минимизировать риски, избежать штрафов и обеспечить сохранность важнейших кадровых материалов для будущих поколений.