Актуальность темы. Сохранность архивных документов – одна из ключевых задач государственных и ведомственных архивов. Регулярные проверки позволяют выявлять недостачи, повреждения и несоответствия в учёте, а также планировать мероприятия по реставрации и консервации. В статье рассматриваются нормативные основы, цели, периодичность и практические рекомендации по проведению такой проверки, опираясь на методические материалы Государственного архива научно‑технической и специальной документации Свердловской области (ГКУСО «ГАНТСДСО») и другие нормативные акты.

Основные понятия

• Архив – учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющие комплектование, учёт, хранение и использование архивных документов.
• Архивный документ – материальный носитель с зафиксированной информацией, имеющий реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежащий хранению в силу значимости для граждан, общества и государства.
• Архивный фонд – совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой.
• Временное хранение – хранение документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами.
• Документ Архивного фонда РФ – документ, прошедший экспертизу ценности, поставленный на государственный учёт и подлежащий постоянному хранению.
• Документы по личному составу – архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем.
• Научно‑техническая документация – совокупность научно‑исследовательских, научно‑технических и производственно‑технических документов.
• Особо ценный документ – документ Архивного фонда РФ, имеющий непреходящую культурно‑историческую и научную ценность.
• Постоянное хранение – хранение без ограничения срока (бессрочное).
• Упорядочение архивных документов – формирование единиц хранения (дел), их описание и оформление в соответствии с законодательством.

Цели проверки наличия и состояния архивных документов

Проверка (далее – проверка наличия) проводится для:

1. Установления фактического наличия единиц хранения в архиве.
2. Сверки фактического наличия с учётными данными (описи, номенклатура, книги выдачи).
3. Выявления и устранения недостатков в учёте.
4. Обнаружения отсутствующих дел и организации их розыска.
5. Определения состояния дел (повреждения, необходимость реставрации, консервации, профилактической обработки).

Периодичность проведения проверки

Проверка наличия является постоянной плановой работой архивов. В зависимости от типа документов и условий их хранения сроки проведения различаются:

• Управленческие и научно‑технические документы постоянного срока хранения – не реже одного раза в 5 лет и обязательно перед передачей в ГАНТСДСО.
• Документы по личному составу и документы временного срока хранения (свыше 10 лет) – не реже 10 лет.
• В организациях с интенсивным использованием документов рекомендуется проводить ежегодные проверки дел, выданных в течение предшествующего года.
• Единовременные проверки проводятся:
  • после массового перемещения дел;
  • после чрезвычайных происшествий (эвакуация, стихийные бедствия);
  • при смене руководителя архива или ответственного лица;
  • при реорганизации или ликвидации организации.

Организация проведения проверки

Ответственные лица

Проверка может проводиться:

• штатными работниками архива;
• специально назначенной комиссией (приказом руководителя организации).

Подготовительный этап

1. Изучить документы предыдущих проверок (акты, листы, описи).
2. Проверить правильность нумерации дел в годовых разделах сводной описи.
3. Подготовить необходимые формы (лист проверки, акт, карточки учёта).
4. Обеспечить сохранность порядка расположения дел на стеллажах, в коробках, папках.

Общие правила проведения

• Сохранять порядок расположения дел; при обнаружении неправильно подложенных дел – возвращать их на место.
• Изымать из стеллажей дела, не внесённые в опись, а также заражённые плесенью или другими биологическими вредителями.
• Во время проверки запрещается вносить исправления в учётные документы; все замечания фиксируются в листе проверки.
• По окончании каждой описи ставится подпись «Проверено», указываются дата, должности и подписи проверяющих.

Этапы проверки по типам документов

Управленческие архивные документы

Включённые в состав Архивного фонда РФ

Проверка проводится в два этапа:

1. Выверка учетных документов – сверка описи (порядковый номер, делопроизводственный индекс, заголовок, крайние даты, количество листов) с фактическим наличием и описанием на обложке дела.
2. Физический осмотр – визуальная оценка состояния дел, проверка книг выдачи (внутреннее и внешнее пользование).

Все обнаруженные недостатки фиксируются в Листе проверки наличия и состояния дел (Приложение № 1). При отсутствии недостатков лист не включается в дело фонда.

Постоянный срок хранения, не включённые в фонд

Для таких документов используется номенклатура дел организации. Сверка производится по тем же параметрам (номер, индекс, заголовок, даты, количество листов).

Временный срок хранения

Проверка аналогична, но учитываются особенности сроков (обычно 5‑10 лет). Особое внимание уделяется документам, подлежащим уничтожению, и их своевременной утилизации.

Научно‑техническая архивная документация

Структура проверки полностью совпадает с управленческой, но учитываются специфические требования к техническим чертежам, схемам, электронным носителям и материалам, подверженным деградации.

Документы по личному составу

Проверка проводится реже (не реже 10 лет) и включает сверку с кадровыми справками, журналами учёта трудовых книжек, а также оценку состояния оригиналов (потертости, пятна, повреждения).

Оформление результатов проверки

По завершении проверки составляются следующие документы (в соответствии с «Основными правилами работы ведомственных архивов» 1985 г. и «Правилами организации, хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ» 2007 г.):

1. Лист проверки наличия и состояния дел – фиксирует все замеченные отклонения.
2. Акт проверки – обобщающий документ, подписывается руководителем проверки.
3. Акт о технических ошибках – оформляется при обнаружении неверных записей в учётных документах.
4. Акт о неисправимых повреждениях – при наличии необратимых дефектов, требующих утилизации.
5. Карточка учёта необнаруженных дел – заполняется, если в ходе проверки обнаружены недостачи.
6. Справка о проведении розыска – оформляется после завершения поисковых мероприятий.

Розыск недостающих документов

Организация розыска

Розыск проводится в несколько этапов:

1. Составление перечня недостающих дел (на основании листа проверки).
2. Определение возможных мест их хранения (другие отделы, архивные копии, электронные хранилища).
3. Обращение к сотрудникам, которые могли пользоваться документами.
4. В случае невозможности локального поиска – передача дела в Экспертно‑проверочную комиссию (ЭПК) для дальнейшего расследования.

Оформление результатов розыска

После завершения розыска оформляются:

• Акт о обнаружении документов (если они найдены).
• Акт о необнаружении дел, путь розыска которых исчерпан.
• Карточка учёта найденных/не найденных дел.

Практические рекомендации

• Подготовьте чек‑лист перед каждой проверкой – это ускорит процесс и снизит риск пропусков.
• Используйте сканирование штрих‑кодов или RFID‑метки для ускорения сверки наличия.
• Регулярно проводите профилактическую обработку (вентиляция, осушение, дезинфекция) для предотвращения биологического разрушения.
• Ведите электронный журнал проверок – позволяет быстро находить историю проверок по каждому делу.
• Обучайте персонал архивных подразделений методикам правильного обращения с документами (не сгибать, не скручивать, использовать перчатки).

Проверка наличия и состояния архивных документов – ключевой элемент системы контроля за сохранностью культурного и исторического наследия. Регулярность, чёткая методика и правильное оформление результатов позволяют:

• Поддерживать актуальность учётных данных;
• Своевременно выявлять и устранять повреждения;
• Обеспечивать надёжный розыск недостающих материалов;
• Гарантировать соответствие требованиям законодательства РФ и международных стандартов архивного дела.

Список используемых источников

1. Комитет по управлению архивами Курганской области. Памятка по проверке наличия и состояния архивных документов. PDF, 2022. https://gaso-ural.ru/docs/2022_04_08/75t4ZGhTd9K622t2GZrtfks9G.pdf
2. Государственное казенное учреждение Свердловской области «Государственный архив научно‑технической и специальной документации Свердловской области» (ГКУСО «ГАНТСДСО»). Методические указания по проверке наличия и состояния архивных документов. 2022.
3. Основные правила работы ведомственных архивов. М., 1985.
4. Основные правила работы с научно‑технической документацией в организациях и на предприятиях. М., 1988.
5. Правила организации, хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ. М., 2007.

Настоящая статья подготовлена в соответствии с актуальными нормативными документами и может использоваться в качестве практического руководства для архивных служб государственных учреждений.