Процедура проверки наличия и состояния документов государственного архива является фундаментальным элементом архивного дела. Она обеспечивает сохранность Архивного фонда Российской Федерации, подтверждает достоверность учета и выявляет угрозы безопасности документов на ранних стадиях. Данная статья подробно рассматривает правовые основы, виды проверок, методологию проведения, а также ключевые изменения, вступившие в силу в 2023 году.

Нормативно-правовая основа

Деятельность по проверке наличия и состояния документов регулируется иерархией нормативных правовых актов:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 18, 22, 23), задает общие принципы учета, хранения и использования документов.
• Постановление Правительства РФ от № 2367 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации» — основной регламентирующий документ, определяющий процедуру инвентаризации и ежегодной проверки.
• Приказ Росархива от № 100 «Об утверждении Инструкции по организации хранения документов Архивного фонда Российской Федерации» — методический документ, детализирующий технические аспекты осмотра состояния носителей.
• Отраслевые стандарты (ГОСТ Р 7.0.97-2016, ГОСТ Р ИСО 11799-2016) и локальные нормативные акты архивов (Положения об инвентаризации, графики проверок).

Ключевые изменения 2023 года

В 2023 году были внесены существенные изменения в Правила (Постановление № 2367), направленные на:

1. Цифровизацию процедур: Внедрение обязательного использования автоматизированных систем учета (АСУ) для фиксации результатов проверки в режиме реального времени.
2. Уточнение сроков: Четкое разграничение периодичности полной инвентаризации и ежегодной выборочной проверки в зависимости от категории ценности и состояния фондов.
3. Ответственность должностных лиц: Ужесточение требований к составу инвентаризационных комиссий и личной ответственности руководителей за своевременное устранение выявленных нарушений.

Виды проверок наличия и состояния

В архивной практике выделяют три основных вида проверок, различающихся по целям, срокам и охвату фондов:

Полная инвентаризация

Цель: Установление полной достоверности сведений о составе фондов (наличие, отсутствие, состав дел, соответствие описям).

• Периодичность: Не реже одного раза в 5 лет для фондов постоянного хранения (согласно п. 102 Правил № 2367). Для фондов временного хранения — по истечении сроков хранения перед экспертизацией.
• Объем: 100% единиц хранения (дел, томов, файлов) по всем фондам архива.
• Результат: Акт инвентаризации, ведомость расхождений, обновленные описи/путеводители, корректировка данных в АСУ.

Ежегодная выборочная проверка (Ежегодная инвентаризация)

Цель: Контроль сохранности наиболее ценных, востребованных или находящихся в зоне риска документов в промежутках между полными инвентаризациями.

• Периодичность: Ежегодно, обычно в I квартале года, следующего за отчетным.
• Объем выборки: Не менее 10–15% единиц хранения (точный процент устанавливается локальным актом архива). Обязательно включаются:
  • Документы особой ценности (уникальные, памятные).
  • Документы, выданные во временное пользование (в читальный зал, на копирование, в другие организации).
  • Документы, хранящиеся в нестандартных условиях или на нестационарных полках.
  • Фонды, по которым за год поступали сигналы о порче/утере.
• Результат: Акт выборочной проверки, справка о состоянии фондов.

Неплановая (внеочередная) проверка

Проводится по решению руководителя архива или вышестоящего органа (Росархива, прокуратуры) в случаях:

• Чрезвычайных ситуаций (пожар, затопление, аварии инженерных систем).
• Выявления фактов хищения, утери или порчи документов;
• Смены руководителя архива или главного хранителя фондов.
• Переезда фондов в новые помещения.
• Проверки контрольными органами.

Этапы проведения проверки

Процесс проверки строго регламентирован и состоит из последовательных стадий:

Этап 1: Подготовительный (Организационный)

1. Приказ о проведении: Издается приказом руководителя архива с указанием сроков, состава комиссии, перечня фондов/описов, подлежащих проверке.
2. Формирование комиссии: Председатель — заместитель директора/главный хранитель. Состав: научные сотрудники (хранители фондов), сотрудник АСУ/ИТ-специалист, представитель службы охраны/безопасности (при необходимости). Важно: лица, несущие материальную ответственность за проверяемые фонды (хранители), в комиссию включаются только как консультанты, но не как голосующие члены, проверяющие свою работу.
3. Подготовка рабочих инструментов: Распечатки описей/путеводителей, выгрузки из АСУ, бланки актов, ведомостей расхождений, средства индивидуальной защиты (перчатки, респираторы), фонарики, лупы, фото/видеофиксация.

Этап 2: Полевой (Непосредственная проверка на полках)

Самый трудоемкий этап, включающий два параллельных процесса:

А. Проверка наличия (Количественный и качественный учет)

• Сверка номеров дел/томов на корешках с данными описи/АСУ.
• Подсчет фактического количества томов в деле (сверка с графой «Кол-во томов» в описи).
• Проверка наличия лотков, коробок, пакетов и их маркировки.
• Выявление «лишних» единиц (не занесенных в опись) и отсутствующих (утерянных).

Б. Проверка состояния (Физико-химический осмотр)

Оценка производится по единой шкале (примерная градация):

Особое внимание уделяется:

• Состоянию корешков (наличие шифра, читаемость).
• Наличию и состоянию переплетных материалов (картон, ткань, пергамент).
• Следам биологических поражений (плесень, насекомые, грызуны).
• Состоянию фото/кино/аудиодокументов (синдром «уксусного» распада пленки, липкость слоев).
• Состоянию электронных носителей (дефекты дисков, считываемость, наличие контрольных сумм/хешей).

Этап 3: Камеральный (Обработка результатов)

1. Составление Акта проверки: По форме, утвержденной локальным актом (обязательные реквизиты: дата, состав комиссии, объект проверки, результаты по каждому выявленному факту).
2. Ведомость расхождений: Отдельный документ, фиксирующий: отсутствующие единицы, лишние единицы, несоответствие описаниям (наименование, даты, кол-во листов), изменение состояния к худшему.
3. Анализ причин: Для каждого факта утери/порчи определяется причина (естественное старение, нарушение режима хранения, хищение, ошибка учета прошлых лет).
4. Внесение изменений в АСУ и описи: Корректировка базы данных, печать вставок/замен в описях (с согласования Росархива при изменении реквизитов).

Этап 4: Исполнительный (Устранение нарушений)

• Направление материалов в реставрацию/консервацию.
• Организацию поиска утерянных дел (обращение в структурные подразделения, проверку журналов выдачи, запрос в организации-передатели).
• Оформление актов списания (только по решению экспертной комиссии и приказа руководителя после истечения сроков поиска — обычно 1 год).
• Доработку описей и путеводителей.
• Корректировку планов реставрации и оцифровки на будущий год.

Специфика проверки разных типов носителей

Традиционные носители (бумага, пергамент, фото)

Основной метод — визуальный и тактильный осмотр. Используются УФ-фонарики для выявления подделок/подчисток, микроскопы для оценки волокон бумаги. Критично — контроль микроклимата в хранилище (температура 18±2°С, влажность 50±5% для бумаги).

Машинно-читаемые носители (МЧН): магнитные ленты, диски, флеш-накопители

Проверка наличия — по маркировке корпусов. Проверка состояния — только через считывание (пробное чтение контрольных секторов, верификация хеш-сумм MD5/SHA-256). Визуальный осмотр выявляет деформации корпусов, плесень на магнитной ленте, окисление контактов. Обязательное требование: наличие рабочего оборудования для чтения (стримеров, дисководов) или планы миграции на современные носители.

Электронные документы в АСУ/Электронных архивах

Проверка проводится программно:

• Верификация целостности хранилища (сравнение хеш-сумм с реестром).
• Проверка доступности форматов (валидация по профилям PDF/A, XML и т.д.).
• Контроль наличия дубликатов (резервных копий) в удаленном хранилище (Гео-распределенность).
• Аудит прав доступа и журналов событий (логи) на предмет несанкционированных изменений/удалений.

Документальное оформление результатов

Результаты проверки оформляются пакетом документов, который хранится в архиве постоянно (фонд архива — дела по учету и хранению):

1. Приказ (распоряжение) о проведении проверки.
2. Акт инвентаризации / Акт выборочной проверки. Подписывается всеми членами комиссии. При несогласии член комиссии пишет особое мнение, которое прикладывается к акту.
3. Ведомость расхождений (форма №… по локальному акту). Табличная часть: Номер по порядку, Шифр дела (фонд/опис/дело), Наименование дела, Данные по описи/АСУ, Фактические данные, Характер расхождения (отсутствует, лишнее, несоответствие реквизитов, порча), Примечания/Причина.
4. Приказы по результатам проверки: О направлении на реставрацию, о назначении ответственных за поиск утерянных дел, об утверждении графика устранения нарушений, о списании (после экспертизы).

Типичные ошибки и риски при проведении проверки

• Формализм: «Проверка за столом», сверка только по АСУ/описям без выхода на полки. Не выявляет порчу, подмену дел, ошибки размещения.
• Игнорирование состояния корешков и упаковки: Дело стоит на месте, но корешок стерт, лоток разорван — это предстоящая утеря идентификации.
• Отсутствие фотофиксации: Без фото порчи/расхождений невозможно доказать факт в суде или при проверке прокуратуры/Росархива.
• Несвоевременное внесение данных в АСУ: Расхождения накапливаются годами, описи рассинхронизируются с реальностью.
• Проверка МЧН «на веру»: Непроверка считываемости носителей 5–10 лет ведет к необратимой потере информации.
• Нарушение состава комиссии: Проверка хранителем своих же фондов без независимых наблюдателей.

Роль автоматизированных систем учета (АСУ) в современной проверке

С учетом изменений 2023 года, АСУ перестает быть просто «электронной описью» и становится инструментом управления проверкой:

• Мобильные приложения/ТСД (терминалы сбора данных): Сканер штрих-кодов/QR-кодов на лотках/делах позволяет за минуты пройти полку, фиксируя факт наличия (галочка «Найдено») и состояние (выбор из справочника: I, II, III, IV) с привязкой к GPS/бикону хранилища.
• Автоматическое формирование ведомостей расхождений: Система сама сравнивает плановую выборку с фактически отсканированными кодами и выдает список «Не найдено» / «Лишние коды».
• Интеграция с реестром реставрации: Единый клик, документ со статусом «III категория» улетает в план-заявку на реставрацию.
• Аналитика и дашборды: Руководитель в реальном времени видит % выполнения плана проверки, карту «горячих точек» по состоянию фондов.

Проверка наличия и состояния документов государственного архива — это не формальная отчетная процедура, а системная мера обеспечения национальной безопасности в сфере сохранения документального наследия. Переход на новые Правила (Постановление № 2367 с изменениями 2023 г.) делает акцент на регулярности, объективности критериев оценки состояния и цифровизации процессов контроля.

Компетентно организованная проверка, основанная на сочетании традиционных архивных методов (визуальный осмотр, работа с описями) и современных ИТ-технологий (ТСД, хеш-верификация, АСУ), позволяет:

• Своевременно выявлять угрозы сохранности.
• Обосновывать бюджетные запросы на реставрацию, оцифровку, оснащение хранилищ.
• Поддерживать достоверность архивной информации для пользователей (граждан, органов власти, науки).
• Минимизировать риски безвозвратной потери уникальных исторических источников.

Исключительная важность этой процедуры требует от архивистов высокой профессиональной дисциплины, знания нормативной базы и ответственного отношения к каждому этапу — от подписания приказа о проверке до закрытия последнего поручения по устранению выявленных недостатков.

Данная статья подготовлена на основании действующего на 2024 год законодательства РФ (ФЗ-125, Постановление Правительства РФ № 2367, Приказ Росархива № 100) и общепринятой архивной методической практики. Для применения в конкретном архиве необходимо руководствоваться локальными нормативными актами данной организации.