Обращение в государственный архив, это ответственный шаг для получения справок, копий документов или проведения научных исследований․ Самое главное помнить, что у каждого архивного учреждения свой уникальный график работы, который может отличаться для читального зала, приемной комиссии, администрации и телефонных консультаций․ В данной статье мы подробно разберем типичную структуру режима работы на примере Государственного учреждения «Национальный архив Республики Беларусь» (ГУ «НАРБ»), а также дадим общие рекомендации, актуальные для большинства архивов страны․

Общий режим работы архива (Административно-хозяйственная часть)

Базовый график функционирования учреждения как организации обычно соответствует стандартной рабочей недели с сокращенной пятницей․ Согласно данным официального сайта НАрБ на , общий режим выглядит следующим образом:

Важно: Ежедневно с 12:30 до 13:15 установлен перерыв на обед․ В это время приемная, бухгалтерия и администрация не принимают посетителей и не отвечают на телефонные звонки;

Режим работы Читального зала (Отдела использования документов и информации)

Это самый важный график для исследователей․ Он может не совпадать с общим режимом архива․ Часто читальный зал открывается позже и закрывается раньше, либо имеет свои «санитарные дни» (дни уборки/дезинфекции), когда выдача документов не производится․

Контактный телефон отдела использования документов и информации (руководитель Старостенко Маргарита Анатольевна): 8 (017) -72-29-52․

Прием граждан руководством архива (Личный прием)

Для решения сложных вопросов, жалоб, предложений или обсуждения административных процедур предусмотрен график личного приема руководителями структурных подразделений․ Прием ведется по заранее утвержденному календарю (обычно раз в месяц в определенный день недели)․

График приемных дней НАрБ (пример):

• Директор архива (общее руководство, международное сотрудничество, госсекрет):
  • День: Вторая среда каждого месяца
  • Телефон: 8 (017) -72-29-42
• Заместитель директора по использованию и информационному обеспечению (запросы физ․/юр․ лиц, читальный зал):
  • День: Четвертый вторник каждого месяца
  • Телефон: 8 (017) -75-26-62
• Заместитель директора по методической работе и комплектованию (методика, отчетность, электронные документы):
  • День: Третий четверг каждого месяца
  • Телефон: 8 (017) -73-59-10

Рекомендация: Перед визитом на личный прием обязательно звоните по указанному телефону для подтверждения даты (в праздничные месяцы график может сдвигаться) и уточнения необходимых документов․

Ключевые контакты и структура НАрБ (для навигации по вопросам)

Знание структуры архива экономит время: вы сразу звоните в нужный отдел․

Основные структурные подразделения и телефоны:

1. Приемная (общие справки, запись к руководителям): 8 (017) -72-67-78 (Кушнова Е․В․)
2. Отдел использования документов и информации (читальный зал, запросы, справки): 8 (017) -72-29-52 (Старостенко М․А․)
3. Отдел фондов личного происхождения (метрические книги, личные дела, фонды ЗАГСов): 8 (017) -22-49-27 (Дорогуш И․В․)
4. Отдел организационно-кадровой работы (вопросы трудоустройства, кадровые справки архива): 8 (017) -72-67-78 (Исакова Н․Г․)
5. Отдел автоматизированных архивных технологий (Электронный архив, сайт, базы данных): 8 (017) -25-26-63 (Жилинская М․Н․)
6. Сектор режимно-секретной работы (доступ к засекреченным документам, рассекречивание): 8 (017) -72-67-79 (Пустовойт Н․О․)
7. Отдел обеспечения сохранности документов и фондов (состояние дел, реставрация): 8 (017) -48-05-13 (Нартовская Н․С․)
8. Отдел делопроизводства и формирования НАФ (прием документов от организаций): 8 (017) -03-27-43 (Шевченко Т․А․), адрес: ул․ Макаенка, 12 к․1
9. Главный бухгалтер (оплата услуг, квитанции, договоры): 8 (017) -92-28-31 (Степук А․С․)
10. Административно-хозяйственный отдел (проезд, пропуска, аренда): 8 (017) -73-05-11 (Ермак Е․В․)

Адрес и логистика: как добраться до НАрБ

Юридический и фактический адрес: 220114, г․ Минск, проспект Независимости, 116 (здание Национальной библиотеки Беларуси, вход с обратной стороны здания НББ)․

Схема проезда:

• Метро: Станция «Восток» (Заводская линия)․
• Наземный транспорт: Остановка «Национальная библиотека» (автобусы, троллейбусы, маршрутки)․
• Ориентир: Крупное ромбовидное здание Национальной библиотеки․ Вход в архив находится со стороны парка/парковки, не со главного входа библиотеки․

Общие правила и советы для посетителей любого госархива

Помимо режима работы, существуют универсальные правила, знание которых сэкономит ваше время и нервы:

А․ Предварительная запись и заказ дел

В большинстве современных архивов (включая НАрБ) внедряется система предварительного электронного заказа дел через личный кабинет на сайте или по e-mail (info@mail․narb․by)․ Приход «на удачу» без заказа часто приводит к отказу в выдаче документов в день визита․

Б․ Документы для допуска в читальный зал

• Паспорт (или иное удостоверяющее личность документ) — обязательно․
• Читательский билет (оформляется на месте при первом визите, часто бесплатно или за символическую плату)․
• Справка с места работы/учебы — может потребоваться для научных работников или при работе с определенными категориями фондов․

В․ Режим хранения личных вещей

В читальные залы запрещено вносить: ручки (только карандаши), сумки, пакеты, внешнюю одежду, продукты питания, напитки․ На входе работают гардероб и шкафчики для хранения вещей (обычно бесплатно, на ключ или кодовый замок)․

Г․ Фотофиксация и копирование

• Своим фотоаппаратом/телефоном: Часто разрешено бесплатно или за плату (без вспышки, без штатива)․ Обязательно уточняйте правила в конкретном зале․
• Ксерокопия/Сканирование: Осуществляется сотрудниками архива за отдельную плату по тарифам․ Срок готовности, от нескольких часов до нескольких дней․

Д․ Праздничные и летние графики

Критически важно: В преддверие государственных праздников (Новый год, 8 Марта, 9 Мая, 3 Июля и др;) и в летний период (июль-август) архивы часто переводятся на летний режим работы (сокращение часов, введение дополнительных выходных дней, «санитарные недели»)․ Всегда проверяйте актуальные новости на сайте архива за 1-2 недели до планируемой поездки․

Электронные сервисы: альтернатива личному визиту

Если вам не нужно работать с оригиналом документа в зале, а требуется только справка или копия, используйте дистанционные сервисы:

• Официальный сайт: narb․by (разделы «Пользователям», «Электронные услуги», «Поиск по фондам»)․
• Единый портал госуслуг Беларуси: portal․gov․by (подача административных процедур на выдачу архивных справок)․
• Электронная почта: info@mail․narb․by (для предварительных консультаций и направления запросов)․
• Информационно-поисковые системы (ИПС): Доступ к описям и фондам онлайн (разработка Отдела ИПС, тел․ 8 (017) -52-59-01, Юркевич О․Ю․)․

Чек-лист перед поездкой в архив (Резюме)

1. ✅ Проверил актуальный режим работы читального зала на сайте или по телефону 272-29-52 на день визита․
2. ✅ Убедился, что нет «санитарного дня» или праздничного сокращенного графика․
3. ✅ Предварительно заказал дела через личный кабинет или по e-mail (указал фонд, опись, дело)․
4. ✅ Взял паспорт (и читательский билет, если есть)․
5. ✅ Подготовил карандаши, блокнот (ручки оставил дома/в сумке на сдачу)․
6. ✅ Узнал тарифы на копирование/сканирование и способы оплаты (наличные/безнал/ЕРИП)․
7. ✅ Запланировал время с учетом обеденного перерыва архива (12:30–13:15), в это время выдача документов приостанавливается․

Режим работы государственных архивов — это не просто часы открытия дверей․ Это сложная система графиков: общий организационный, читального зала, приемных дней руководства, телефонных консультаций и работы специализированных отделов (фондов личного происхождения, режимной работы, делопроизводства)․

Используя пример Национального архива Республики Беларусь, мы видим, насколько важно заранее выявлять, в какой именно структурный элемент вам нужно попасть․ Грамотная подготовка — звонок в нужный отдел, предварительный заказ дел, проверка сайта на предмет изменений графика — превращает посещение архива из стрессовой лотереи в эффективный исследовательский процесс․

Помните: Информация в статье актуальна на ․ Архивы имеют право изменять графики по одностороннему решению․ Единственный надежный источник — официальный сайт narb․by или прямые телефоны, указанные выше․