Сдача архива отдела кадров – важный процесс, который требует внимательного подхода к юридическим, организационным и техническим аспектам. Ниже представлена подробная инструкция, позволяющая выполнить эту задачу без ошибок и штрафов.

Подготовительный этап

1. Определите нормативную базу. В России архивные документы регулируются Федеральным законом № 73‑ФЗ «Об архивном деле», Трудовым кодексом РФ, а также отраслевыми нормативными актами (приказами Минтруда, локальными инструкциями организации).
2. Сформируйте перечень документов. В архиве отдела кадров обычно находятся:
   • Трудовые книжки и их копии;
   • Трудовые договоры и дополнительные соглашения;
   • Приказы о приёме, переводе, увольнении;
   • Личные дела сотрудников (анкеты, справки, медицинские заключения);
   • Документы по охране труда и аттестации рабочих мест;
   • Отчётность в органы статистики и надзора.
3. Определите срок хранения. Для большинства кадровых документов срок хранения составляет 5–50 лет (в зависимости от типа документа). Составьте таблицу с датами начала и окончания срока хранения.
4. Назначьте ответственного. Обычно этим занимается главный специалист отдела кадров или архивист. Он отвечает за соблюдение сроков и правильность оформления.

Инвентаризация и классификация

На этом этапе необходимо создать инвентарную карточку для каждой папки/дела.

• Номер карточки (по внутреннему регистру);
• Наименование документа;
• Физическое местоположение (шкаф, ящик, полка);
• Признак конфиденциальности (ОТК, СТ, ОТК‑С).

Пример инвентарной записи

 № 001
 Наименование: Трудовой договор № 12345 от г.
 Срок хранения: до г.
 Местоположение: шкаф 3, ящик 5, полка 2
 Конфиденциальность: ОТК
 

Оценка состояния документов

Проверьте каждую единицу на предмет:

• Повреждений (разрывы, пятна, выцветание);
• Наличие пятен от влаги или плесени;
• Корректность оформления (подписи, печати).

Если документ находится в плохом состоянии, его следует восстановить (консультация с архивным специалистом) или перевести в электронный формат с последующим уничтожением оригинала, если это допускается нормативами.

Оцифровка (при необходимости)

Для ускорения передачи и снижения риска потери оригиналов рекомендуется оцифровать архивные документы.

1. Выберите сканер с разрешением не менее 300 dpi.
2. Сохраняйте файлы в формате PDF/A (архивный стандарт).
3. Присвойте каждому файлу уникальное имя, соответствующее инвентарному номеру.
4. Создайте резервную копию на внешнем носителе и в облачном хранилище.
5. Подготовьте метаданные (дата, тип документа, сотрудник, срок хранения) и загрузите их в систему электронного документооборота (ЭДО).

Оформление актов сдачи‑приёма

Для юридической силы процесса необходимо составить два документа:

• Акт сдачи‑приёма архива (подписывается представителем сдающего подразделения и получателем – архивом организации или внешним архивом);
• Список передаваемых документов (приложение к акту, копия инвентарной карточки).

Образец акта:

 Акт сдачи‑приёма архива отдела кадров
 г. Москва «__» __________ 2026 г.

 Сдающий: ______________________ (ФИО, должность)
 Принимающий: ___________________ (ФИО, должность)

 Перечень переданных документов (приложение №1):
 1. Трудовые договоры – 150 шт.
 2. Приказы о приёме – 45 шт.
 3. Личные дела – 120 шт.
 ..;

 Подписи:
 Сдающий ______________________ Принимающий ______________________
 

Передача архива

1. Упакуйте документы в архивные коробки из плотного картона, маркируйте каждую коробку номером инвентарной карточки.
2. Обеспечьте условия транспортировки: защита от влаги, ударов, экстремальных температур.
3. Если архив передаётся в государственный архив, оформите транспортную накладную и согласуйте дату приёма.
4. Сохраните копию всех документов (акт, список, накладные) в электронном виде.

Уничтожение документов, срок которых истёк

После подтверждения приёма архива и завершения всех проверок можно приступать к уничтожению:

• Согласуйте план уничтожения с руководителем отдела и юридическим отделом.
• Проведите уничтожение в присутствии двух ответственных лиц (видеозапись процесса рекомендуется).
• Составьте акт об уничтожении, указав количество уничтоженных листов и тип документа.

Контроль и хранение сопроводительной документации

Все акты, списки и метаданные следует хранить в публичном реестре организации не менее 3 лет, чтобы в случае проверок (Трудовая инспекция, Федеральная служба по надзору) иметь под рукой подтверждающие документы.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Какой срок хранения у трудовой книжки?

Трудовая книжка хранится в архиве до 50 лет после увольнения сотрудника.

Можно ли уничтожить оригиналы после оцифровки?

Только если это разрешено нормативными актами и в случае, когда оригиналы не являються документами, требующими сохранения в бумажном виде (например, оригиналы подписей, печатей).

Кому передаётся архив отдела кадров?

Внутренний архив организации (если есть отдельный архивный отдел) или внешний государственный архив (например, региональный архив).

Сдача архива отдела кадров – многопроцессный процесс, включающий:

• Изучение нормативных требований;
• Тщательную инвентаризацию и классификацию;
• Оценку состояния и при необходимости оцифровку;
• Оформление актов сдачи‑приёма;
• Безопасную транспортировку;
• Уничтожение просроченных документов.

Соблюдая перечисленные шаги, вы гарантируете законность, сохранность данных и минимизируете риски штрафов и потери важной информации.

Помните: каждый этап требует документального подтверждения – без этого процесс может быть признан несоответствующим требованиям проверяющих органов.

Дата публикации: