Сдача кадровых документов в архив – обязательный процесс, который регулируется рядом нормативных актов (приказ Росархива № 77 от  г., Приказ Минтруда № 578н от  г., Правила Росархива от  г. и др.). Неправильное оформление или нарушение сроков хранения может привести к штрафам и проблемам при проверках. В этой статье мы подробно разберём, какие документы подлежат передаче, как их подготовить, оформить и сдать в архив, а также какие нюансы существуют при работе с электронными документами.

Содержание

1. Нормативно‑правовая база
2. Перечень кадровых документов, подлежащих архивированию
3. Сроки хранения и сроки передачи в архив
4. Подготовка дел к передаче
5. Упаковка и маркировка
6. Порядок сдачи и взаимодействие с архивным подразделением
7. Электронные кадровые документы (КЭДО)
8. Контроль и учёт переданных дел
9. Часто задаваемые вопросы

Нормативно‑правовая база

• Приказ Росархива № 77 от  г. – устанавливает перечень кадровых документов, сроки их хранения и требования к оформлению дел для архивного хранения.
• Правила работы архивов организаций (Решение Коллегии Росархива от  г.) – определяют порядок формирования дел, их маркировку и передачу в государственный архив.
• Приказ Минтруда России № 578н от  г. – детализирует требования к электронным кадровым документам и их срокам хранения.
• Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле» – общие принципы архивного хранения в России.

Все перечисленные нормативные акты обязательны как для государственных, так и для коммерческих организаций, однако коммерческие компании могут применять упрощённые процедуры, если это предусмотрено их внутренними регламентами.

Перечень кадровых документов, подлежащих архивированию

Ниже представлена таблица с типовыми документами, их классификацией (постоянное/временное хранение) и сроком обязательного хранения.

Для полного списка рекомендуется обратиться к перечню, опубликованному в Приказе Росархива № 77 (разделы 7, 8, подраздел 4.2 пр. 236).

Сроки хранения и сроки передачи в архив

• Годовой цикл: подготовка дел к архивированию обычно проводится в январе – после завершения делопроизводственного года.
• Критические даты:
  • 18 февраля 2024 г. – вступление в силу новых сроков хранения (приказ от  г.).
  • 30 октября 2023 г. – окончание переходного периода для коммерческих организаций.
• Период передачи: документы, срок хранения которых истёк, передаются в архив в течение 30 дней после окончания соответствующего года.

Если документ относится к категории постоянного хранения, он остаётся в архиве до момента, когда законодательство не изменит срок его хранения.

Подготовка дел к передаче

Формирование дел

Документы группируются в дела согласно номенклатуре дел службы кадров (разделы 7, 8, 4.2). При формировании дел необходимо соблюдать:

• Разделение постоянных и временных документов в отдельные дела.
• Нумерацию дел по единой системе (например, 2024/07/001 – 2024 год, раздел 7, дело № 1).
• Оформление каждого документа внутри дела в соответствии с требованиями пункта 160 Правил Росархива (постановка подписи, даты, штампа).

Проверка комплектности

1. Сверить список документов с таблицей сроков хранения.
2. Убедиться, что в деле нет «просроченных» (не подлежащих хранению) бумаг – их следует утилизировать в соответствии с приказом о уничтожении документов.
3. Проверить наличие подписей и печатей у всех оригиналов.

Оцифровка (для КЭДО)

Если в организации внедрена система КЭДО, необходимо:

• Сканировать все бумажные документы в формате PDF/A‑2 (требования пункта 160 Правил 77).
• Присвоить каждому электронному документу уникальный идентификатор (UID) и привязать его к бумажному оригиналу.
• Загрузить файлы в систему КЭДО и оформить электронный акт передачи в архив.

Упаковка и маркировка

1. Коробки – использовать картонные коробки стандартного размера (A4‑формат). Для тяжёлых дел предпочтительно использовать усиленные коробки.
2. Маркировка:
   • Снаружи: «КАДРОВОЕ ДЕЛО – 2024 – Раздел 7 – № 001».
   • Внутри: лист‑протокол с перечнем всех документов (фамилия, должность, дата, номер документа).
3. Защита от влаги – обернуть коробки в полиэтиленовую пленку или использовать влагостойкие пакеты.
4. Контроль целостности – приложить к каждой коробке акт приёмки, подписанный ответственным сотрудником отдела кадров.

Порядок сдачи и взаимодействие с архивным подразделением

Выбор органа управления архивным делом

Кадровый специалист должен обратиться в орган управления архивным делом, действующий на территории субъекта РФ (например, региональный архив, архив управления делами предприятия). Контактные данные обычно размещаются на официальном сайте субъекта.

Оформление передаточного акта

Передаточный акт (форма 5‑А) заполняется в трёх экземплярах:

• Для организации‑отправителя.
• Для архивного подразделения.
• Для бухгалтерии (для учёта стоимости хранения).

В акте указываются:

• Наименование организации.
• Номер и дата составления акта.
• Перечень передаваемых дел (номер, раздел, количество листов).
• Подписи ответственных лиц (руководитель отдела кадров, заведующий архивом).

Транспортировка

Для крупных объёмов рекомендуется воспользоваться службой доставки, сертифицированной для перевозки конфиденциальных документов. При передаче «вручную» ответственный сотрудник подписывает акт получения.

Приёмка в архиве

Сотрудник архива проверяет:

1. Соответствие маркировки.
2. Целостность упаковки.
3. Полноту документов согласно лист‑протоколу.

После проверки архив вносит запись в журнал приёма‑передачи и выдаёт копию акта.

Электронные кадровые документы (КЭДО)

С 17 сентября 2023 г. (приказ Росархива № 77) введён обязательный порядок работы с электронными документами. Основные требования:

• Все электронные документы должны храниться в формате PDF/A‑2 (неизменяемый архивный формат).
• Необходимо обеспечить цифровую подпись (КЭП) каждого документа.
• Для архивирования применяется электронный акт передачи, который подписывается обеими сторонами в системе КЭДО.
• Сроки хранения электронных копий совпадают со сроками бумажных оригиналов.

Если в организации ещё нет КЭДО, рекомендуется:

1. Подготовить план внедрения (выбор платформы, обучение персонала).
2. Сформировать политику доступа к электронным архивам (разграничение прав).
3. Провести пилотный запуск с небольшим набором документов.

Контроль и учёт переданных дел

Для предотвращения потерь и недоразумений следует вести реестр передачи:

Регулярный аудит (раз в полугодие) позволяет убедиться, что все документы находятся в надлежащем месте и сроки их хранения соблюдены.

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли передавать в архив документы, срок хранения которых ещё не истёк?

Нет. Передавать следует только те документы, срок хранения которых уже завершён (или документы постоянного хранения). Остальные остаются в делопроизводстве до истечения срока.

Можно ли уничтожить оригиналы после оцифровки?

Только если это разрешено нормативными актами. Для большинства кадровых документов оригиналы сохраняются до полного истечения срока их обязательного хранения, даже после оцифровки.

Как оформить передачу, если архив находится в другом субъекте РФ?

Необходимо оформить межрегиональный акт передачи, включив в него сведения о транспортировке и согласовать его с обеими сторонами. При этом сохраняются те же требования к маркировке и комплектности.

Что делать, если в деле обнаружены подписи без печати?

Подписи без печати считаются недействительными. Нужно запросить у сотрудника (или его представителя) заверенную копию с печатью или оформить дополнительный акт о подтверждении подлинности.

Как хранить электронные копии в случае утраты доступа к КЭДО?

Рекомендуется вести резервные копии на отдельном защищённом сервере или в облачном хранилище, соответствующем требованиям ФЗ‑152 «О персональных данных».

Сдача кадровых документов в архив – процесс, требующий точного соблюдения нормативных требований, правильной классификации и тщательной подготовки дел. Следуя описанному выше пошаговому руководству, вы сможете:

• Сократить риск штрафов и проверок со стороны контролирующих органов;
• Обеспечить надёжную сохранность как бумажных, так и электронных кадровых документов;
• Оптимизировать работу отдела кадров за счёт чёткой системы учёта и передачи дел.

Помните, что своевременная подготовка (обычно в январе) и взаимодействие с архивным подразделением – ключ к безболезненной и эффективной сдаче документов.

Удачной работы с архивом!