Штатное расписание, это один из главных кадровых и организационно-распорядительных документов любого работодателя; Для государственного архива этот локальный акт имеет особое значение, так как он регламентирует структуру учреждения, перечень должностей, численность персонала и систему оплаты труда с учетом специфики государственной гражданской службы и бюджетного финансирования.
В данной статье мы подробно рассмотрим, как правильно составить, утвердить и изменить штатное расписание государственного архива, а также какие нюансы необходимо учитывать руководству и кадровой службе учреждения.
Что такое штатное расписание и для чего оно нужно архиву
Штатное расписание представляет собой внутренний документ, в котором в табличной форме отражены:
- Структура учреждения (наименования структурных подразделений архива: отдел хранения, отдел обеспечения сохранности, научно-справочная библиотека, отдел информационных технологий и т.д.).
- Состав по профессиям и должностям (главный архивист, архивист, хранитель фондов, делопроизводитель и др.).
- Численность работников (количество штатных единиц по каждой должности).
- Система оплаты труда (оклады, стимулирующие и компенсационные выплаты, надбавки за выслугу лет, особые условия государственной службы).
Этот документ делает взаимодействие в коллективе более понятным, помогает выстраивать прозрачные трудовые отношения и является основанием для приема на работу, перевода сотрудников, а также для проведения организационно-штатных мероприятий (например, сокращения ставок).
Нормативно-правовая база
При формировании штатного расписания государственный архив обязан опираться на нормы трудового законодательства, а также на специальные акты, регулирующие работу государственных учреждений. Как отмечает Федеральная служба по труду и занятости (в письме от № 2016-6-6), штатное расписание распространяется на организации независимо от их организационно-правовой формы и формы собственности.
Однако для государственных архивов действуют дополнительные ограничения:
- Соблюдение предельной численности персонала, утвержденной вышестоящим органом (как правило, Росархивом или региональным управлением).
- Финансирование строго в пределах выделенного бюджета.
- Учет требований к профессиональным квалификациям работников архивного дела.
Структура и подразделения государственного архива
Типовой штат государственного архива обычно включает в себя следующие структурные подразделения, каждое из которых должно быть отражено в документе:
Руководство
Включает директора (руководителя) архива и его заместителей (по научной работе, по общим вопросам, по сохранности фондов).
Отдел учета и обеспечения сохранности архивных фондов
Ключевое подразделение. В штат включаются должности: главный хранитель фондов, архивисты высшей и первой категории, реставраторы. Именно эти сотрудники отвечают за физическую сохранность уникальных документов.
Отдел комплектования и экспертизы ценности документов
Сотрудники данного отдела (архивисты, эксперты) занимааются приемом новых дел от организаций и физических лиц, а также проведением экспертизы ценности.
Научно-справочный аппарат и использование документов
Специалисты, отвечающие на запросы граждан и организаций, создающие справочники, путеводители и описи. Должности: главный библиограф, научный сотрудник, архивист.
Административно-хозяйственный отдел
Обеспечение бесперебойной работы здания архива, климатического оборудования (хранилища требуют строгого температурно-влажностного режима). Должности: инженер по охране труда, системный администратор, электромонтер, уборщицы.
Бухгалтерия и кадровая служба
Обеспечение финансовой и кадровой дисциплины. Должности: главный бухгалтер, бухгалтер, специалист по кадрам, юрисконсульт.
Форма и правила оформления
Для оформления штатного расписания применяется унифицированная форма Т-3 (или адаптированная форма для государственных учреждений с учетом специфики госслужбы). В документе обязательно должны быть указаны:
- Период действия (как правило, утверждается на год, но может действовать и бессрочно до внесения изменений).
- Наименование структурного подразделения.
- Профессия (должность), разряд, категория.
- Количество штатных единиц (может быть дробным, например, 0,5 ставки).
- Оклад (тарифная ставка) с обязательным учетом актуального МРОТ (в 2026 году МРОТ составляет 27 093 руб.).
- Надбавки, доплаты и месячный фонд оплаты труда.
Важно помнить, что в штатное расписание включаются только сотрудники, работающие по трудовому договору (или служебному контракту для госслужащих). Внештатные сотрудники или исполнители по договорам ГПХ в этот документ не вносятся.
Порядок утверждения и внесения изменений
Штатное расписание утверждается приказом руководителя государственного архива. Подписывает документ руководитель учреждения, а визирует — главный бухгалтер и начальник отдела кадров.
Изменения в штатное расписание можно вносить в любое время, когда в этом есть производственная необходимость. Частоту и периодичность изменений работодатель (в лице руководителя архива) определяет самостоятельно. Изменения оформляются одним из двух способов:
- Издание приказа о внесении изменений в действующее штатное расписание (например, при изменении суммы стимулирующих надбавок, переименовании должности или изменении количества штатных единиц с определенной даты).
- Утверждение нового штатного расписания на следующий период (обычно применяеться при глобальной реструктуризации).
Пример из практики: сокращение ставок
Допустим, в связи с оптимизацией бюджетных расходов с 2025 года в архиве планируется сокращение ставок главного бухгалтера и бухгалтера, однако функционал обработки первичной документации в учреждении остается. В таком случае руководство предварительно корректирует штатное расписание, чтобы доказать, что для текущей численности сотрудников у учреждения нет объема работы, либо, наоборот, вводит новую должность (например, «бухгалтер-оператор ЭВМ») для обработки документов, издав соответствующий приказ об изменении структуры.
Автоматизация ведения документа
В современных реалиях кадровая служба государственного архива редко заполняет форму Т-3 вручную. Для этих целей успешно используются специализированные программные продукты. Например, в системе «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.1, автоматизированный инструмент «Штатное расписание» позволяет:
- Вести историю изменений штата;
- Автоматически печатать приказы на утверждение или изменение расписания;
- Контролировать фонд оплаты труда в пределах выделенных лимитов бюджетных обязательств;
- Синхронизировать данные с расчетом заработной платы.
Штатное расписание государственного архива — это не просто формальная бумага для проверяющих органов, а важнейший инструмент управления персоналом и бюджетом учреждения. Грамотно составленный документ с четко прописанными структурными подразделениями, должностями и окладами (с учетом МРОТ и надбавок за госслужбу) позволяет избежать трудовых споров, обосновать кадровые решения и обеспечить бесперебойную работу архива по сохранению исторического наследия.