Система архивного дела и делопроизводства в Республике Беларусь — это совокупность правовых, организационных и технических мер, направленных на обеспечение надёжного хранения, учёта и использования всех видов документов, а также на регламентацию процесса их создания, обработки и передачи. Ниже представлена подробная характеристика этой системы, её правовая база, основные органы и текущие инициативы.

Правовая база

Основу нормативного регулирования архивного дела и делопроизводства в стране составляет Закон Республики Беларусь от 25 ноября 2011 г. № 323‑З «Об архивном деле и делопроизводстве». К нему дополнительно относятся:

• Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 14 марта 2007 г. № 14 «Об утверждении Правил работы с научно‑технической документацией в государственных архивах».
• Постановление Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров от 25 ноября 2005 г. «О правилах работы государственных архивов Республики Беларусь».
• Постановление № 1786 «О порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц» (по состоянию на ).
• Методические рекомендации Департамента по архивам и делопроизводству от  г. (PDF, 612 КБ).

Важно: все организации, передающие документы в государственные архивы, обязаны заключать договор хранения, предусмотренный частью второй статьи 18 указанного закона.

Основные органы и их функции

2.1 Департамент по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь

Департамент является центральным исполнительным, контрольным и регулирующим органом в сфере архивного дела. Его задачи включают:

• Разработку и внедрение нормативных правовых актов.
• Контроль за соблюдением требований к учёту и хранению документов.
• Организацию работы с научно‑технической и исторической документацией.
• Подготовку и издание научно‑практического журнала «Архивы и делопроизводство».

2.2 Национальный архив Республики Беларусь

Главное государственное учреждение, ответственное за формирование, хранение и предоставление доступа к Национальному архивному фонду. В его структуре находятся:

• Центральная лаборатория микрофильмирования и реставрации документов.
• Республиканская техническая лаборатория микрофильмирования и оцифровки.
• Отдел делопроизводства и формирования Национального архивного фонда.

2.3 Региональные (территориальные) архивы

Включают городские и районные архивы, которые принимают документы от негосударственных организаций и граждан в рамках договора хранения. Пример контактных данных:

Основные направления деятельности

3.1 Документирование и учет

Система делопроизводства обеспечивает:

1. Создание и регистрацию официальных документов (приказы, распоряжения, акты);
2. Ведение реестров и журналов учёта входящих и исходящих материалов.
3. Контроль за сроками хранения и уничтожения документов.

3.2 Оцифровка и микрофильмирование

В последние годы в Беларуси активно реализуется проект по оцифровке архивных фондов. По итогам 2025 года планируется достичь 2 млн оцифрованных страниц. Основные задачи:

• Перевод бумажных документов в цифровой формат с сохранением метаданных.
• Создание микрофильмов для долгосрочного хранения критически важных материалов.
• Обеспечение доступа к оцифрованным документам через электронные каталоги.

3.3 Научно‑практическое издание

Журнал «Архивы и делопроизводство» публикует статьи, обзоры и методические рекомендации для специалистов отрасли. Журнал является официальным источником информации о новых нормативных актах, технологиях реставрации и примерах успешных проектов.

3.4 Образовательные и просветительские мероприятия

В 2022 году архивы Беларуси посетили более 10 тыс. школьников, студентов и представителей молодёжи. Такие мероприятия направлены на:

• Повышение культуры обращения с документами.
• Привлечение молодых специалистов в архивную отрасль.
• Расширение общественного доступа к историческому наследию.

Процедуры взаимодействия с архивами

4.1 Передача документов в государственные архивы

Негосударственные организации и граждане, желающие передать документы в архив, должны:

1. Подготовить перечень передаваемых материалов.
2. Оформить договор хранения в соответствии с частью второй статьи 18 Закона № 323‑З.
3. Сдать оригиналы в территориальный архив (городской или районный).
4. Получить акт приёма‑передачи, где фиксируются условия хранения и сроки доступа.

4.2 Обращения граждан и юридических лиц

По постановлению № 1786, все обращения (запросы о предоставлении копий, справок, доступ к документам) регистрируются в специальном журнале делопроизводства. Сроки рассмотрения зависят от категории запроса, но не превышают 30 дней, если не требуется дополнительная экспертиза.

Текущие вызовы и перспективы развития

• Диджитализация — необходимо ускорить процесс оцифровки, внедрить единые стандарты метаданных и обеспечить кибербезопасность цифровых архивов.
• Кадровый потенциал — расширять подготовку специалистов через сотрудничество с высшими учебными заведениями и международными программами.
• Публичный доступ — разработать удобные онлайн‑порталы, позволяющие искать и просматривать документы без необходимости физического посещения архивов.
• Сохранение подлинности — внедрять технологии блокчейн и цифровой подписи для подтверждения аутентичности электронных копий.

Архивы и делопроизводство в Республике Беларусь — это сложная, но хорошо структурированная система, обеспечивающая сохранение исторического и правового наследия страны. Благодаря чёткой законодательной базе, активной работе Департамента по архивам и делопроизводству, а также постоянному внедрению современных технологий, Беларусь уверенно движется к полной цифровой трансформации архивного фонда, делая его более доступным для исследователей, граждан и будущих поколений.

Дата последнего обновления статьи: