Актуальность: Должностная инструкция (ДИ) — это основной локальный нормативный акт, регламентирующий трудовые функции, права, ответственность и квалификационные требования к сотруднику․ Для муниципального архива этот документ имеет особое значение, так как деятельность архивариуса регулируеться не только ТК РФ, но и спецзаконами: ФЗ-125 «Об архивном деле в Российской Федерации», ФЗ-222 «Об основах муниципальной службы в РФ» (если сотрудник — муниципальный служащий), профессиональными стандартами и типовыми квалификационными справочниками․

Нормативно-правовая база разработки

При составлении инструкции необходимо ссылаться на актуальные акты законодательства:

• Трудовой кодекс РФ (ст․ 57, 60, 189–190) — общие требования к трудовой функции и локальным нормативным актам․
• Федеральный закон от N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» — основной закон, определяющий полномочия архивов, сроки хранения, порядок формирования фондов․
• Федеральный закон от N 222-ФЗ «Об основах муниципальной службы в Российской Федерации» — если архив является муниципальным учреждением/казенным предприятием и сотрудники имеют статус муниципальных служащих․
• Профессиональный стандарт «Архивариус» (утв․ Приказом Минтруда от N 226н), базовый документ для раздела «Квалификационные требования» и перечня трудовых функций․
• Типовые квалификационные справочники должностей руководящих работников, специалистов и служащих (ТКС) — для установления минимальных требований к образованию и стажу․
• Постановление Правительства РФ от N 1373 «Об утверждении Положения о порядке ведения делопроизводства в государственных (муниципальных) органах» — регламентирует работу с документами в текущем делопроизводстве перед передачей в архив․
• Локальные акты архива: Устав, Структура, Положение об архиве, График хранения документов, Инструкция по защите гостайны (при наличии)․

Структура должностной инструкции (Обязательные разделы)

Согласно ст․ 57 ТК РФ и рекомендациям Ростархива/Минтруда, ДИ должна содержать 5 основных разделов:

1. Общие положения (Подчинение, порядок назначения/освобождения, нормативная база)․
2. Квалификационные требования (Образование, стаж, знания, навыки)․
3. Должностные обязанности (Трудовые функции) — основной раздел․
4. Права․
5. Ответственность․
6. Заключительные положения (Порядок ознакомления, внесение изменений)․

Детальное наполнение разделов (Пример для Муниципального архива)

Общие положения

Пример заполнения:

• Категория: Специалисты (или Руководители/Служащие, в зависимости от ставки)․
• Подчиненность: Непосредственно руководителю архива (директору) или начальнику отдела/сектора (при наличии структурных подразделений)․
• Назначение/освобождение: Приказом директора муниципального архива на основании трудового договора (контракта)․
• Замещение: В случае отсутствия архивариуса (отпуск, болезнь) обязанности выполняет лицо, определенное приказом директора, с соответствующей оплатой․
• Ключевые документы, которыми руководствуется: Конституция РФ, ТК РФ, ФЗ-125, ФЗ-222 (если применимо), ФЗ-149 (персональные данные), ФЗ-152 (Гос․ тайна — при наличии), Профстандарт, Устав архива, График хранения, Технологические регламенты архива․

Квалификационные требования (Согласно Профстандарту «Архивариус» и ТКС)

Должностные обязанности (Трудовые функции), Ядро инструкции

Раздел структурируется по группам функций (соответствует Профстандарту)․ Ниже приведен расширенный перечень для муниципального архива․

Группа А: Формирование и прием архивных фондов

• Организация приема документов от структурных подразделений администрации города/района, муниципальных учреждений, ликвидированных организаций и граждан в соответствии с Графиком хранения и актами передачи․
• Проверка комплексности дел, соответствия оформления требованиям ГОСТ Р 7․0․97-2016, Приказа Росахива от N 100 (порядок описания)․
• Проведение экспертизы документов по стоимости (экспертиза сроков хранения) с составлением Актов отбора на постоянное/временное хранение и Актов об уничтожении документов не имеющих архивной ценности (с участием экспертной комиссии)․
• Назначение деловым индексам (индексам хранения) и регистрация в журнале учета поступивших фондов․

Группа Б: Научно-справочная работа и описание

• Проведение научной обработки фондов: системная (фондовая) и тематическая классификация․
• Составление справочных приборов: описей дел (формы N 1, N 2, N 3, N 4, N 5, N 6, N 7, N 8, N 9, N 10, N 11, N 12, N 13, N 14, N 15, N 16, N 17, N 18, N 19, N 20, N 21, N 22, N 23, N 24, N 25, N 26, N 27, N 28, N 29, N 30, N 31, N 32, N 33, N 34, N 35, N 36, N 37, N 38, N 39, N 40), путеводителей, обзоров, указателей, тематических каталогов․
• Ведение электронных баз данных (АИС): ввод атрибутов дел, сканирование титульных листов и документов для формирования электронных копий (при наличии технической возможности)․
• Актуализация справочных приборов при пополнении фондов․

Группа В: Обеспечение сохранности и физическое хранение

• Контроль за соблюдением режима температуры (18±2°C) и относительной влажности (50±5%) в хранилищах (ГОСТ Р 54989-2012/ISO 11799:2003)․
• Организация профилактических мероприятий: борьба с биологическими повреждениями (грибок, насекомые, грызуны), пылесбор, санитарная уборка хранилищ․
• Контроль за состоянием пожарной сигнализации, систем пожаротушения (газовые модули), противотуманной безопасности․
• Учет и контроль перемещения дел внутри архива (выдача в читальный зал, на фотоснимание, перемещение между полками)․
• Подготовка документов к реставрации/консервации, взаимодействие с реставраторами․

Группа Г: Предоставление архивной информации (Справочно-информационное обслуживание)

• Прием и регистрация запросов (письменных, устных, электронных через Госуслуги/портал архива) от граждан, организаций, органов власти․
• Поиск документов по справочным приборам и АИС, подготовка справок, выписок, заверенных копий (с соблюдением требований ФЗ-152 о персональных данных и законов о гостайне)․
• Выдача оригиналов дел в читальный зал под роспись в форм․ N 30/Н-30, контроль сроков возврата․
• Оформление отказов в предоставлении информации с указанием оснований (ст․ 22 ФЗ-125, ст․ 14 ФЗ-149)․
• Расчет и принятие платы за архивные услуги (платные услуги: копирование, сложные справки, геноалогические запросы) согласно утвержденному перечню и тарифам․

Группа Д: Цифровая трансформация и электронный архив

• Участие в формировании электронного архива: контроль за качеством сканирования, верификацией электронных копий, присвоением ЭП (электронной подписи) ответственным лицом․
• Работа в АИС «Электронный архив» / Модуль «Архив» в СЭД организации: контроль за сроками перевода документов в архив из делопроизводства․
• Обеспечение достоверности и целостности электронных документов на длительный срок (миграция форматов, контроль чек-сумм)․

Группа Е: Методологическая работа и отчетность

• Методическое консультирование делопроизводителей структур администрации и муниципальных учреждений по вопросам: оформления дел, составления номенклатур дел, Графиков хранения, подготовки к передаче в архив․
• Проведение проверок (ревизий) состояния делопроизводства в ведомствах-образователях фондов (выездные семинары, инспекции)․
• Подготовка данных для Ежегодного отчета о состоянии архивного дела в муниципальном образовании (для Росахива/областного архива)․
• Участие в составлении/актуализации Номенклатуры дел и Графика хранения ведомств-образователей․

Права архивариуса

Помимо общих трудовых прав (ст․ 21 ТК РФ), архивариус муниципального архива имеет специальные права:

• Требовать от ведомств-образователей фондов соблюдения законодательства об архивном деле при формировании дел, составлении номенклатур и графиков хранения․
• Приостанавливать прием документов в архив при обнаружении грубых нарушений оформления (до устранения замечаний)․
• Запрашивать и получать от структур администрации и учреждений документы, необходимые для выполнения служебных обязанностей․
• Вносить предложения директору архива по совершенствованию организации работы, внедрению новых технологий, закупке оборудования/ПО․
• Требовать от руководства создания условий для соблюдения режима хранения (капремонт хранилищ, закупка климатической техники)․
• На прохождение повышения квалификации не реже 1 раза в 3 года (за счет работодателя) по профилям: архивоведение, защита гостайны, персональные данные, цифровизация․
• Ознакомиться с проектами локальных нормативных актов, затрагивающих его трудовые функции․

Ответственность архивариуса

Ответственность дифференцируется по видам:

• Дисциплинарная (ст․ 192 ТК РФ): за неисполнение или ненадлежащее исполнение трудовых обязанностей (предупреждение, выговор, увольнение)․ Важно: для муниципальных служащих — ст․ 59 ФЗ-222 (взыскания: замечание, выговор, предупреждение о неполном служебном соответствии, понижение в должности, увольнение)․
• Материальная (гл․ 39 ТК РФ): за прямой действительный ущерб (уничтожение/повреждение уникальных документов, утеря дел, порча оборудования)․ Ограничена размером заработной платы (за исключением случаев полной ответственности по договору)․
• Административная (КоАП РФ):
  • Ст․ 13․10, Нарушение законодательства об архивном деле (штраф на должностных лиц 2000–5000 руб;)․
  • Ст․ 13․14 — Нарушение порядка предоставления архивных документов․
  • Ст․ 19․5 — Неисполнение законного требования должностного лица․
• Уголовная (УК РФ):
  • Ст․ 226 — Умышленное уничтожение, повреждение или скрытие документов․
  • Ст․ 283 — Разглашение гостайны (при допуске)․
  • Ст․ 137 — Незаконные получение и разглашение сведений, составляющих личную или семейную тайну․
• Специфическая профессиональная: за несвоевременную экспертизу документов (приведшая к уничтожению ценных фондов), за выдачу документов не уполномоченным лицам, за нарушение режима хранения (приведшее к порче фондов)․

Особенности для Муниципального архива (Нюансы)

Статус сотрудника: Трудовой договор vs Контракт

• Бюджетное учреждение (Трудовой договор): Регулируется ТК РФ․ ДИ утверждается приказом директора․ Аттестация — по желанию работодателя (ст․ 81 ТК РФ)․
• Муниципальная служба (Контракт): Регулируется ФЗ-222․ ДИ является неотъемлемым условием контракта (ст․ 46 ФЗ-222)․ Обязательна аттестация (входная, периодическая, неожиданная)․ Наличие классного чина влияет на оклад․

Взаимодействие с ведомствами-образователями фондов

Муниципальный архив, это методологический центр для всей системы управления муниципальным образованием․ В ДИ обязательно закрепить функцию: «Методическое руководство и контроль за состоянием делопроизводства в администрации, комитетах, департаментах, муниципальных учреждениях (школы, больницы, ЖЭКи/УК)»․

График хранения и Номенклатура дел

Архивариус не просто хранит, он утверждает/согласует Графики хранения ведомств-образователей (в соавторстве с делопроизводителями и юристами)․ Это ключевая функция, отличающая архивариуса архива от архивариуса ведомства․

Работа с персональными данными и гостайной

Муниципальные архивы концентрируют огромные массивы ПДн (личные дела, зарплатные ведомости, жилищные дела)․ В ДИ должен быть пункт: «Обеспечивает соблюдение режима конфиденциальности персональных данных при предоставлении архивной информации, применяет меры защиты информации в соответствии с ФЗ-152 и локальными актами архива»․

Порядок утверждения, вступления в силу и ознакомления

1. Разработка: Начальником отдела / старшим архивариусом / юристом / HR․
2. Согласование: Профсоюз (если есть, ст․ 372 ТК РФ), юрисконсульт, руководитель структурного подразделения, главный бухгалтер (по вопросам материальной ответственности)․
3. Утверждение: Приказом (распоряжением) Директора Муниципального архива․ На приказе ставится дата вступления в силу․
4. Ознакомление: Под роспись в экземпляре приказа и в личной карточке сотрудника (формы Т-2) или в специальном журнале ознакомления․ Сотрудник должен ознакомиться ДО начала работы (или при изменении инструкции, до вступления изменений в силу)․
5. Хранение: Один экземпляр — у сотрудника (на руки или в доступном месте), второй — в личном деле/папке HR, третий — в папке локальных нормативных актов архива․

Типовые ошибки при составлении (Чек-лист для проверки)

• Ссылка на устаревшие ГОСТы/Приказы: Использовать ГОСТ Р 7․0․97-2016 (описание), ГОСТ Р 54989-2012 (хранение), Приказ Росахива N 100 (описание), N 76 (экспертиза)․ Устаревшие: ГОСТ Р 7․0․97-2003, Приказ Росахива N 526 (утратил силу)․
• Отсутствие привязки к Профстандарту: Раздел «Квалификация» не соответствует Профстандарту 226н — риск обжалования отказа в приеме на работу или несоответствия должности․
• Смешение функций архивариуса архива и делопроизводителя: Архивариус архива не регистрирует входящую почту организации, не ставит резолюции на документах текущего делопроизводства․ Его функция — прием сформированных дел․
• Игнорирование электронных документов: Нет пунктов про работу в АИС, ЭДО, формирование электронного архива, верификацию копий․
• Отсутствие прав на методологический контроль: Архив теряет управляемость фондообразователей․
• Формулировка «исполняет иные поручения руководителя» без ограничений: Поручения должны соответствовать квалификации (ст․ 60 ТК РФ)․

Качественно разработанная должностная инструкция архивариуса муниципального архива — это не просто формальность для инспекции ГИТ или прокуратуры․ Это инструмент управления, который:

• Защищает архив от потери фондов (через четкое регламентирование приема и экспертизы)․
• Защищает сотрудника от произвола (четкие границы полномочий)․
• Обеспечивает правовую базу для предоставления услуг гражданам (основание для выдачи/отказа)․
• Является основой для системы мотивации (KPI, бонусы за выполнение функций методологического контроля, цифровизации)․

Рекомендация: Проводите ревизию ДИ ежегодно (обычно в IV квартале) с учетом изменений в законодательстве (ФЗ-125, ФЗ-152, Профстандарты), изменении структуры архива, внедрения новых АИС и результатов проверок․ Любые изменения оформляются отдельным приказом с повторным ознакомлением сотрудников․

Данная статья носит информационно-методический характер․ При разработке конкретного документа необходимо учитывать Устав вашего муниципального архива, штатное расписание, актуальные региональные нормативные акты и консультироваться с юристом организации․