Цель статьи – дать полное представление о том, как создать и вести архив в структуре Министерства внутренних дел (МВД) России, учитывая действующее законодательство, нормативные акты и практические рекомендации.

Нормативно-правовая база

С 31 июля 2023 г. вступил в силу Приказ Росархива № 77 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях». Этот документ является основным нормативным актом, регулирующим архивную деятельность в МВД.

Ключевые положения приказа, которые необходимо учитывать:

• Обязанность каждого государственного органа создавать отдельный архивный отдел или подразделение.
• Требования к формированию номенклатуры дел (перечня архивных документов, подлежащих хранению).
• Сроки хранения документов в зависимости от их категории (постоянное, временное, более 10 лет).
• Проведение ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения.
• Согласование номенклатурных проектов с Экспертно‑проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения.

Ответственность за архивное дело

Полную ответственность за организацию и функционирование архива несёт:

1. Руководитель учреждения МВД – утверждает политику управления документами, назначает ответственных за архивное дело.
2. Начальник архивного отдела – обеспечивает методическое руководство, контроль за комплектованием, учётом и использованием архивных документов.
3. Экспертно‑проверочная комиссия (ЭПК) – проверяет соответствие номенклатурных проектов требованиям законодательства и утверждает их.
4. Все сотрудники – обязаны соблюдать регламенты по передаче документов в архив и соблюдению сроков их хранения.

Этапы создания архива в учреждении МВД

Процесс создания архива условно делится на пять основных этапов.

Подготовительный этап

• Разработка приказа о создании архивного подразделения (назначение руководителя, ответственных за отдельные категории документов).
• Формирование концепции (политики) управления документацией – определение целей, принципов и задач архивного дела.
• Определение помещения: обеспечение условий (температура, влажность, защита от пожара, кражи).

Формирование номенклатуры дел

Номенклатура дел – это перечень всех видов документов, подлежащих архивному хранению. Для МВД она делится на:

1. Документы постоянного хранения (историческая ценность, законодательные акты, приказы высшего уровня).
2. Документы временного хранения (служебные, оперативные, кадровые) – срок от 3 до 10 лет.
3. Документы более 10 лет (архивные фонды регионального и федерального значения).

Проекты номенклатурных списков согласовываются с ЭПК и утверждаются приказом руководителя учреждения.

Комплектование и учёт

После утверждения номенклатуры начинается комплектование архивных дел:

• Создание описей дел (описей постоянного и временного хранения).
• Регистрация документов в журнале учёта (бумажный/электронный).
• Присвоение уникальных идентификаторов (коды, штрих‑коды).

Организация электронного архива

С учётом развития электронного документооборота (ЭДО) в МВД необходимо:

• Внедрить систему Электронного архива (ЭА) – специализированный программный комплекс, обеспечивающий хранение, поиск и контроль доступа к электронным документам.
• Обеспечить цифровую подпись и метаданные (дата создания, автор, классификатор).
• Разработать политику резервного копирования и восстановления данных.
• Гарантировать соответствие требованиям ФЗ‑152 «О персональных данных» при хранении кадровых и служебных документов.

Ежегодный отбор и уничтожение документов

Каждый год проводится:

• Анализ сроков хранения согласно номенклатуре.
• Подготовка актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих дальнейшему хранению.
• Согласование актов с ЭПК и утверждение руководителем.
• Физическое уничтожение (шредирование, сжигание) под контролем ответственного лица.

Структура архивного подразделения в МВД

Оптимальная структура включает следующие отделы:

1. Отдел методологии и нормативного обеспечения – разрабатывает нормативные документы, контролирует их исполнение.
2. Отдел комплектования и учёта – отвечает за прием, классификацию, описание и регистрацию архивных материалов.
3. Отдел электронного архива – поддерживает программные решения, обеспечивает миграцию бумажных документов в электронный вид.
4. Отдел контроля доступа и безопасности – организует физическую и информационную защиту архивных фондов.
5. Отдел взаимодействия с ЭПК и внешними архивными учреждениями – координирует согласования, обмен информацией.

Ключевые документы, подлежащие архивированию в МВД

Ниже перечислены основные категории документов, которые обязаны попадать в архив:

• Приказы и распоряжения руководства МВД (все уровни).
• Законы, нормативные акты, методические рекомендации, регламенты.
• Документы по личному составу (служебные книжки, приказы о назначении, увольнении, награждения).
• Оперативные и расследовательские материалы (по окончании срока хранения – в архив).
• Отчёты о деятельности подразделений, статистика преступности, аналитические материалы.
• Документы, связанные с международным сотрудничеством (соглашения, протоколы).
• Документы, имеющие историческую ценность (фотографии, видеоматериалы, карты, схемы).

Практические рекомендации по организации архивного дела

Планирование пространства

Для бумажных архивов рекомендуется использовать стеллажи с регулируемыми полками, обеспечить маркировку полок и ящиков. Для электронных архивов – выделить серверные помещения с резервным питанием и системой охлаждения.

Обучение персонала

Регулярно проводить:

• Тренинги по работе с архивными регламентами.
• Семинары по использованию программных средств ЭА.
• Инструктажи по вопросам безопасности (пожарная, информационная).

Внутренний контроль и аудит

Проводить внутренние проверки:

• Сверка реестров с фактическим наличием документов.
• Оценка соответствия сроков хранения.
• Контроль доступа к конфиденциальным материалам.

Взаимодействие с внешними архивными учреждениями

При необходимости передавать документы в региональные или федеральные архивы следует оформить:

• Акт передачи.
• Сопроводительные документы (описание, классификатор).
• Согласование с ЭПК и получение подтверждения о приёме.

Примерный порядок работы с документом от поступления до архивации

1. Получение документа (бумажного или электронного) в подразделении.
2. Регистрация в журнале входящих и присвоение временного номера.
3. Определение категории документа (по номенклатуре).
4. Если документ подлежит временному хранению – передача в отдел комплектования, оформление описа, размещение в архивном помещении.
5. Если документ подлежит постоянному хранению – оформление описи постоянного хранения, присвоение постоянного кода, помещение в отдельный фонд.
6. Для электронных документов – загрузка в систему ЭА, привязка к метаданным, подтверждение загрузки руководителем.
7. Ежегодный контроль сроков хранения и подготовка актов на уничтожение (при необходимости).

Организация архива в учреждении МВД – сложный, но системный процесс, требующий строгого соблюдения нормативных актов, чёткого распределения ответственности и постоянного контроля. При правильном подходе архивное дело обеспечивает:

• Сохранность исторически и юридически значимых документов.
• Эффективный доступ к информации для служебных и исследовательских целей.
• Соблюдение требований законодательства о защите персональных и служебных данных.
• Оптимизацию расходов за счёт своевременного уничтожения ненужных материалов.

Следуя изложенным рекомендациям и используя современные инструменты электронного архива, МВД сможет построить надёжную и эффективную систему архивного управления, отвечающую требованиям времени.

Дата публикации: 11 июля 2026 г.