Обеспечение сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации — это первостепенная задача архивного дела. Специальное хранение представляет собой систему организационных, технических и технологических мероприятий, направленных на создание оптимальных условий для длительного сохранения документов на различных носителях. На современном этапе данная деятельность строго регламентируется нормативными правовыми актами Федерального архивного агентства (Росархива);

Нормативно-правовая основа

Ключевым документом, регулирующим вопросы хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах, является:

• Приказ Росархива от № 77 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях» (вступил в силу ).
• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
• Приказ Министерства культуры РФ от № 1991 (регламентирует передачу документов в архивы).
• Методические рекомендации Росархива к Правилам (утв. , актуализируются).

Важно: Приказ № 77 заменил собой ранее действовавший Приказ Росархива от № 23 и установил новые, более детализированные требования к режимам хранения, оборудованию и контролю.

Принципы и цели специального хранения

Согласно п. 28 Правил (Приказ № 77), создание условий для хранения достигается за счет:

1. Создания оптимальных (нормативных) противопожарного, охранного, температурно-влажностного, светового и санитарно-гигиенического режимов в здании и помещениях архива.
2. Применения специальных средств хранения и перемещения архивных документов (стеллажи, шкафы, сейфы, коробки, папки, контейнеры и др.).
3. Обеспечения защищенности документов от несанкционированного доступа, хищений, повреждений и уничтожения.

Требования к микроклимату и инженерным системам

Параметры микроклимата устанавливаются в зависимости от типа носителя информации. Контроль параметров осуществляется не реже 1 раза в сутки (п. 30 Правил). При несоответствии параметров нормативным требованиям архив обязан принимать немедленные меры по их устранению.

Таблица ориентировочных нормативов микроклимата (согласно Методическим рекомендациям):

Инженерное обеспечение включает:

• Системы вентиляции и кондиционирования воздуха с функцией очистки от пыли и газообразных загрязнителей.
• Системы пожаротушения (преferably газовые или порошковые, исключающие повреждение документов водой).
• Охранно-пожарные сигнализации, системы контроля доступа (СКУД), видеонаблюдения.
• Световое освещение: общая норма освещенности в хранилищах — не более 200 люкс (для работы — локальное), исключение УФ-излучения (использование светильников с фильтрами или ламп с низким УФ-выходом).

Специальное оборудование и средства хранения

Правила (п. 31–33) устанавливают строгие требования к оборудованию:

Стеллажное оборудование

• Основным средством хранения являются стальные стеллажи (стационарные, подвижные, мезонинные).
• Допускается использование стационарных тсеков-боксов с металлическими перегородками и полками.
• Критическое требование: Стальные стеллажи для хранения фонодокументов, видеодокументов и электронных документов на физически обособленных носителях с магнитным рабочим слоем могут использоваться только при условии их размагничивания и заземления.
• Полки стеллажей должны быть гладкими, без заусенцев и острой кромки, покрытыми порошковой полимерной краской (не токсичной).

Упаковочные материалы и контейнеры

• Документы должны находиться в архивных коробках, пачках, папках, обертках из безкислотной бумаги или картона (pH 7.0–8.5), соответствующих ГОСТ Р 56525-2015.
• Для ценных и уникальных документов применяются индивидуальные консервирующие обертки (полиэстер, полипропилен архивного качества).
• Запрещается использование канцелярских скоб, степлеров, резинок, клеящего скотча непосредственно на документах.

Средства перемещения

Для транспортировки внутри архива используются специальные тележки (платформенные, стеллажные), корзины, контейнеры, исключающие механические повреждения и перепады температуры/влажности.

Особенности хранения документов на специальных носителях

Приказ № 77 и Методические рекомендации выделяют особые режимы для небумажных носителей:

Фонодокументы и видеодокументы (магнитные ленты)

• Хранение в вертикальном положении (как книги).
• Обязательная перемотка (регенерация) лент с установленной периодичностью (обычно 1 раз в 1–3 года) для предотвращения липения слоев и печати слоев;
• Строгая защита от статических и переменных магнитных полей (экранированные шкафы, удаление от источников полей, трансформаторов, кабелей, динамиков).

Кинодокументы (пленка)

• Раздельное хранение негативов и позитивов.
• Хранение в металлических или пластиковых кассетах (банках) в горизонтальном положении (стопкой не более 3–4 кассет).
• Для ацетатной и нитроцеллюлозной пленки — создание режима «холодного хранения» (температура 2–10°C, влажность 30–40%) для замедления синдрома «уксусной болезни» и самовоспламенения.

Электронные документы на физических носителях (HDD, SSD, флеш, оптические диски)

• Хранение в антирадиационных/антистатических пакетах или контейнерах.
• Оптические диски — только в вертикальном положении в жестких коробках (джуэл-коробках или архивных коробках).
• Регулярная проверка читаемости (контроль целостности контрольных сумм) и миграция данных на актуальные носители/в ЦОД.

Организация размещения и учет в хранилищах

Согласно п. 34 Правил, архив государственного органа комплектуется документами постоянного хранения, документами временных сроков хранения (свыше 10 лет), в т.ч. по личному составу.

Принципы размещения:

1. Фоновый принцип: Документы каждого фонда хранятся раздельно от документов других фондов.
2. Системность: Размещение в соответствии с описями (по номерам дел/единиц хранения).
3. Компактность: Максимально плотная укладка с соблюдением технологических зазоров (не менее 5–10 см от потолка, 15–20 см от пола, зазоры между рядами стеллажей для вентиляции).
4. Адресное хранение: Каждая единица хранения должна иметь постоянный адрес (хранилище, ряд, стеллаж, секция, полка), зафиксированный в учетных документах (адресной карточке, АИС).

Контроль за состоянием хранения и приборами учета

Правила (п. 30, 35) налагают на архив обязанность:

• Проводить ежедневный замер температуры и относительной влажности в каждом хранилище (утром и вечером или автоматически через АСУ ТП).
• Вести журналы учета параметров микроклимата (бумажные или электронные).
• Проводить поверку и (или) замену контрольно-измерительных приборов (термометров, гигрометров, датчиков) в установленные сроки (обычно раз в год для гигрометров, раз в 2–4 года для термометров, в соответствии с ПВ).
• Осуществлять регулярный санитарный осмотр помещений на предмет наличия насекомых, грибка, пыли, течей (не реже 1 раза в месяц).

Подготовка документов к хранению (Комплектование)

Прежде чем документы попадут в специальное хранение, они должны пройти стадию комплектования (п. 41–50 Правил):

• Отбор и экспертиза ценности документов (акты экспертизы).
• Организация (упорядочивание) дел в фонды, серии, подсерии.
• Описание (составление описей, вводных данных в АИС).
• Техническая подготовка: очистка от пыли, удаление металлических скоб, разглаживание, восстановление (при необходимости), помещение в архивные коробки/папки.
• Маркировка единиц хранения (фонд, опись, дело, единицы хранения, срок хранения, шифр доступа).

Документы постоянного хранения и документы по личному составу ликвидированных организаций должны передаваться в государственный архив в упорядоченном состоянии. (Приказ Минкультуры РФ № 1991).

Режимы доступа и использования в хранилищах

Специальное хранение подразумевает ограничение физического доступа к документам:

• В хранилищах запрещается находиться посторонним лицам без сопровождения архивариуса;
• Выдача документов в читальный зал осуществляется по заказным листам через окно выдачи или служебный лифт/передаточный шкаф.
• Работа с оригиналами документов особой ценности (уникальные, плохо сохраненные) в читальном зале может быть ограничена; выдаются копии (цифровые, ксерокопии).
• Запрещено вносить в хранилища пищевые продукты, напитки, растения, бытовые предметы, легковоспламеняющиеся вещества.

Чрезвычайные ситуации и план мероприятий

Каждый архив обязан иметь утвержденный План действий при чрезвычайных ситуациях (пожар, затопление, террористический акт и т.д.). План должен предусматривать:

• Службы связи (МЧС, полиция, руководство архива, Росархив).
• Приоритеты эвакуации (ценнейшие фонды, описи, ключи от сейфов/хранилищ).
• Средства и способы спасения документов (упаковка в полиэтилен, вынос на сухое место, организация сушки, сублимация, контактная сушка).
• Ежегодные учения персонала по плану.

Правила специального хранения в государственных архивах (Приказ Росархива № 77) формируют единый стандарт сохранности документов Архивного фонда РФ. Ключевыми факторами успеха являются: строгое соблюдение температурно-влажностного режима, использование безкислотных упаковочных материалов, заземление и размагничивание металлического оборудования для магнитных носителей, ежедневный мониторинг параметров среды и высококвалифицированный персонал, знающий план действий в ЧС. Нарушение этих правил ведет к необратимой потере документального наследия и влечет ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Статья подготовлена на основе Приказа Росархива от № 77, Федерального закона № 125-ФЗ, Приказа Минкультуры РФ от № 1991 и Методических рекомендаций Росархива. Актуально на .