Документы в архив передают по справке – это один из ключевых элементов документооборота любой организации. Справка (или акт‑приём‑передача) подтверждает факт передачи дел в архив, фиксирует их количество, дату и подписи ответственных лиц. В статье рассмотрим нормативную основу, состав справки, порядок её оформления и практические нюансы передачи как бумажных, так и электронных документов.

Нормативно‑правовая база

Основные нормативные акты, регламентирующие передачу документов в архив:

1. Федеральный закон от № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» – определяет понятие «справка о передаче», требования к её содержанию и подписи.
2. Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации (утверждены решением Коллегии Росархива от ).
3. Приказ Минкультуры России от № 123 «Об утверждении формы описи дел и справки о передаче» (в некоторых регионах могут использоваться локальные формы).
4. Внутренние нормативные акты организации (инструкция по делопроизводству, регламент работы архивного отдела).

Все перечисленные документы обязательны к исполнению как в государственных, так и в частных организациях.

Что такое «справка о передаче»?

Справка (иногда называют актом приёма‑передачи) – это официальное подтверждение факта передачи дел в архив. Она оформляется в двух экземплярах (один остаётся у передающего подразделения, второй – у архивного отдела) и подписывается:

• заведующим архивом (или его заместителем);
• лицом, передающим документы (руководитель подразделения, главный бухгалтер, архивист‑приёмщик).

В справке указываются:

• наименование организации и её реквизиты;
• наименование архивного фонда (федеральный, региональный, муниципальный);
• перечень передаваемых дел (по видам, номенклатуре, номеру описи);
• количество фактически принятых дел (цифрами и прописью);
• дата приёма‑передачи;
• подписи и печати сторон.

Справка сопровождается:

• тремя экземплярами описи дел (для каждого вида дел – отдельная опись);
• регистрационными картотеками (при наличии);
• исторической справкой о фонде‑образователе (при первом приёме).

2.1 Пример формы справки о передаче

Этапы подготовки и передачи документов в архив

Процесс делится на четыре основные фазы. Каждая из них требует тщательного контроля, чтобы избежать ошибок, которые могут привести к штрафам со стороны налоговых и контролирующих органов.

3.1 Экспертиза и отбор документов

• Определяется ценность документов (историческая, административно‑правовая, управленческая).
• Проводится классификация по срокам хранения (постоянное, временное, уничтожение).
• Отбираються только те документы, которые подлежат передаче в архив (временные документы, срок хранения которых менее 10 лет, не передаются).

3.2 Подготовка и оформление дел

• Нумерация листов: каждый лист нумеруется в правом верхнем углу (по порядку);
• Оформление обложки: указывается название организации, период, тип дел, а также номер фонда‑образователя (если название предприятия менялось, делу присваивается новая обложка с указанием прежних названий).
• Создание архивного переплёта (если требуется) – скрепление листов в соответствии с ГОСТ 7.32‑2001.
• Составление листа‑заверителя (подтверждение завершённости дел).

3.3 Составление описи дел

Опись – это документ, в котором перечислены все передаваемые дела. Описываются:

• Номер и название дела;
• Срок хранения;
• Объём (кол‑во листов, томов);
• Краткое содержание (для исторической справки);
• Примечания (особые условия доступа, ограничения).

Для каждого вида дел (кадровые, бухгалтерские, юридические) оформляется отдельная опись, а также готовится сводная опись по организации.

3.4 Передача в архив

1. Согласование графика передачи (разрабатывается совместно с архивом, утверждается руководством).
2. Подготовка пакета документов: описи (3 экземпляра), справка о передаче, регистрационные картотеки, электронные копии (при наличии).
3. Физический перенос дел в архивный отдел (в присутствии представителя подразделения).
4. Подписание справки обеими сторонами.
5. В архиве фиксируется приём в журнале приёма‑передачи.

Особенности передачи электронных документов

С 2020‑х годов большинство организаций используют системы электронного документооборота (СЭД, СХЭД). При передаче электронных дел в архив необходимо:

• Проверить целостность файлов (контрольные суммы, подписи).
• Убедиться, что метаданные (дата создания, автор, классификатор) заполнены в соответствии с требованиями ФЗ‑125.
• Экспортировать документы в формат, поддерживаемый архивом (PDF/A‑2, XML‑архив).
• Сформировать электронную справку‑акт в виде PDF‑файла, подписанную электронной подписью обеих сторон.
• При необходимости подготовить печатные копии описи и справки (для архивов, где требуется бумажный документ).

Электронные документы хранятся в специализированных системах электронного архива (СЭА) и могут быть доступны только после авторизации и получения разрешения.

Примерный график передачи документов в архив

График составляется в свободной форме, но обычно включает следующие пункты:

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

6.1 Какие документы НЕ передаются в архив?

Временные документы, срок хранения которых не превышает 10 лет (например, текущие бухгалтерские отчёты, служебные записки, черновики). Такие документы подлежат уничтожению после истечения срока.

6.2 Нужно ли передавать электронные базы данных?

Да, если они содержат информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов (например, реестр дел, электронные описи). Базы данных передаются в виде экспортных файлов, сопровождаемых справкой.

6.3 Как оформить историческую справку к фонду‑образователю?

Историческая справка включает:

• Краткую историю организации (дата создания, изменения названий, реорганизации).
• Описание структуры фонда (какие подразделения образуют фонд, какие типы дел хранятся).
• Сведения о предыдущих переданных в архив делах.

Справка подписывается руководителем организации и заведующим архивом.

6.4 Что делать, если в процессе передачи обнаружены недостающие листы?

Необходимо оформить акт о недостаче, указать недостающие листы в описи и в справке. Передача происходит только после восполнения недостающих материалов или получения официального разрешения от архивного отдела.

6.5 Как хранить оригиналы и копии справки?

Оригинал справки хранится в архиве вместе с переданными делами. Копия – в подразделении, откуда документы передавались, и в центральном архивном реестре организации.

• Соблюдайте законодательство. ФЗ‑125, правила Росархива и внутренние регламенты – ваш главный ориентир.
• Планируйте заранее. Составьте график передачи, распределите обязанности и согласуйте сроки с архивом.
• Тщательно оформляйте справку. Указывайте количество дел цифрами и прописью, подписи обеих сторон и дату – без этого архив не примет документы.
• Не забывайте об описях. Три экземпляра описи обязательны: один остаётся у передающего, два – в архиве (для контроля и резервного копирования).
• Контролируйте электронные документы. Проверяйте метаданные, форматы и подписи, чтобы электронный архив принял их без проблем.
• Ведите журнал приёма‑передачи. Это упрощает последующий аудит и позволяет быстро находить информацию о дате и объёме переданных дел.

Соблюдая перечисленные правила и используя справку о передаче как основной документ, вы обеспечите надёжную и законную передачу дел в архив, избежите штрафов и упростите последующее управление архивным фондом.

Дата подготовки статьи: