Дата актуализации: 11 июля 2026 г. 20:50 (по московскому времени)
Почему вопрос о сроках хранения графиков отпусков важен?
График отпусков – это один из основных кадровых документов, фиксирующий даты начала и окончания ежегодных оплачиваемых отпусков сотрудников. Неправильное хранение (или отсутствие) этого документа может привести к:
- Трудовым спорам и штрафам со стороны инспекций;
- Невозможности подтвердить факт предоставления отпуска в случае проверок;
- Потере исторических данных, необходимых для расчётов по накопительным отпускам, премиям и т.п.
Нормативно‑правовая база
| Нормативный акт | Дата принятия | Ключевой пункт о графиках отпусков |
|---|---|---|
| Приказ Росархива № 236 от г. | 20 декабря 2019 г. | Графики отпусков относятся к управленческим архивным документам и подлежат хранению 3 года с даты окончания их делопроизводства (см. ст. 453 Перечня типовых управленческих архивных документов). |
| Федеральный закон «Об архивном деле» № 125‑ФЗ от г. | 22 мая 2003 г. | Определяет общие сроки хранения архивных документов (50 лет, 75 лет) для документов, относящихся к трудовым отношениям (приказы о предоставлении отпусков, заявления и др.). |
| Трудовой кодекс РФ (ст. 21.1, ст. 22.1) | 2001 г. | Устанавливает обязательность ведения и хранения кадровой документации, но конкретные сроки делегирует приказам Росархива. |
Как рассчитывается срок хранения?
- Дата начала отсчёта – 1 января года, следующего за годом, в котором завершилось делопроизводство графика отпусков. Например, если график отпусков за 2023 год был утверждён и использовался до 31 декабря 2023 г., отсчёт начинается с 1 января 2024 г.
- Срок хранения – три календарных года. В примере выше график будет храниться до 31 декабря 2026 г.
- После истечения срока документ подлежит уничтожению, если иное не предусмотрено внутренними регламентами (например, судебные споры).
Сравнительная таблица сроков хранения кадровых документов
| Документ | Срок хранения | Основание |
|---|---|---|
| Графики отпусков | 3 года | Приказ Росархива № 236 (ст. 453) |
| Приказы о предоставлении отпусков | 50 лет (если документ до ) / 75 лет (если после) | ФЗ 125‑ФЗ, ст. 21.1, 22.1 |
| Заявления сотрудников на отпуск | 50 лет / 75 лет (по тем же правилам) | ФЗ 125‑ФЗ |
| Листы ознакомления с графиком отпусков | Не установлен законом (рекомендация – хранить 3 года) | Рекомендации Роструда |
| Внутренний трудовой распорядок (правила) | 1 год | Перечень типовых управленческих документов |
Практические рекомендации по организации хранения
Формат и место хранения
- Оригиналы – в архивном отделе организации в закрытом помещении, соответствующем требованиям ГОСТ 7.0.5‑2008 (условия хранения бумажных документов).
- Электронные версии – в системе электронного документооборота (ЭДО) с метаданными: дата создания, дата окончания действия, срок хранения.
- Обязательно вести реестр графиков отпусков с указанием даты начала и окончания срока хранения.
Автоматизация процесса
Современные ERP‑системы (1С:Зарплата и Управление Персоналом, SAP HR) позволяют:
- Автоматически генерировать график отпусков.
- Присваивать каждому документу тег «Срок хранения 3 года».
- Получать уведомления за 6 месяцев до даты уничтожения.
Уничтожение по истечении срока
Уничтожение должно быть проведено в соответствии с Приказом Росархива № 9 от г. «Об организации уничтожения архивных документов». Основные шаги:
- Составление акта уничтожения (подписывают руководитель отдела кадров и главный архивариус);
- Физическое уничтожение (шрединг) оригиналов и удаление электронных копий из основной базы с сохранением резервных копий в течение 30 дней.
- Хранение акта уничтожения в архиве не менее 5 лет.
Что делать, если срок хранения превысил 3 года, но документ всё ещё нужен?
В случае возникновения трудового спора, проверок со стороны ФНС, Роструда или суда, график отпусков может быть востребован даже после истечения нормативного срока. В таких ситуациях рекомендуется:
- Сохранить копию в «деле о споре» до окончательного решения.
- Оформить запрос в архивный отдел о продлении срока хранения (документ будет храниться до завершения дела).
- При отсутствии необходимости – выполнить уничтожение согласно пункту 5.3.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли хранить графики отпусков дольше трёх лет?
Да, закон не запрещает более длительное хранение, однако это создаёт лишние затраты. Если организация решает хранить документы дольше, она должна оформить внутренний регламент, отражающий такой срок.
Считаются ли электронные версии графика отпусков отдельным документом?
Электронная копия считается тем же документом, если она имеет юридическую силу (подписана электронной подписью) и хранится в системе, отвечающей требованиям ФЗ 63‑2011 «Об электронной подписи».
Какие штрафы могут быть наложены за нарушение сроков хранения?
Согласно статье 14.2 КоАП РФ и пункту 4 Приказа Росархива от г., за несоблюдение сроков хранения могут быть наложены штрафы:
- Для юридических лиц – от 30 000 до 300 000 рублей;
- Для индивидуальных предпринимателей – от 5 000 до 30 000 рублей.
Где искать официальные документы, регулирующие хранение?
Все нормативные акты доступны на официальных порталах:
- Сайт Росархива – rosarchiv.ru (приказы № 236, № 9 и др.).
- КонсультантПлюс, Гарант – базы правовой информации.
- Официальный портал правовой информации – pravo.gov.ru.
Согласно действующим нормативным актам, графики отпусков в организации обязаны храниться три года с даты окончания их делопроизводства. Этот срок фиксирован Приказом Росархива № 236 от г. и подтверждён в перечне типовых управленческих архивных документов (ст. 453). При правильной организации хранения (бумажные и электронные версии), автоматизации процесса и своевременном уничтожении, предприятие минимизирует риски штрафов и сохраняет возможность быстро предоставить документы в случае проверок.
Помните: графики отпусков – лишь часть кадровой документации. Приказы о предоставлении отпусков, заявления сотрудников и листы ознакомления требуют более длительного (50/75‑летнего) хранения. Планируйте архивную политику комплексно.
Статья подготовлена на основе открытых источников (nalog-nalog.ru, КонсультантПлюс, Приказ Росархива № 236, материалы «Современный предприниматель», «Юридический СоветникЪ» и др.) и актуальна на дату публикации – 11 июля 2026 г.