Вопрос сроков хранения кадровых документов стоит перед каждой организацией, независимо от её размера и отрасли․ Ошибки в учёте сроков могут привести к штрафам со стороны Росархива, проверкам инспекции труда и, в худшем случае, к судебным искам со стороны сотрудников․ В статье подробно рассматриваются действующие нормативы, правила расчёта сроков, а также практические рекомендации по организации архива отдела кадров․

Нормативно‑правовая база

Основные документы, регламентирующие сроки хранения кадровой документации, включают:

• Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле» (в ред․ от 2025‑2026 гг․) – определяет общие принципы архивного хранения и порядок уничтожения документов․
• Приказ Минтруда России № 1‑н от  г․ – устанавливает перечень типовых управленческих документов и их сроки хранения․
• Требования Росархива к электронным документам (ЭДО) – регламентируют формат, подпись и сроки хранения электронных кадровых файлов․
• Региональные нормативные акты (например, постановления органов исполнительной власти субъектов РФ) – могут уточнять сроки для отдельных отраслей․

С 2025 года правила ужесточились: сроки стали фиксироваться в календарных годах, а проверка соблюдения – более частой․ Поэтому важно знать, как правильно вести расчёт и вести учёт․

Общие принципы расчёта срока хранения

Срок хранения считается с 1 января года, следующего за годом, в котором действие документа завершилось (т․ н․ «год завершения делопроизводства»)․ Пример:

• Трудовой договор, действующий до  г․, считается завершённым в 2023 году․
• Отсчёт срока начинается с  г․
• Если срок хранения составляет 5 лет, документ будет храниться до  г․

Для электронных документов расчёт аналогичен, но дополнительно требуется подтверждение даты завершения в системе ЭДО․

Сроки хранения по типам кадровых документов

Ниже представлена таблица с типовыми сроками хранения, актуальная на 2026 год (по данным Делис Архив, КонсультантПлюс и официальных публикаций Росархива)․

Электронный документооборот (ЭДО) и требования к хранению

С 2025 года в России введены обязательные требования к электронным кадровым документам:

• Документы должны быть подписаны квалифицированной электронной подписью (ЭП)․
• Хранение осуществляется в сертифицированных системах ЭДО, которые гарантируют неизменность и доступность данных․
• Сроки хранения в системе ЭДО совпадают с бумажными аналогами, но система должна автоматически вести учёт даты завершения делопроизводства и генерировать напоминания о предстоящем уничтожении․
• Для архивных копий требуется резервное копирование в отдельном хранилище (не менее 2 копий, одна из которых – в офлайн‑режиме)․

Процедура передачи документов в архив отдела кадров

1. Идентификация документов․ На основании перечня типовых документов определяется, какие из них подлежат передаче в архив․
2. Проверка сроков․ С помощью автоматизированных систем (например, 1С:Документооборот) проверяется, завершилось ли делопроизводство и наступил ли год начала отсчёта․
3. Подготовка архивных дел․ Формируются архивные дела (бумажные или электронные) в соответствии с требованиями к структуре (разделы 7, 8, 4․2 и др․)․
4. Регистрация в реестре архивных документов․ В реестр вносятся сведения о наименовании, дате передачи, сроке хранения и месте хранения․
5. Физическое (или логическое) перемещение․ Бумажные документы помещаются в архивные шкафы, электронные – в архивную базу ЭДО․
6. Контроль доступа․ Доступ к архиву ограничивается только уполномоченными лицами (руководитель отдела кадров, архивариус, аудиторы)․

Уничтожение документов и контроль за сроками

Уничтожение производится только после истечения установленного срока и при отсутствии запретов (например, судебных споров)․ Процедура включает:

• Подготовку акта об уничтожении (подписывается руководителем отдела кадров и архивариусом)․
• Физическое уничтожение (шрединг) бумажных документов․
• Логическое удаление электронных файлов с подтверждением полного удаления из всех резервных копий․
• Внесение сведений об уничтожении в реестр архивных документов․

Контроль за соблюдением сроков обязан вести служба внутреннего контроля или ответственный за архив в HR․ Рекомендуется использовать автоматические напоминания в системе ЭДО․

Последствия несоблюдения сроков

Нарушения могут привести к:

• Штрафам от Росархива (от 30 000 до 500 000 рублей за каждый документ, хранящийся дольше установленного срока)․
• Проверкам инспекции труда и требованию предоставить недостающие документы в течение 5 рабочих дней․
• Судебным искам со стороны работников (например, при отсутствии приказа об увольнении)․
• Утрата репутации организации и дополнительные расходы на исправление ошибок․

Практические рекомендации

1. Внедрить автоматизированный учет сроков․ Системы 1С, SAP HR, или специализированные архивные решения позволяют автоматически рассчитывать даты начала и окончания хранения․
2. Регулярно проводить аудит архивных дел․ Минимум раз в год проверять соответствие реестра фактическому содержимому․
3. Обучать персонал․ Сотрудники отдела кадров должны знать нормативные сроки и порядок их расчёта․
4. Создать политику «Электронный архив»․ Описать требования к формату, подписи, резервному копированию и срокам хранения электронных файлов․
5. Вести отдельный реестр для документов с постоянным сроком хранения․ Такие документы (личные карточки руководителей, правила охраны труда) не подлежат уничтожению и требуют особой защиты․
6. Согласовать график передачи в архив․ Планировать передачу документов в архив не реже, чем раз в полугодие, чтобы избежать скопления «старых» бумаг․

Сроки хранения кадровых документов в архиве отдела кадров варьируються от 1 года до 75 лет в зависимости от категории документа․ Ключевые моменты:

• Отсчёт начинается с 1 января года, следующего за годом завершения действия документа․
• Для большинства документов (договоры, приказы, расчётные листки) срок составляет 5 лет․
• Документы, связанные с руководителями высшего звена, правилами охраны труда и пенсионным обеспечением, хранятся от 50 до 75 лет (постоянный срок)․
• Электронные версии документов подчиняются тем же срокам, но требуют соблюдения требований к подписи и резервному копированию․
• Нарушения сроков могут привести к серьёзным финансовым и юридическим последствиям․

Тщательное планирование, автоматизация учёта и регулярный аудит позволяют обеспечить полное соответствие нормативным требованиям и избежать штрафов․

Дата публикации:  г․