Дата актуализации:

Почему важно знать сроки хранения

Трудовой договор – это документ, подтверждающий трудовые отношения между работником и работодателем. Его правильное хранение необходимо для:

• защиты прав сторон при возникновении споров;
• выполнения требований трудового и архивного законодательства;
• обеспечения конфиденциальности персональных данных;
• подготовки отчётности в государственные органы (ФНС, ПФР, Росстат и др.).

Нормативная база

Основные документы, регулирующие сроки хранения трудовых договоров:

1. Трудовой кодекс РФ (ст. 66, 68, 81) – устанавливает обязанность работодателя вести учёт трудовых договоров и хранить их в течение определённого периода;
2. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» № 125‑ФЗ (ст. 19) – определяет порядок формирования и хранения документов в архивах организаций;
3. Приказ Минкультуры России от № 558 «Об утверждении Перечня видов документов, подлежащих обязательному хранению в архивах организаций» – содержит конкретные сроки хранения для различных категорий документов, включая трудовые договоры;
4. Федеральный закон «О персональных данных» № 152‑ФЗ – регламентирует обработку и хранение персональной информации, содержащейся в трудовых договорах.

Срок хранения зависит от того, какой именно документ хранится и каков статус работника на момент окончания трудовых отношений.

Трудовые договоры действующих сотрудников

Для сотрудников, которые продолжают работать в организации, трудовые договоры хранятся в течение всего периода их действия плюс дополнительный срок после увольнения.

Трудовые договоры уволенных сотрудников

Согласно Перечню видов документов, подлежащих обязательному хранению в архивах организаций (Приказ Минкультуры № 558):

• Трудовые договоры (включая дополнительные соглашения) уволенных сотрудников хранятся 50 лет с даты прекращения трудового договора.
• Если договор расторгнут по инициативе работника или по соглашению сторон, срок также составляет 50 лет.
• В случае увольнения по статье 81 ТК РФ (по инициативе работодателя за нарушение трудовой дисциплины) срок хранения остаётся 50 лет.

Трудовые договоры сотрудников, принятых на работу до 1 января 2003 года

Для договоров, заключённых до введения новой редакции ТК РФ, действуют специальные положения:

• Срок хранения составляет 75 лет с даты прекращения трудового договора (в связи с более длительными требованиями к учету стажа для назначения пенсии).

Электронные трудовые договоры

С введением возможности заключения трудовых договоров в электронной форме (ФЗ № 152‑ФЗ, ст. 6.1) сроки хранения не меняются:

• Электронный вариант договора приравнивается к бумажному и хранится столь же долго – 50 лет (или 75 лет для договоров до 2003 г.).
• Важно обеспечить неизменяемость и доступность электронного документа в течение всего срока хранения (использовать квалифицированную электронную подпись, системы архивного хранения с подтверждением целостности).

Особенности хранения в организациях разных форм собственности

Требования к срокам хранения одинаковы для всех юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, независимо от формы собственности (ООО, АО, ИП, бюджетные учреждения и т.д.). Однако:

• Бюджетные организации обязаны сдавать документы на постоянное хранение в государственные архивы по истечении установленного срока (обычно после 50 лет).
• Коммерческие организации могут самостоятельно определять порядок уничтожения документов после истечения срока, но должны оформить акт об уничтожении в соответствии с внутренними нормативными актами.

Практический алгоритм хранения трудовых договоров

1. Приём и регистрация – при заключении договора присваивается учётный номер, фиксируется дата начала действия.
2. Хранение текущего периода – договор хранится в отделе кадров или в электронной системе управления персоналом (ЭДО) в течение всего срока действия.
3. Окончание трудового отношения – после даты увольнения договор переводится в раздел «Архив» и начинается отсчёт срока хранения.
4. Контроль срока – в системе учёта устанавливаются напоминания о приближении конца срока (например, за 1 год до истечения).
5. Уничтожение или передача в государственный архив – по истечении срока (50 или 75 лет) составляется акт об уничтожении (для коммерческих организаций) либо готовится передача в государственный архив (для бюджетных структур).

Ответственность за нарушение сроков хранения

Нарушение требований по хранению трудовых договоров может повлечь:

• административные штрафы по ст. 19.7 КоАП РФ (нарушение правил ведения кадрового документооборота) – от 5 000 до 50 000 руб. для должностных лиц;
• риски в судебных спорах – отсутствие документа может быть расценено как невозможность подтвердить факт трудовых отношений;
• нарушение требований по защите персональных данных – возможные штрафы по ст. 13.11 КоАП РФ (до 75 000 руб. для юридических лиц).

Рекомендации по оптимизации хранения

• Внедрить электронную систему управления кадровыми документами с функцией автоматического учёта сроков хранения.
• Регулярно проводить аудит хранения договоров (например, раз в год) для выявления просроченных или утраченных документов.
• Обеспечить резервное копирование электронных архивов и контроль целостности файлов (хэш‑суммы, электронные подписи).
• Обучать сотрудников отдела кадров правилам работы с архивом и требованиям конфиденциальности.
• При переходе на электронный документооборот сохранять скан‑копии бумажных договоров в том же формате, что и электронные, чтобы избежать дублирования хранения.

Трудовые договоры храняться в архиве организации:

• 50 лет с даты прекращения трудового договора – для большинства случаев (договоры, заключённые после );
• 75 лет – для договоров, заключённых до .

Сроки одинаковы для бумажных и электронных форм, а их соблюдение является обязательным условием соблюдения трудового, архивного и законодательства о персональных данных. Правильное хранение не только защищает права сторон, но и минимизирует риски административной ответственности.