Вопрос о сроках хранения заявлений на отпуск возникает у кадровых служб, бухгалтерии и архивных отделов практически в каждой организации. Ответ зависит от вида отпуска, к которому относится заявление, и от нормативных актов, регулирующих архивное дело в Российской Федерации.
Нормативная база
- Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 17, 21.1, 22.1) – устанавливает общие принципы исчисления сроков хранения.
- Приказ Росархива от № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов…» – содержит конкретные сроки для приказов по личному составу и приложенных к ним документов (заявлений, справок, докладных записок).
- Постановление Правительства РФ от № 642 (Перечень типовых управленческих документов) – уточняет сроки для различных видов отпусков.
Согласно этим документам, срок хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом, в котором документ был завершён делопроизводством (ч. 1 ст. 17, ст. 21.1, ч. 1, 2 ст. 22.1 Закона об архивном деле).
Виды отпусков и соответствующие сроки хранения заявлений
Ежегодный оплачиваемый отпуск
Приказы о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска хранятся 5 лет. Заявление, служащее основанием для такого приказа, подпадает под тот же срок, поскольку оно относится к «документам (докладные записки, справки, заявления) к приказам по личному составу».
- Срок хранения заявления: 5 лет.
- Начало отсчёта: 1 января года, следующего за годом окончания отпуска.
Отпуск по уходу за ребёнком (декретный отпуск)
Приказы о предоставлении отпуска по уходу за ребёнком подлежат архивному хранению 75 лет. Это связано с длительным периодом, необходимым для подтверждения прав на пенсию и другие социальные гарантии.
- Срок хранения заявления: 75 лет.
- Начало отсчёта: 1 января года, следующего за годом завершения отпуска.
Отпуск без сохранения заработной платы (административный, учебный, творческий и т.п.)
Для отпусков без сохранения заработной платы нормативные акты не устанавливают отдельный срок; они подпадают под общее правило для приказов по личному составу и приложенных к ним документов. В большинстве источников указывается срок 3 года после окончания такого отпуска, однако официальный Перечень типовых управленческих документов (Приказ Росархива № 236) относит их к категории «документы к приказам по личному составу», для которых срок определяется видом самого приказа.
Если отпуск без сохранения зарплаты оформляется как административный и не относится к отпускам по уходу за ребёнком, то:
- Срок хранения заявления: 3 года (по практике многих организаций и разъяснениям КонсультантПлюс).
- Начало отсчёта: 1 января года, следующего за годом окончания отпуска.
Практическое хранение заявлений
Для удобства архивной работы рекомендуется:
- Группировать заявления вместе с соответствующими приказами в одно дело.
- Вести дела в хронологическом порядке внутри каждого вида отпуска (декретный, ежегодный, без сохранения зарплаты).
- Оформлять обложку дела с указанием:
- вида отпуска;
- срока хранения;
- даты начала и окончания хранения.
- При переходе документов в архив проверять, не истёк ли срок хранения; если срок истёк – документы подлежат уничтожению по акту.
Пример расчёта срока хранения
Сотрудник оформил заявление на ежегодный оплачиваемый отпуск в июле 2024 года, отпуск был предоставлен с 10 по 24 августа 2024 года.
- Год завершения делопроизводства – 2024.
- Начало отсчёта срока – 1 января 2025 года.
- Срок хранения – 5 лет.
- Документ можно уничтожить не ранее 1 января 2030 года.
Аналогично для отпуска по уходу за ребёнком, оформленного в марте 2023 года:
- Начало отсчёта – 1 января 2024 года.
- Срок – 75 лет.
- Документ хранится до 1 января 2099 года.
Таким образом, срок хранения заявления на отпуск напрямую зависит от вида отпуска:
- Ежегодный оплачиваемый отпуск – 5 лет.
- Отпуск по уходу за ребёнком – 75 лет.
- Отпуск без сохранения заработной платы – обычно 3 года (по практике и разъяснениям, если иное не установлено локальными нормативными актами).
Важно помнить, что исчисление срока начинается с 1 января года, следующего за годом завершения делопроизводства документа, и что заявления следует хранить совместно с приказами, к которым они относятся, в отдельных делах, grouped by вид отпуска.
Соблюдение этих требований обеспечит законность архивного хранения, упростит поиск документов при необходимости и защитит организацию от возможных претензий со стороны контролирующих органов.