Сведения об изменениях в составе и объеме фондов архива – это обязательный учетный документ‚ который фиксирует все поступления‚ перемещения и выбытия архивных материалов за отчетный период (обычно за календарный год). Данные сведения являются частью Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации и используются как в государственных‚ так и в муниципальных архивах‚ музеях‚ библиотеках и научных организациях.

Правовое основание

Основные нормативные акты‚ регулирующие порядок составления и ведения сведений об изменениях в фондах:

• Федеральный закон от 19 мая 1995 г. № 82‑ФЗ «Об общественных объединениях» (в части создания архивных фондов профсоюзных организаций).
• Приказ Росархива от 11 марта 1997 г. № … «Об утверждении Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации».
• Правила организации хранения‚ комплектования‚ учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации (утверждены Федеральным архивным агентством).
• Постановления и приказы субъектов РФ‚ регулирующие работу муниципальных архивов.

Цели и задачи сведений об изменениях

Сведения об изменениях в составе и объеме фондов позволяют:

1. Контролировать полноту и достоверность комплектования архивных фондов.
2. Отслеживать динамику поступления и выбытия документов.
3. Обеспечить прозрачность работы архива перед контролирующими органами.
4. Подготовить данные для составления паспорта архива и карточек фондов.
5. Проводить аналитические исследования по использованию архивных материалов.

Структура сведений об изменениях

В соответствии с пунктом 10.1.10 Правил‚ сведения оформляются в виде таблицы (или электронного файла) и включают следующие реквизиты:

Порядок заполнения

Заполнение сведений производится в несколько этапов:

Подготовительный этап

• Определить отчетный период (обычно с 1 января по 31 декабря).
• Собрать исходные данные из книги учета поступления и выбытия документов‚ листов фондов‚ актов о миграции и перезаписи ЭД.
• Установить ответственного за составление сведений (обычно главный архивариус или специалист по учету).

Формирование записей

1. Для каждого фонда фиксировать изменения в отдельной строке.
2. Указывать точный номер и название фонда в соответствии с карточкой фонда.
3. Отражать изменения в структурных частях (разделах‚ группах‚ делах) и указывать годы документов‚ к которым они относятся.
4. Указывать количество поступивших и/или выбывших листов (или единиц измерения‚ принятых в архиве).
5. В колонке «Примечание» указывать основание изменения (поступление из нового источника‚ реорганизация организации‑источника‚ ликвидация‚ объединение муниципальных образований и т.п.).

Проверка и подпись

• Провести сверку с книгой учета поступления и выбытия и листом фонда.
• Подписать документ руководителем архива (или уполномоченным лицом).
• При необходимости приложить акт о миграции и перезаписи ЭД и/или объяснительную записку к паспорту архива.

Примеры типовых ситуаций‚ требующих внесения изменений

Ниже перечислены наиболее распространённые случаи‚ когда в сведения об изменениях вносятся новые записи:

• Изменение профиля деятельности организации‑источника – создаётся новый фонд или добавляются новые структурные части.
• Объединение или разделение муниципальных образований – формируются новые фонды‚ соответствующие новым органам местного самоуправления.
• Ликвидация организации – документы переходят в фонд архива в виде «выбытия» из источника и «поступления» в архив.
• Перевод документов в другой архив – фиксируется выбытие из текущего фонда и поступление в фонд получающего архива.
• Списание документов в соответствии с установленными сроками хранения – отражается как выбывание.

Взаимосвязь с другими учетными документами

Сведения об изменениях являются частью единой системы учета‚ включающей:

1. Книгу учета поступления и выбытия документов – основной журнал‚ где фиксируются все операции.
2. Лист фонда – документ‚ отражающий текущий состав фонда на определённую дату.
3. Архивную опись – детализированное описание содержимого фонда.
4. Паспорт архива – сводный документ‚ содержащий сведения о всех фондах‚ их объёмах и структуре.
5. Карточки фондов – индивидуальные карточки‚ в которых указываются основные характеристики каждого фонда.

Электронный формат и автоматизация

Современные архивы всё чаще используют электронные системы управления архивными фондами (ЭСУА). При работе в электронном виде:

• Сведения об изменениях вносятся в специализированный модуль «Учет изменений».
• Автоматически генерируются отчёты для паспорта архива и карточек фондов.
• Обеспечивается контроль доступа и возможность аудита изменений (журнал действий).
• Данные могут экспортироваться в форматы XML‚ CSV или PDF для передачи в контролирующие органы.

Типичные ошибки и способы их предотвращения

При заполнении сведений об изменениях часто встречаются следующие ошибки:

• Отсутствие указания года документов – приводит к неточному учёту сроков хранения.
  Решение: проверять каждый документ в архивной описи.
• Дублирование записей – возникает при одновременном внесении данных в книгу учёта и в сведения.
  Решение: использовать единую электронную форму‚ где запись создаётся один раз.
• Неправильное указание количества листов – может исказить статистику объёма фонда.
  Решение: сверять с актом о миграции и листом фонда.
• Отсутствие подписи руководителя – делает документ недействительным.
  Решение: установить обязательный контроль подписи в регламенте отдела.

Пример заполнения (на 1 января 2026 г.)

Ниже приведён условный пример сведений об изменениях для муниципального архива.

№ п/п | Номер и название фонда | Структурная часть | Год(ы) поступивших документов | Год(ы) выбывших документов | Поступило (листов) | Выбыло (листов) | Примечание
1 | Фонд № 5 «Документы муниципального совета» | Дела о градостроительстве | 2025 | — | 85 | 0 | Поступление из отдела градостроительства после реорганизации.
2 | Фонд № 12 «Архивные материалы школы № 27» | Дела учеников 2000‑2020 гг. | — | 2000‑2005 | 0 | 30 | Списание в соответствии с установленным сроком хранения.
3 | Фонд № 20 «Документы объединённого муниципального образования» | Протоколы заседаний | 2024‑2025 | — | 150 | 0 | Поступление в связи с объединением двух поселков.
 

Сведения об изменениях в составе и объеме фондов архива – ключевой элемент системы государственного учёта архивных документов. Их правильное оформление обеспечивает:

• Точность и полноту учёта архивных материалов;
• Прозрачность работы архива перед контролирующими органами;
• Базу для аналитических и исследовательских задач;
• Соблюдение требований законодательства РФ.

Для эффективного ведения сведений рекомендуется использовать электронные системы учёта‚ регулярно проводить внутренние проверки и обучать персонал правилам заполнения.

Источник: Федеральное архивное агентство‚ Приказ Росархива от  г.‚ Правила организации хранения‚ комплектования‚ учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации‚ КонсультантПлюс‚ Путеводители по российским архивам.