Создание электронного архива – сложный процесс, требующий чёткой регламентации всех этапов работ. Основой такой регламентации служит техническое задание (ТЗ), которое формируется в соответствии с действующими государственными стандартами и отраслевыми рекомендациями. Ниже представлена подробная статья, раскрывающая содержание, структуру и ключевые требования к ТЗ на создание электронного архива.

Нормативная база

При разработке ТЗ необходимо опираться на следующие нормативные документы:

• ГОСТ Р 7.0.95-2015 – «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Электронные документы. Основные виды, выходные сведения, технологические характеристики».
  • 3.9 конвертирование – преобразование данных из одного формата в другой, обычно с сохранением основного логически‑структурного содержания информации.
  • 3.10 контекст электронного документа – сведения об обстоятельствах создания, контроля, использования, хранения и управления электронным документом, а также сведения о его взаимосвязях с другими подобными документами.
• ГОСТ Р 7.0.8-2025 – «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
  • Фонд пользования (архива) – совокупность копий архивных документов, предназначенных для предоставления их пользователям взамен подлинников с целью предотвращения их износа.
  • Электронный фонд пользования (ЭФП) – структурированная совокупность электронных копий архивных документов, предназначенных для предоставления пользователям взамен подлинников.
• ГОСТ Р 7.0.8.-2013 – «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
  • Архивное дело – деятельность, обеспечивающая организацию хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.
  • Служба делопроизводства – структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других подразделениях организации.
• ГОСТ 2.501-2013 – «Единая система конструкторской документации (ЕСКД). Правила учета и хранения (Переиздание)».
  • Архивные и контрольные копии на бумажном носителе абонентам не выдают и хранят их отдельно от других копий.
  • Содержательная часть электронной копии может быть получена методом сканирования или цифровым фотографированием бумажного подлинника.
• Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов (Федеральное архивное агентство).
  • Ссылка на ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 – управление записями (records management).
  • Указание на Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
• Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии:
  • Архивный документ – документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для граждан, общества, государства.
  • Электронный документ – документ, информация которого представлена в электронной форме.
• ГОСТ 34.602-2020 – «Автоматизированные системы. Техническое задание. Основные положения».
  • Определяет порядок работы над ТЗ: титульный лист, содержание, выписка из ГОСТа разделов с заголовком первого уровня и т.д.
• ГОСТ 6.10.3-83 УСД – «Единые форматы электронных документов». Устанавливает правила оформления записи информации, логическую структуру, способ размещения информационной записи.
• ГОСТ 19.201-78 – пример оформления технического задания на информационную систему (в данном случае – кинотеатра), полезный для понимания структуры и стиля ТЗ.

Цели и задачи создания электронного архива

Основные цели, которые следует отразить в ТЗ:

1. Обеспечение долгосрочного сохранения и целостности электронных документов.
2. Обеспечение быстрого и удобного доступа к документам authorised пользователям.
3. Снижение износа оригинальных (бумажных) носителей за счёт использования электронного фонда пользования (ЭФП).
4. Соответствие требованиям законодательства (ФЗ‑125, ГОСТы) и международных стандартов (ISO 15489).
5. Автоматизация процессов комплектования, описания, индексирования и выдачи документов.

Задачи, вытекающие из целей:

• Определение форматов хранения (PDF/A, TIFF, JPEG 2000, XML и др.) и правил их конвертирования (ГОСТ Р 7.0.95-2015, п. 3.9).
• Разработка метаданных, описывающих контекст электронного документа (ГОСТ Р 7.0.95-2015, п. 3.10).
• Создание системы учета и контроля копий (архивных и контрольных) в соответствии с ГОСТ 2.501-2013.
• Обеспечение резервного копирования и аварийного восстановления данных.
• Внедрение механизмов контроля доступа и аудита действий с документами.
• Интеграция с существующими системами делопроизводства и электронного документооборота (ЭДО).

Структура технического задания (по ГОСТ 34.602-2020)

ТЗ следует оформлять в виде последовательного документа, включающего следующие разделы:

1. Титульный лист – наименование проекта, заказчик, исполнитель, дата утверждения.
2. Содержание – перечень всех разделов и подразделов с указанием номеров страниц.
3. Основные положения – выписка из соответствующих ГОСТов (разделы, помеченные заголовком первого уровня). Пример:
1. ГОСТ Р 7.0.95-2015 – определения конвертирования и контекста электронного документа.
2. ГОСТ Р 7.0.8-2025 – определения фонда пользования и электронного фонда пользования.
3. ГОСТ 2.501-2013 – правила учета и хранения копий.
4. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 – требования к управлению записями.
4. Требования к системе – функциональные и нефункциональные требования (подробно в разделе 4).
5. Этапы работ и сроки – план‑график (этапы: обследование, проектирование, разработка, тестирование, ввод в эксплуатация, поддержка).
6. Критерии приемки – показатели, по которым будет проверяться соответствие системы ТЗ (например, время поиска документа ≤ 5 сек, уровень доступности ≥ 99,9 %).
7. Источники финансирования и ресурсы – бюджет, необходимые аппаратные и программные средства, квалификация персонала.
8. Приложения – glossary терминов, примеры форм заявок, схемы архитектуры, образцы метаданных.

Функциональные и нефункциональные требования

4.1 Функциональные требования

• Прием и регистрация документов – возможность загрузки файлов различных форматов, автоматическое присваивание уникального идентификатора (UID) и временной метки.
• Конвертирование форматов – поддержка преобразования из исходных форматов в архивные (PDF/A, TIFF) с сохранением логико‑структурного содержания (ГОСТ Р 7.0.95-2015, п. 3.9).
• Метаданные и контекст – хранение сведений о создании, контроле, использовании, хранении и связях с другими документами (ГОСТ Р 7.0.95-2015, п. 3.10).
• Индексация и поиск – полнотекстовый поиск, поиск по полям метаданных, фильтрация по дате, типу документа, отделу.
• Контроль версий – хранение всех версий документа с возможностью отката к предыдущей.
• Управление правами доступа – ролевая модель (читатель, редактор, архивариус, администратор) с журналом аудита.
• Электронный фонд пользования (ЭФП) – предоставление копий документов пользователям вместо подлинников (ГОСТ Р 7.0.8-2025).
• Архивное хранение и резервное копирование – географически распределённое хранилище, контроль целостности (контрольные суммы, хеш‑функции).
• Отчётность и аналитика – формирование отчётов о загрузке, использовании, сроках хранения, выполнении нормативных требований.
• Интеграция с внешними системами – API для обмена данными с системами ЭДО, бухгалтерии, кадрового учёта.

4.2 Нефункциональные требования

• Производительность – время отклика системы при поиске документа не более 3 секунд при нагрузке до 500 одновременных пользователей.
• Надёжность – среднее время между отказами (MTBF) не менее 2000 часов; уровень доступности ≥ 99,9 %.
• Безопасность – шифрование данных при хранении и передаче (AES‑256), двухфакторная аутентификация, соответствие ФЗ‑152 «О персональных данных».
• Масштабируемость – возможность увеличения объёма хранилища без простоев (горизонтальное масштабирование).
• Сопровождаемость – документированный исходный код, использование открытых стандартов, наличие руководства по эксплуатации и администратору.
• Соответствие стандартам – полное соответствие ГОСТ Р 7.0.95-2015, ГОСТ Р 7.0.8-2025, ГОСТ 2.501-2013, ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019, ГОСТ 34.602-2020.

Этапы работ и примерный план‑график

Сроки могут корректироваться в зависимости от объёма архивных фондов и специфики организации.

Пример оформления раздела «Основные положения» (выписка из ГОСТов)

ГОСТ Р 7.0.95-2015
3.9 конвертирование: Преобразование данных из одного формата в другой,
 обычно с сохранением основного логически‑структурного содержания информации.
3.10 контекст электронного документа: Сведения об обстоятельствах создания,
 контроля, использования, хранения и управления электронным документом,
 а также сведения о его взаимосвязях с другими подобными документами.

ГОСТ Р 7.0.8-2025
Фонд пользования (архива): Совокупность копий архивных документов,
 предназначенных для предоставления их пользователям взамен подлинников
 с целью предотвращения их износа.
Электронный фонд пользования (ЭФП): Структурированная совокупность
 электронных копий архивных документов, предназначенных для предоставления
 пользователям взамен подлинников.

ГОСТ 2.501-2013
Архивные и контрольные копии на бумажном носителе абонентам не выдают
 и хранят их отдельно от других копий.
Содержательная часть электронной копии может быть получена методом сканирования
 или цифровым фотографированием бумажного подлинника.

Техническое задание на создание электронного архива – ключевой документ, который обеспечивает прозрачность, соответствие нормативным требованиям и эффективную реализацию проекта. При его составлении необходимо:

• Тщательно изучить и включить в ТЗ все актуальные ГОСТы и стандарты, касающиеся электронных документов, их конвертирования, контекста и фондов пользования.
• Чётко сформулировать функциональные и нефункциональные требования, опираясь на типовые требования к системам ЭДО и архивного хранения.
• Следовать структуре, установленной ГОСТ 34.602-2020, обеспечивая наличие титульного листа, содержания, введения, основных положений (выписок из ГОСТов), разделов с требованиями, этапов работ, критериев приемки и приложений.
• Предусмотреть этапы тестирования и ввода в эксплуатацию, а также план гарантийного сопровождения.
• Учесть аспекты безопасности, производительности и масштабируемости, чтобы система могла служить организации долгие годы без потери качества обслуживания.

Соблюдение вышеуказанных рекомендаций позволит создать электронный архив, который будет не только соответствовать всем законодательным и стандартизированным требованиям, но и обеспечит удобный доступ к информации, сохранность документов и оптимизацию работы архивной службы.

Статья подготовлена на основе предоставленных данных из открытых источников и актуальных нормативных документов на .