Дата актуализации:
Эффективное управление архивным фондом невозможно без чётко прописанных типовых норм времени и норм выработки. Такие нормы позволяют:
- планировать трудовые ресурсы;
- расчёт стоимости архивных услуг;
- контролировать качество выполнения работ;
- обеспечивать соблюдение требований нормативных актов.
В статье рассмотрены основные положения нормативных документов, определяющих типовые нормы времени, а также приведены примеры расчётов для типовых архивных операций.
Нормативно‑правовая база
Основные документы
- Постановление Кабинета Министров Республики Узбекистан от № 100 – приложение к постановлению содержит типовые нормы времени и выработки на основные виды работ архивов.
- Приказ Росархива от № 111 – утверждает типовые нормы времени и выработки на работы (услуги), выполняемые государственными и муниципальными архивами РФ.
- Методические указания Федерального архивного агентства (ФАА) по разработке и применению типовых норм труда (утверждены постановлением Правительства РФ).
Ключевые положения
- Нормы выражаются в часах на единицу измерения объёма работы (например, на один документ, на 100 листов, на один метр линейного хранения).
- Для каждой категории работников (архивисты, научные сотрудники, методисты) определяются отдельные нормы выработки за один рабочий день.
- Нормы периодически пересматриваются: в Узбекистане – с учётом изменений в 2022 г., в России – последняя редакция от .
Классификация работ, подпадающих под типовые нормы
В нормативных актах выделяются следующие группы работ:
- Комплектование архива документами учреждений
- Учёт и обеспечение сохранности документов
- Научно‑техническая обработка (НТО) документов
- Использование (выдача, копирование, оцифровка) документов
- Методическое руководство и контроль
Комплектование архива документами
| Вид работы | Единица измерения | Норма времени (ч.) | Примечание |
|---|---|---|---|
| Приём и регистрация входящих документов | 1 документ (до 5 листов) | 0,12 | Включает проверку подписи, даты, сопроводительных листов. |
| Создание карточки учёта | 1 документ | 0,08 | Заполнение электронного реестра. |
| Формирование архивного дела | 1 дело (10 документов) | 0,9 | Сбор, маркировка, размещение в архивном шкафу. |
Учёт и обеспечение сохранности
- Инвентаризация фонда – 0,05 ч. на 1 м² полки.
- Контроль микроклимата – 0,02 ч. на 1 м³ помещения (ежедневно).
- Проведение профилактических осмотров – 0,1 ч. на 1 полку в месяц.
Научно‑техническая обработка (НТО)
| Вид работы | Единица измерения | Норма времени (ч.) |
|---|---|---|
| Оцифровка черно‑белого документа | 1 лист (A4) | 0,25 |
| Оцифровка цветного документа | 1 лист (A4) | 0,35 |
| Метаданные (описание) одного документа | 1 документ | 0,12 |
| Создание электронного архива (загрузка в систему) | 1 ГБ данных | 0,8 |
Использование документов
- Выдача оригинала – 0,07 ч. на 1 документ.
- Копирование (механическое) – 0,04 ч. на 1 лист.
- Подготовка справки о наличии – 0,03 ч. на 1 запрос.
- Оцифровка по запросу – 0,30 ч. на 1 лист (включая проверку качества).
Методическое руководство и контроль
Для методистов и руководителей предусмотрены нормы, измеряемые в часах на 1 документ или в часах на 1 рабочий день:
- Разработка методических рекомендаций – 2,5 ч. на 1 страницу текста.
- Контроль выполнения нормативов – 0,6 ч. на 1 рабочий день (для одного архивного подразделения).
- Проведение обучающих семинаров – 4,0 ч. на 1 семинар (до 20 участников).
Методика расчёта трудоёмкости
Шаг 1. Определение объёма работы
Объём измеряется в единицах, указанных в нормативе (кол‑во документов, листов, метров линейного хранения и т.д.).
Шаг 2. Применение нормы времени
Для каждой операции умножаем количество единиц на соответствующую норму.
Трудоёмкость (ч) = Кол‑во единиц × Норма времени (ч/единица)
Шаг 3. Учёт коэффициентов корректировки
- Коэффициент сложности (0,8–1,2) – зависит от состояния документов, наличия повреждений.
- Коэффициент квалификации персонала (0,9–1,1) – учитывает уровень подготовки сотрудников.
Пример расчёта
Допустим, необходимо оцифровать 500 листов черно‑белого формата.
- Норма времени: 0,25 ч./лист.
- Трудоёмкость = 500 × 0,25 = 125 ч.
- Коэффициент сложности (документы в плохом состоянии) = 1,15.
- Коэффициент квалификации (младший специалист) = 0,95.
Для планирования потребуется примерно 7 рабочих дней (при 8‑часовом рабочем дне) одного специалиста.
Практическое применение типовых норм
Планирование кадрового состава
С помощью расчётов можно сформировать штатный план, определить, сколько архивистов, специалистов НТО и методистов необходимо задействовать в конкретный период.
Бюджетирование архивных услуг
Нормы позволяют установить стоимость услуг (выдача, копирование, оцифровка) в соответствии с трудозатратами и расходными материалами. Пример расчёта цены за оцифровку одного листа:
Контроль качества и эффективности
Сравнивая фактические показатели с нормативными, руководство может выявлять отклонения, проводить корректирующие мероприятия и оптимизировать процессы.
Особенности применения в разных странах
Хотя базовые принципы схожи, существуют региональные различия:
- Узбекистан – нормы из Постановления КМ РУз от 2014 г. ориентированы на документы личного состава и используют единицы «документ», «лист», «метр линейного хранения».
- Россия – Приказ Росархива № 111 от вводит более детализированные категории (например, «оцифровка в цвете», «создание электронного архива»), а также нормы выработки за день для разных категорий работников.
Типовые нормы времени и выработки – фундаментальный инструмент управления архивным фондом. Они позволяют:
- Точно планировать трудовые ресурсы;
- Объективно оценивать стоимость архивных услуг;
- Контролировать соблюдение нормативных требований;
- Повышать эффективность работы архивных подразделений.
Регулярное обновление нормативов, их адаптация под конкретные условия (состояние документов, уровень автоматизации) и грамотное применение в расчётах – залог успешного функционирования как государственных, так и муниципальных архивов.
Статья подготовлена с учётом информации, опубликованной на официальных ресурсах NRM.UZ и в приказах Росархива, а также с использованием актуальных данных на .