Цель статьи – дать полное представление о том, какие архивы формируют государственную и муниципальную архивную систему России, какие типовые управленческие документы в них хранятся, какие сроки их хранения, а также показать, как определяется статус организации‑источника комплектования архивов.

Правовая и методологическая база

Система государственных и муниципальных архивов регулируется рядом нормативных актов и методических рекомендаций, среди которых:

• Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» (№ 125‑ФЗ);
• Методические рекомендации Федерального архивного агентства по определению организаций‑источников комплектования архивов;
• Перечень типовых управленческих архивных документов с указанием сроков их хранения (консультантПлюс, ФАА);
• Классификация документов по личному составу (ВНИИДАД, 2018).

Эти документы определяют, какие организации обязаны передавать свои архивные фонды в государственные и муниципальные архивы, а также какие сроки хранения применяются к различным видам документов.

1.1 Сроки хранения управленческих документов

Как определяется организация‑источник

Методические рекомендации ФАА выделяют несколько этапов:

1. Анализ функций организации (управленческие, хозяйственные, социальные).
2. Определение наличия архивных документов, образующихся в процессе выполнения этих функций.
3. Сопоставление с классификационной схемой (примерные списки учреждений‑источников).
4. Присвоение статусa «источник» или «не источник» в зависимости от наличия архивных фондов, подлежащих передаче в государственный/муниципальный архив.

Для каждой организации составляется Список организаций‑источников, который включает:

• Наименование организации;
• Организационно‑правовую форму;
• Тип архивных фондов (документы управления, кадровые, финансовые и т.д.);
• Сроки их хранения.

Перечень типовых управленческих архивных документов

Ниже представлены основные группы документов, которые образуются в государственных и муниципальных органах:

• Документы по управлению: приказы, распоряжения, протоколы заседаний, планы, отчёты.
• Кадровые документы: личные дела, трудовые договоры, аттестационные листы, справки.
• Финансово‑хозяйственная документация: бюджеты, сметные расчёты, бухгалтерские отчёты, контракты.
• Документы по юридическому обеспечению: договоры, соглашения, судебные решения.
• Документы по информационной деятельности: запросы, ответы, электронные письма (в виде бумажных копий).

Классификация архивных фондов по типу организации

Согласно классификации ВНИИДАД, архивные фонды делятся на:

• Государственные архивы (федеральные, региональные);
• Муниципальные архивы (городские, районные);
• Ведомственные архивы (архивы министерств, ведомств);
• Архивы организаций (коммерческих и некоммерческих).

11 крупнейших архивов государственных и муниципальных организаций России

Ниже перечислены наиболее значимые архивы, формирующие основу архивного фонда РФ. Для каждого указано:

• Полное название;
• Юрисдикция (федеральный, региональный, муниципальный);
• Краткое описание коллекций;
• Контактные данные (сайт, телефон).

5.1 Федеральный архив Российской Федерации (ФАРФ)

Юрисдикция: федеральный уровень.
Коллекции: документы органов государственной власти РФ с 1991 г., включая Президентскую библиотеку, архивы Совета Федерации, Государственной Думы.
Сайт: www.rusarchives.ru

5.2 Российский государственный архив социально‑политических движений (РГАСПД)

Юрисдикция: федеральный.

Коллекции: архивные материалы партий, общественных организаций, профсоюзов, политических движений.
Сайт: rgaspd.ru

5.3 Российский государственный архив экономики (РГАЭ)

Юрисдикция: федеральный.
Коллекции: документы министерств экономики, финансов, промышленности, а также архивы крупных государственных предприятий.
Сайт: rgae.ru

5.4 Российский государственный архив кинофотодокументов (РГАКФД)

Юрисдикция: федеральный.
Коллекции: архивные материалы кино, телевидения, фотодокументов, связанные с культурой и пропагандой.
Сайт: rgakfd.ru

5.5 Государственный архив Московской области

Юрисдикция: региональный (Московская область).
Коллекции: документы органов исполнительной власти области, муниципальных образований, архивы предприятий и учреждений.
Сайт: archive.mosreg.ru

5.6 Государственный архив Санкт‑Петербургской области

Юрисдикция: региональный.
Коллекции: архивы органов управления, судов, муниципальных образований, а также фонды культурных учреждений.
Сайт: spbarchive.ru

5.7 Архив города Москвы

Юрисдикция: муниципальный (городской).
Коллекции: документы Мосгорсовета, мэрии, муниципальных служб, а также архивы районных отделений.
Сайт: moscowarchive.ru

5.8 Архив города Санкт‑Петербурга

Юрисдикция: муниципальный.
Коллекции: документы администрации города, муниципальных советов, архивные материалы по градостроительству и культуре.
Сайт: spbcityarchive.ru

5.9 Архив Нижегородской области

Юрисдикция: региональный.
Коллекции: документы органов исполнительной власти области, муниципальных образований, архивы крупных промышленных предприятий.
Сайт: nnovarchive.ru

5.10 Архив города Казани

Юрисдикция: муниципальный.
Коллекции: документы городской администрации, муниципальных советов, архивы культурных и образовательных учреждений.
Сайт: kazanarchive.ru

5.11 Архив Республики Татарстан (региональный)

Юрисдикция: региональный (республика).
Коллекции: документы органов исполнительной и законодательной власти республики, архивы муниципальных образований, фонды национально‑культурных организаций.
Сайт: tatararchive.ru

Практические рекомендации для организаций‑источников

• Вести реестр документов в соответствии с установленными классификационными схемами.
• Определять сроки хранения сразу при формировании документа, используя перечни ФАА.
• Проводить периодический аудит архивных фондов и сверять их с требованиями ФАА.
• Своевременно передавать документы в соответствующий государственный или муниципальный архив (не позднее 6 месяцев после окончания срока хранения).
• Обучать персонал методикам работы с архивными документами и правилам их классификации.

Архивная система России представляет собой сложную сеть государственных, муниципальных и ведомственных архивов, каждый из которых играет ключевую роль в сохранении управленческой, правовой и культурной памяти страны. Перечисленные 11 архивов охватывают как федеральный уровень, так и региональные и муниципальные структуры, демонстрируя разнообразие и масштабность архивного фонда.

Понимание нормативных требований, правильная классификация документов и своевременная передача их в архивы позволяют обеспечить надёжную сохранность информации, а также облегчить доступ к ней для исследователей, государственных органов и граждан.

Дата публикации: