Актуальность темы. С 2022 года в России действует ряд нормативных актов, уточняющих порядок формирования, хранения и передачи нотариальных архивных документов. Нотариусы обязаны соблюдать как физические, так и электронные требования к архиву, иначе они несут административную и уголовную ответственность.

Нормативно‑правовая база

• Приказ Минюста России от № 78 – «Правила нотариального делопроизводства». В пункте 3 указано, кто отвечает за организацию и правильное ведение нотариального архива.
• Федеральный закон от № 339‑ФЗ – вносит изменения в порядок хранения нотариальных документов и уточняет срок их хранения у нотариуса до передачи в архив.
• Приказ Минюста РФ от № 395 (не вступил в силу, но уже используется в качестве проекта) – «Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования нотариальных документов».
• Статья 39.1 Федерального закона (введена поправкой № 339‑ФЗ) – определяет понятие «нотариальный архив» и виды документов, которые в него включаются;
• Статья 45.1 КонсультантПлюс – требования к содержанию нотариально оформляемых документов (обозначение сумм, сроков и т.п.).

Кто отвечает за архив

Ответственность за организацию и ведение нотариального архива возлагается:

1. На нотариуса, занимающегося частной практикой – он самостоятельно обеспечивает соответствие помещения и процессов требованиям закона.
2. В государственной нотариальной конторе – на одного из нотариусов, определённого приказом территориального органа Министерства юстиции РФ;

Требования к помещению нотариального архива

Помещение, в котором хранится архив, должно отвечать следующим требованиям:

• Быть специально оборудованным хранилищем (отдельным помещением, изолированным от общественных зон).
• Обеспечивать контроль микроклимата: температура 18‑22 °C, относительная влажность 45‑55 %.
• Иметь защиту от пожара (пожарные сигнализации, системы автоматического тушения) и от несанкционированного доступа (замки, системы видеонаблюдения).
• Быть оформленным согласно требованиям пожарной и санитарной инспекции (выходы на случай эвакуации, отсутствие прямого солнечного света).
• Обеспечивать постоянный учёт и инвентаризацию хранимых документов (журналы учёта, штрих‑коды, электронные каталоги).

Технические требования к хранению бумажных документов

• Документы должны храниться в папках или коробках из нейтральных материалов, не содержащих кислоты.
• Каждый документ снабжается уникальным архивным номером и заносится в журнал учёта.
• Не допускается склеивание, ламинирование, исправление оригиналов без соответствующего протокола.
• Срок хранения бумажных документов – не менее 5 лет (по закону) либо до момента их передачи в архив, после чего они хранятся в архиве до 70 лет (в зависимости от типа документа).

Требования к электронным документам и ЕИС

Согласно Федеральному закону и приказу Минюста РФ, все нотариальные документы, созданные в электронной форме, а также электронные образы бумажных документов, должны храниться в Единой информационной системе нотариата (ЕИС).

• Электронные образы должны быть подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).
• Формат файлов – PDF/A‑2 (для текстовых документов) и TIFF (для сканов), с сохранением оригинального разрешения не менее 300 dpi.
• Нотариус обязан сделать копию всех бумажных документов в виде их электронных образов и передать их в ЕИС до передачи оригиналов в архив.
• Электронные архивные данные хранятся в централизованных дата‑центрах, управляемых Минюстом, с резервным копированием и защитой от несанкционированного доступа.

Порядок формирования и передачи в архив

1. Сбор документов – нотариус собирает все документы, относящиеся к делу, включая оригиналы, копии, акты, справки.
2. Создание электронных образов – сканирование всех бумажных документов, подпись УКЭП, загрузка в ЕИС.
3. Комплектование архива – формирование архивного дела, присвоение архивного номера, оформление журнала учёта.
4. Передача в архив – физический перенос оригиналов в специально оборудованное помещение и/или передача электронных образов в ЕИС.
5. Регистрация в архиве – запись о передаче в реестр архивов, выдача актов приёма‑передачи.

Ответственность нотариуса

Нарушение требований к хранению и передаче нотариальных документов влечёт:

• Административную штрафную ответственность (от 30 000 до 500 000 рублей) за несоблюдение сроков и условий хранения.
• Уголовную ответственность в случае умышленного уничтожения, фальсификации или утраты оригиналов, если это привело к ущербу гражданам или государству.
• Дисциплинарные меры со стороны территориального органа Минюста (выговор, приостановка лицензии).

Контроль и проверка

Контроль за соблюдением требований осуществляют:

• Территориальные органы Министерства юстиции РФ – проводят плановые и внеплановые проверки.
• Росреестр и другие государственные органы – в рамках проверок достоверности нотариальных актов.
• Аудиторы ЕИС – проверяют корректность загрузки и подписи электронных образов.

При проверке нотариус обязан предоставить:

1. Журнал учёта архивных документов.
2. Акты приёма‑передачи оригиналов в архив.
3. Отчёты о загрузке электронных образов в ЕИС.
4. Документы, подтверждающие соответствие помещения требованиям (протоколы пожарной инспекции, акт о техническом состоянии помещения).

Практические рекомендации нотариусам

• Создайте план архивного помещения с учётом требований к микроклимату и безопасности.
• Внедрите систему учёта (шаговые номера, штрих‑коды) и регулярно проводите инвентаризацию.
• Обеспечьте регулярные резервные копии электронных образов и их хранение в разных географических точках.
• Обучайте персонал работе с УКЭП и правилам сканирования документов.
• Своевременно передавайте документы в архив – не откладывайте более 5 лет после завершения дела.
• Следите за изменениями в законодательстве – новые поправки могут менять сроки и форматы хранения.